醫(yī)院行政管理工作制度（8）.檔案管理制度
文化體現(xiàn)，管理理念，工作準則
檔案管理制度
一、檔案交接
（一）凡屬于單位立卷歸檔的文件材料，按《檔案法》規(guī)定，應(yīng)及時交檔案室統(tǒng)一立卷，任何部門或個人不得擅自保存。
（二）業(yè)務(wù)部門形成的專業(yè)檔案，應(yīng)由專業(yè)人員按規(guī)定進行整理立卷歸檔。
（三）檔案人員工作變動時，應(yīng)將檔案數(shù)量、保管情況和有關(guān)問題寫岀文字說明材料，交接雙方按照移交清冊逐一清點，辦妥交接手續(xù)后，有關(guān)人員方能調(diào)（變）動工作。
二、檔案保管
（一）醫(yī)院形成的各種門類和載體的檔案，由醫(yī)院檔案室集中統(tǒng)一管理，做到專室、專 柜、專（兼）職人員保管。
（二）檔案室應(yīng)有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲八防設(shè)施，保 證檔案的安全。
（三）根據(jù)氣候變化情況，確保檔案室自然通風(fēng)，保持庫（室）內(nèi)適宜的溫濕度。
（四）檔案庫（室）內(nèi)嚴禁吸煙、存放易燃易爆物品及各種雜物，保持庫（室）內(nèi)整潔 衛(wèi)生。
（五）檔案人員對庫房檔案、資料的收進移出要及時清點、登記，定期檢查庫房設(shè)施，作好檢查記錄，離開庫房要熄燈、鎖柜、關(guān)門窗。
三、檔案保密
（一）加強檔案保密教育，明確檔案保密范圍，嚴守保密紀律，執(zhí)行《保密法》和《保 密守則》。
（二）不準在私人交往和通訊（信）中泄露屬于秘密的檔案、資料內(nèi)容。
（三）不得擅自提供、翻印、復(fù)制、抄錄、攜帶、銷毀屬于秘密的檔案、資料，嚴禁將檔案、資料帶至公共場所、攜帶回家或傳遞、寄（運）往境外。
（四）任何科室或個人，未經(jīng)檔案部門允許，不得在公開的報刊書籍、展覽、廣播、錄像上公布檔案內(nèi)容。
（五）按照檔案歸檔和保密規(guī)定，對不歸檔的文件材料及時造冊經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后統(tǒng)一銷毀。
（六）定期檢査檔案保管、保密情況，發(fā)現(xiàn)問題及時請示匯報，不隱瞞失泄密事故。
（七）加強檔案室管理，非檔案人員嚴禁入內(nèi)。
四、歸檔
（一）歸檔范圍
凡在醫(yī)院工作職能活動中形成或收到有保存價值的各種文件、簿冊、圖表、電報、書信、 錄音帶、磁帶、磁盤、光盤、照片等不同形成不同載體的材料均屬歸檔范圍。
歸檔時間
當(dāng)年的文書檔案于次年6月前歸檔，會計檔案于次年一季度前歸檔，科技檔案在研項目結(jié)朿后及時歸檔，其它專業(yè)檔案按自身特點及業(yè)務(wù)主管部門的規(guī)定歸檔。
（三）歸檔要求
1.歸檔文件用紙符合國家標(biāo)準。
2.歸檔文件的書寫材料符合國家規(guī)定，適宜長久保存，一般用碳素墨水書寫，嚴禁使用 鉛筆、圓珠筆、彩色簽字筆和純藍、紅墨水書寫。
3.歸檔文件收集齊全完整，一般文件的正件和附件，打印件和底稿，一件事情的請示和 批復(fù)、一項工作的計劃和總結(jié)應(yīng)收集齊全完整歸檔。
五、檔案利用
（一）檔案室保存的各種門類的載體的檔案應(yīng)為領(lǐng)導(dǎo)決策和醫(yī)院各項工作服務(wù)。
（二）因工作需要查閱檔案者，其查閱內(nèi)容限于本人工作范圍所形成的檔案材料，如查閱超出本人工作范圍的檔案，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意。
（三）查閱黨政會議記錄、紀檢案卷和其它保密的檔案材料，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準。
（四）非醫(yī)院人員查閱檔案，必須持有介紹信，說明利用口的，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱 介紹信中所指定的內(nèi)容。
（五）查閱檔案時，嚴禁對檔案材料進行涂改、勾畫、圈點、抽頁、拆毀、折角、剪截、增刪和擅自摘抄，不得沾水或口沫翻閱檔案。
（六）對檔案的摘抄件要嚴格管理，用后交檔案室保管。
（七）查閱檔案必須履行登記、注銷和檢査手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)差錯，及時追究責(zé)任，積極采 取補救措施。
六、檔案借、查閱
（一）外單位或個人查閱檔案，需持單位介紹信或本人有效證件，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可接待。
（二）查閱或借閱檔案，須經(jīng)檔案室負責(zé)人同意。查閱黨委會會議記錄，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，查閱會計檔案必須由財務(wù)科負責(zé)人同意，由財務(wù)部門派人查閱。查閱涉及未公開的技 術(shù)問題需經(jīng)科研主管領(lǐng)導(dǎo)同意。
（三）檔案材料一般不得外借，若確因工作需要借出時，按本制度借閱批準權(quán)限批準后， 辦理借閱登記手續(xù)，方可借出，并按期歸還。
七、檔案的鑒定與銷毀
（一）根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期的原則，對保管期巳滿檔案要認真進行鑒定，確無保存 價值或保管期滿的檔案，可確定銷毀。
（二）檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進行。在分管院長的主持下，由綜合檔案室和有關(guān)立卷科室人員組成檔案鑒定、銷毀小組，負責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作。
（三）經(jīng)過鑒定，需要銷毀的檔案，必須編造銷毀清冊，經(jīng)分管院長審核后，方能進行銷毀。
（四）銷毀檔案時，必須由二人以上在指定地點監(jiān)銷，監(jiān)銷人員必須在銷毀清冊上簽名蓋章，并注明銷毀方式和日期。
（五）銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷。
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