凡是本局黨務、群團、行政管理活動中形成的，具有查考利用價值的絕密、機密、秘密及內(nèi)部文件均屬涉密檔案歸檔范圍。
一、歸檔要求
1、歸檔的涉密文件材料要齊全、完整，準確，應歸檔的文件材料的份數(shù)及每份文件的簽發(fā)稿、附件和與本文有關(guān)的批示等附屬材料，均應齊全、完整。
2、歸檔的涉密文件材料原則上應為原件，字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國家要求，避免使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的書寫材料。
3、所有涉密文件材料按年度歸檔，并遵循涉密文件的自然形成規(guī)律，保持涉密文件的原貌和完整，準確劃分歸檔文件的保管期限。
4、歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項目，使用藍黑墨水或碳素墨水鋼筆填寫，也可進行打??；檔案目錄應當手工制作或用專用保密計算機打??；備考表和檔案目錄一律使用A4規(guī)格紙張。
二、歸檔時間
需歸檔的涉密文件應在文件辦理完后及時整理歸檔。
三、涉密檔案整理
（一）分類編號
涉密檔案歸檔文件采用單件歸檔整理方法，以“件”為單位進行排列、裝訂、編頁碼、編檔號。同一形成年度不同保管期限（參照《文書檔案歸檔范圍和保管期限表》，將歸檔涉密文件劃分為永久、30年、10年三種保管期限）的涉密檔案編一個流水件號。
（二）裝訂
每“件”單獨裝訂，大張的文件要折疊，殘破的文件要修補裱糊，定為永久和30年保管期限的文件去除易生銹的金屬物后，薄的采用不銹鋼釘裝訂，厚的采用”三孔一線”方法裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；文件處理單在前，文件在后。
（三）編頁碼
沒有編頁碼的文件，以“件”為單位對有效頁面編連續(xù)頁碼，正面編于右上角，反面編于左上角，本身有正確頁碼或單頁的文件不需再編頁碼；1份文件各部分（如收、發(fā)文處理單和定稿）已有獨立正確頁碼時不用再編頁碼，合并計算其總頁數(shù)即可。編頁號時采用打碼機。
（四）蓋檔號章
每“件”加蓋檔號章，檔號章的位置一般蓋在文件首頁左上方空白處。如文件首頁上方不夠位置蓋章，可蓋在文件首頁左下方空白處，如上下方都不夠位置，可另加白紙封面。
檔號章可用手寫蓋章，也可打印，要求工整。
全宗號：市××局全宗代碼
類別：涉密檔案大類代字
期限：文件保管期限代號（永久為1，30年為4，10年為5）
年度：文件形成年度
件號：文件在該年度同一保管期限內(nèi)的排序號
頁數(shù)：文件總頁數(shù)
（五）編制檔案目錄
應用涉密計算機或手工書寫編制“歸檔文件目錄”（參照文書檔案）一式兩份，其中一份隨歸檔文件裝入相應檔案盒內(nèi)，一份用于編制《涉密檔案目錄》，用牛皮紙等軟皮裝訂，與涉密檔案一起存放。不同年度不同保管期限的歸檔文件目錄可裝訂在一起，不同年度、不同保管期限之間用彩色紙隔開。
《檔案目錄》包括“歸檔說明”和“歸檔文件目錄”兩部分，裝訂時“歸檔說明”放“歸檔文件目錄”前面?！皻w檔說明”內(nèi)容包括歸檔文件的完整程度、歸檔數(shù)量、存在問題等。
（六）裝盒
將整理好的單份歸檔文件按照編號順序裝入文書檔案盒中，并填寫檔案盒背脊、盒內(nèi)備考表。一個年度內(nèi)的歸檔涉密文件數(shù)量少時，一個檔案盒內(nèi)可裝入不同年度、不同保管期限的歸檔涉密文件。其檔案盒脊背年度填寫起止年度，起止件號不填。
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