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如何使用Excel管理項目?(怎么用excel做項目管理)

如何使用Excel管理項目?(怎么用excel做項目管理)

1.什么是復雜問題?

復雜問題需要很多道工序,涉及到與多個人進行溝通,人的注意力沒法持續(xù)關注,導致很容易忘掉很多重要步驟。像這種問題就要用到項目管理工具,在重要的節(jié)點上,來檢查自己是否遺漏了重要的環(huán)節(jié)。

比如手里總有十好幾個工作任務同時在跑,手忙腳亂應付不了總是在懷疑人生;除了要完成領導布置的工作任務外,還要和其他部門各種溝通對接,微信群里時不時傳來不斷變化的需求……每天恨不得25小時都在工作,可工作進度還是難以把控,經(jīng)常延誤,到底怎么辦呢?

有人會說用專門的項目管理軟件來管理多個工作任務就好了,但是你還得花時間去適應各種項目管理軟件。你的時間有限,沒有時間學習多余的東西。

最重要的一點是,別人很有可能打不開你發(fā)的工作文件。因為不是所有人的電腦里都安裝了這個軟件。

如果用 Excel來做那就簡單多了,因為每個職場人的電腦里都有Excel,幾乎人人都會用,可以極大地提高工作效率。最重要的是,Excel簡單容易上手,不需要你花太多時間就可以掌握。

這時候我們就可以使用Excel來做項目管理里常用的甘特圖。

2.什么是甘特圖呢?

甘特圖是以提出者甘特先生的名字命名的。橫軸表示時間,縱軸表示項目里各個任務。通過條狀圖來顯示項目里各個任務隨著時間進展的完成情況。

如何使用Excel管理項目?(怎么用excel做項目管理)

3.什么是項目管理文檔?

很多創(chuàng)業(yè)公司其實是沒有項目經(jīng)理的,通常是一個技術人員就作為某項目的負責人。

這部分我會通過一個實戰(zhàn)案例,教會你如何使用Excel來繪制甘特圖,從而來管理項目,并自動生成項目進度報表。

我們可以根據(jù)項目需求用Excel做下面的項目管理文檔。

如何使用Excel管理項目?(怎么用excel做項目管理)

圖片里的序號對應l項目管理文檔分為三部分:

1)項目計劃表

用于記錄項目各個任務模塊,以及對應的負責人,開始時間,項目周期這些數(shù)據(jù)。

2)甘特圖

通過甘特圖可以清晰的看到各個任務的完成進度。

3)項目分析

項目圖表分析部分是根據(jù)項目計劃數(shù)據(jù)自動生成的,并不需要人為額外更新,最大程度上減少了人員工作量。

這部分主要是為了方便全局看到項目信息和人員任務安排信息,幫助最大化利用人員時間和效率,降低資源浪費

每周你可以把項目進度文檔發(fā)給各個相關的人員,每個人可以看到整體項目的進度,和各自當前的工作任務。跟CEO匯報也一目了然。

整個文檔做起來難度并不是很大,做完之后能夠多次重復使用,大大的提升了使用的愉悅度和效率。

下面我教你如何用Excel做出這樣的項目管理文檔。

4.如何用Excel做甘特圖?

1)如何制作項目計劃表?

在Excel中錄入項目分解也就是各個任務的名稱,負責人,開始時間,需要天數(shù)這些數(shù)據(jù)。

如何使用Excel管理項目?(怎么用excel做項目管理)

上圖中紅框里的內容是增加的幾個輔助列,里面的數(shù)據(jù)是利用Excel里的函數(shù)計算出來的,這里看不懂也沒關系。我會在最后把這個項目文檔發(fā)出來,你可以直接使用我給的項目文檔。

如果你想深入學習Excel的函數(shù)功能,我也會在最后給出一個補充學習的資料,補充學習下就可以。

我這里簡單解釋一下這幾個輔助列是怎么計算出來的。

輔助列截止時間里的值等于開始時間加上需要天數(shù);

已完成天數(shù)里的today()函數(shù)為當天日期,里面當天日期和開始日期計算出已完成天數(shù);

未完成天數(shù)等于需要天數(shù)減去已完成天數(shù)

這樣我們就把項目計劃表做好了。輔助列里的數(shù)據(jù)會根據(jù)你其他列的值動態(tài)變化,不需要再手動去填寫。

2)甘特圖如何制作?

如何使用Excel管理項目?(怎么用excel做項目管理)

第1步,按住ctrl鍵選中項目分解,已完成天數(shù),未完成天數(shù)這幾列

第2步,選擇插入菜單欄下的堆積條形圖,就得到了下面圖片中的甘特圖

如何使用Excel管理項目?(怎么用excel做項目管理)

第3步,選中圖表,點擊鼠標右鍵,選擇“選擇數(shù)據(jù)”按鈕

第4步,在彈出的對話框中選擇添加,出現(xiàn)下面圖片中的對話框

如何使用Excel管理項目?(怎么用excel做項目管理)

第5步,在系列名稱中選擇計劃表中的開始時間列名。在系列值中選擇開始時間這一列的數(shù)據(jù)。就把開始時間作為橫軸加到甘特圖里了。

第6步,我們把開始時間移動到最前面,就可以看到我們圖表中的綠色條形就是開始時間。

下面我們繼續(xù)優(yōu)化圖表。

如何使用Excel管理項目?(怎么用excel做項目管理)

第7步,我們設置坐標軸。

選擇縱軸,鼠標右鍵選擇“設置坐標軸格式”,在彈出的對話框中選擇“逆序類別”,我們看到縱軸安裝任務順序排列好了,橫軸開始時間也移動到了最上方。

我們看到橫軸時間比較亂,下面圖片我們繼續(xù)設置橫軸時間。

如何使用Excel管理項目?(怎么用excel做項目管理)

選中橫軸,鼠標右鍵選擇“設置坐標軸格式”,在彈出的對話框里最小值設置為計劃表開始時間的最小日期,輸入日期后按回車鍵。最大值設置為計劃表截止日期里的最大日期。

設置好后我們就看到了下圖的效果。

如何使用Excel管理項目?(怎么用excel做項目管理)

我們將綠色條形的地方選中,選擇無填充,讓它隱去,就得到了甘特圖。然后再做一些圖表的細節(jié)優(yōu)化處理,就可以讓甘特圖更好看了。

3)管理文檔的第3部分項目分析如何做?

預計總天數(shù),已完成天數(shù),未完成天數(shù),對之前的計劃表列做加法就可以得到。

然后插入餅狀圖就可以得到項目完成進度。

如何使用Excel管理項目?(怎么用excel做項目管理)

對計劃表做數(shù)據(jù)透視表,就可以得到項目人員工作量的柱狀圖。

5.模板下載

前面我們學習了面對復雜問題,如何使用Excel制作甘特圖和自動報表來推進項目進度。

我希望你也能親自跟著前面的步驟實踐一遍。

如何使用Excel管理項目?(怎么用excel做項目管理)

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