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如何使用Excel管理項(xiàng)目?(怎么用excel做項(xiàng)目管理)

如何使用Excel管理項(xiàng)目?(怎么用excel做項(xiàng)目管理)

1.什么是復(fù)雜問題?

復(fù)雜問題需要很多道工序,涉及到與多個(gè)人進(jìn)行溝通,人的注意力沒法持續(xù)關(guān)注,導(dǎo)致很容易忘掉很多重要步驟。像這種問題就要用到項(xiàng)目管理工具,在重要的節(jié)點(diǎn)上,來檢查自己是否遺漏了重要的環(huán)節(jié)。

比如手里總有十好幾個(gè)工作任務(wù)同時(shí)在跑,手忙腳亂應(yīng)付不了總是在懷疑人生;除了要完成領(lǐng)導(dǎo)布置的工作任務(wù)外,還要和其他部門各種溝通對接,微信群里時(shí)不時(shí)傳來不斷變化的需求……每天恨不得25小時(shí)都在工作,可工作進(jìn)度還是難以把控,經(jīng)常延誤,到底怎么辦呢?

有人會說用專門的項(xiàng)目管理軟件來管理多個(gè)工作任務(wù)就好了,但是你還得花時(shí)間去適應(yīng)各種項(xiàng)目管理軟件。你的時(shí)間有限,沒有時(shí)間學(xué)習(xí)多余的東西。

最重要的一點(diǎn)是,別人很有可能打不開你發(fā)的工作文件。因?yàn)椴皇撬腥说碾娔X里都安裝了這個(gè)軟件。

如果用 Excel來做那就簡單多了,因?yàn)槊總€(gè)職場人的電腦里都有Excel,幾乎人人都會用,可以極大地提高工作效率。最重要的是,Excel簡單容易上手,不需要你花太多時(shí)間就可以掌握。

這時(shí)候我們就可以使用Excel來做項(xiàng)目管理里常用的甘特圖。

2.什么是甘特圖呢?

甘特圖是以提出者甘特先生的名字命名的。橫軸表示時(shí)間,縱軸表示項(xiàng)目里各個(gè)任務(wù)。通過條狀圖來顯示項(xiàng)目里各個(gè)任務(wù)隨著時(shí)間進(jìn)展的完成情況。

如何使用Excel管理項(xiàng)目?(怎么用excel做項(xiàng)目管理)

3.什么是項(xiàng)目管理文檔?

很多創(chuàng)業(yè)公司其實(shí)是沒有項(xiàng)目經(jīng)理的,通常是一個(gè)技術(shù)人員就作為某項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人。

這部分我會通過一個(gè)實(shí)戰(zhàn)案例,教會你如何使用Excel來繪制甘特圖,從而來管理項(xiàng)目,并自動生成項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)表。

我們可以根據(jù)項(xiàng)目需求用Excel做下面的項(xiàng)目管理文檔。

如何使用Excel管理項(xiàng)目?(怎么用excel做項(xiàng)目管理)

圖片里的序號對應(yīng)l項(xiàng)目管理文檔分為三部分:

1)項(xiàng)目計(jì)劃表

用于記錄項(xiàng)目各個(gè)任務(wù)模塊,以及對應(yīng)的負(fù)責(zé)人,開始時(shí)間,項(xiàng)目周期這些數(shù)據(jù)。

2)甘特圖

通過甘特圖可以清晰的看到各個(gè)任務(wù)的完成進(jìn)度。

3)項(xiàng)目分析

項(xiàng)目圖表分析部分是根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃數(shù)據(jù)自動生成的,并不需要人為額外更新,最大程度上減少了人員工作量。

這部分主要是為了方便全局看到項(xiàng)目信息和人員任務(wù)安排信息,幫助最大化利用人員時(shí)間和效率,降低資源浪費(fèi)

每周你可以把項(xiàng)目進(jìn)度文檔發(fā)給各個(gè)相關(guān)的人員,每個(gè)人可以看到整體項(xiàng)目的進(jìn)度,和各自當(dāng)前的工作任務(wù)。跟CEO匯報(bào)也一目了然。

整個(gè)文檔做起來難度并不是很大,做完之后能夠多次重復(fù)使用,大大的提升了使用的愉悅度和效率。

下面我教你如何用Excel做出這樣的項(xiàng)目管理文檔。

4.如何用Excel做甘特圖?

1)如何制作項(xiàng)目計(jì)劃表?

