工時管理系統(tǒng)（Timesheet）主要用途是收集、審核、統(tǒng)計分析在項目和非項目上的各項工作任務內(nèi)容所花費的工時，用來核算實時的項目和非項目上的「人工成本投入」，進而達到成本的控制和管理。
企業(yè)可以通過「工時管理系統(tǒng)」進行規(guī)范管理，不但可以掌握員工的忙閑情況，提高員工執(zhí)行效率、增進團隊間的協(xié)作，還可以減少企業(yè)的成本支出。
綜上所述，「工時管理」在企業(yè)管理中有著舉足輕重的作用，當前大部分的企業(yè)已逐步認識到工時管理的重要性。但是在工時管理的應用過程中，有部分企業(yè)覺得工時管理是個比較簡單的需求，只是收集和統(tǒng)計工時，用excel也可以實現(xiàn)。覺得：工時管理系統(tǒng)只是幾個簡單的功能模塊而已，找?guī)讉€人也能快速的開發(fā)實現(xiàn)，并且自己研發(fā)還能根據(jù)自身的需求進行隨意修改，能做到“私人定制”，更不用受限于他人，根本沒必要或不值當花錢購買商業(yè)的工時管理系統(tǒng)。
但是，“收集和統(tǒng)計工時”只是工時管理系統(tǒng)的基礎目標，如果只是想簡單的收集和統(tǒng)計篩選工時，那么在收集工時的人數(shù)較少且不考慮人工統(tǒng)計耗時費力的前提下，用excel來收集統(tǒng)計工時是一種暫時可行的方案。
而工時管理不僅僅是收集和統(tǒng)計工時，其長遠目標是“借助工時數(shù)據(jù)實現(xiàn)人員安排更合理、制定計劃更精準、項目進度更易把控、為人員績效和項目績效提供數(shù)據(jù)支撐”等作用，還是需要使用專業(yè)的工時管理信息化系統(tǒng)進行規(guī)范化管理。
舉例某公司的工時管理系統(tǒng)選型經(jīng)歷：客戶前期用excel人工收集匯總工時，后因收集的工時不準確、匯總統(tǒng)計難、數(shù)據(jù)難維護、太耗精力等原因，決定用專業(yè)的工時管理系統(tǒng)來解決。中期選型過程中覺得「工時管理系統(tǒng)」只是個比較簡單的小軟件，于是先找尋開源免費的工時管理軟件，但經(jīng)過調(diào)研試用后發(fā)現(xiàn)滿足不了需求。后期找到了專業(yè)做工時管理系統(tǒng)的AceTeamwork軟件公司，經(jīng)過產(chǎn)品分析、演示答疑、試用體驗后雖然感覺很契合需求，但又覺得不值當花錢購買。最后決定根據(jù)自身的需求自研工時管理系統(tǒng)，但歷經(jīng)2年的自研后最終以失敗告終。最終還是再次選擇了「AceTeamwork工時管理系統(tǒng)」。
分析以上真實客戶的選型經(jīng)歷，不難發(fā)現(xiàn)其自研失敗的主要原因在于以下幾點：
1、風向選擇錯誤：在認識到工時管理對企業(yè)的重要性后，覺得工時管理只是個日志記錄的功效，用excel可以實現(xiàn)工時的收集與匯總，其實并未深入的認識到工時管理系統(tǒng)對企業(yè)的長遠價值，并未做長遠的工時管理計劃。
2、小看和輕視：隨著公司對工時管理的精細化要求，需要用專業(yè)的信息化系統(tǒng)來協(xié)助企業(yè)完善工時管理時，覺得工時管理軟件是個簡單的小工具，自己研發(fā)也是個很簡單的事情，不但可以“私人訂制”，而且還能不受他人限制，根本不值當花錢購買商業(yè)軟件。
3、非產(chǎn)品思維導致的周期與變更：覺得工時管理系統(tǒng)只是幾個小功能模塊組合而成，只需把各個功能開發(fā)好即可滿足使用需求，但缺乏整體的產(chǎn)品思維。因為前期的需求只是個大框架，后續(xù)隨著需求和系統(tǒng)的逐步細化與完善，會經(jīng)常發(fā)生需求變更，從而無法掌控研發(fā)周期。
4、不務正業(yè)：每個軟件產(chǎn)品既然能在市場存活，那么肯定是有自己核心的價值。雖然可以參考市場上成熟的產(chǎn)品進行分析和仿照研發(fā)，但業(yè)務和思維的不同導致只是初級層面的拼湊和模仿，最終無法形成真正契合需求的有效的完整方案。
5、成本預估不足：覺得工時管理系統(tǒng)很簡單，幾個人可以在很短的時間內(nèi)就能研發(fā)完成，相關成本投入會很低。結(jié)果由于計劃和實際偏差太大，自研后進入反復變更修改的死循環(huán)，最終無法掌控時間和相關成本。
通過以上自研失敗的真實案例分析可以看出企業(yè)能否挑選到一款合適的工時表(Timecard)及工時管理系統(tǒng)，并且能夠成功的落地并達到預期效果，不但選擇方式很重要，而且對需求的理解、產(chǎn)品力和服務團隊的保障也很重要。
因為成熟的商業(yè)「工時管理系統(tǒng)」給您的不僅僅是個軟件工具，還有更可貴的思路和經(jīng)驗，只有這樣才能確保工時管理系統(tǒng)能夠產(chǎn)生應有的價值。當然，如果企業(yè)愿意承擔風險和諸多的隱形成本，也愿意持續(xù)的投入時間和資金等資源，那么選擇自研工時管理系統(tǒng)也并非不可能，只是最終的投入與產(chǎn)出實在不成正比。
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