在Excel中錄入項(xiàng)目分解也就是各個(gè)任務(wù)的名稱,負(fù)責(zé)人,開始時(shí)間,需要天數(shù)這些數(shù)據(jù)。

如何使用Excel管理項(xiàng)目?(怎么用excel做項(xiàng)目管理)

上圖中紅框里的內(nèi)容是增加的幾個(gè)輔助列,里面的數(shù)據(jù)是利用Excel里的函數(shù)計(jì)算出來的,這里看不懂也沒關(guān)系。我會在最后把這個(gè)項(xiàng)目文檔發(fā)出來,你可以直接使用我給的項(xiàng)目文檔。

如果你想深入學(xué)習(xí)Excel的函數(shù)功能,我也會在最后給出一個(gè)補(bǔ)充學(xué)習(xí)的資料,補(bǔ)充學(xué)習(xí)下就可以。

我這里簡單解釋一下這幾個(gè)輔助列是怎么計(jì)算出來的。

輔助列截止時(shí)間里的值等于開始時(shí)間加上需要天數(shù);

已完成天數(shù)里的today()函數(shù)為當(dāng)天日期,里面當(dāng)天日期和開始日期計(jì)算出已完成天數(shù);

未完成天數(shù)等于需要天數(shù)減去已完成天數(shù)

這樣我們就把項(xiàng)目計(jì)劃表做好了。輔助列里的數(shù)據(jù)會根據(jù)你其他列的值動態(tài)變化,不需要再手動去填寫。

2)甘特圖如何制作?

如何使用Excel管理項(xiàng)目?(怎么用excel做項(xiàng)目管理)

第1步,按住ctrl鍵選中項(xiàng)目分解,已完成天數(shù),未完成天數(shù)這幾列

第2步,選擇插入菜單欄下的堆積條形圖,就得到了下面圖片中的甘特圖

如何使用Excel管理項(xiàng)目?(怎么用excel做項(xiàng)目管理)

第3步,選中圖表,點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵,選擇“選擇數(shù)據(jù)”按鈕

第4步,在彈出的對話框中選擇添加,出現(xiàn)下面圖片中的對話框

如何使用Excel管理項(xiàng)目?(怎么用excel做項(xiàng)目管理)

第5步,在系列名稱中選擇計(jì)劃表中的開始時(shí)間列名。在系列值中選擇開始時(shí)間這一列的數(shù)據(jù)。就把開始時(shí)間作為橫軸加到甘特圖里了。

第6步,我們把開始時(shí)間移動到最前面,就可以看到我們圖表中的綠色條形就是開始時(shí)間。

下面我們繼續(xù)優(yōu)化圖表。

如何使用Excel管理項(xiàng)目?(怎么用excel做項(xiàng)目管理)

第7步,我們設(shè)置坐標(biāo)軸。

選擇縱軸,鼠標(biāo)右鍵選擇“設(shè)置坐標(biāo)軸格式”,在彈出的對話框中選擇“逆序類別”,我們看到縱軸安裝任務(wù)順序排列好了,橫軸開始時(shí)間也移動到了最上方。

我們看到橫軸時(shí)間比較亂,下面圖片我們繼續(xù)設(shè)置橫軸時(shí)間。

如何使用Excel管理項(xiàng)目?(怎么用excel做項(xiàng)目管理)

選中橫軸,鼠標(biāo)右鍵選擇“設(shè)置坐標(biāo)軸格式”,在彈出的對話框里最小值設(shè)置為計(jì)劃表開始時(shí)間的最小日期,輸入日期后按回車鍵。最大值設(shè)置為計(jì)劃表截止日期里的最大日期。

設(shè)置好后我們就看到了下圖的效果。

如何使用Excel管理項(xiàng)目?(怎么用excel做項(xiàng)目管理)

我們將綠色條形的地方選中,選擇無填充,讓它隱去,就得到了甘特圖。然后再做一些圖表的細(xì)節(jié)優(yōu)化處理,就可以讓甘特圖更好看了。

3)管理文檔的第3部分項(xiàng)目分析如何做?

預(yù)計(jì)總天數(shù),已完成天數(shù),未完成天數(shù),對之前的計(jì)劃表列做加法就可以得到。

然后插入餅狀圖就可以得到項(xiàng)目完成進(jìn)度。

如何使用Excel管理項(xiàng)目?(怎么用excel做項(xiàng)目管理)

對計(jì)劃表做數(shù)據(jù)透視表,就可以得到項(xiàng)目人員工作量的柱狀圖。

5.模板下載

前面我們學(xué)習(xí)了面對復(fù)雜問題,如何使用Excel制作甘特圖和自動報(bào)表來推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度。

我希望你也能親自跟著前面的步驟實(shí)踐一遍。

如何使用Excel管理項(xiàng)目?(怎么用excel做項(xiàng)目管理)

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