管理制度及規(guī)范
第303篇
采購流程的實例說明
一、請購
一般物料均由使用單位開出請購單，但是屬于存量管制的物料則由倉儲單位請購；物料管理電腦化時，則依據(jù)物料需求計劃及存量管制水準，直接由電腦列印請購單，但須經(jīng)物料管制單位簽核。此外，工廠進行擴建計劃時，所有請購單由擴建專案小組開發(fā)；制式用品則由管理部門統(tǒng)籌各單位需求集中請購。開發(fā)請購單時，工程案須附施工說明書，包括工程規(guī)范及材料明細表、圖樣等。大宗物料按須附分期使用數(shù)量表。
為配合電腦化作業(yè)及驗收、付款的便捷，以一張請購單填寫一項物料為原則。料號、規(guī)格、需要日期、用途等欄位，必須寫清楚。內(nèi)、外購應有足夠的購運時間。所有請購單必須依照核簽流程，按照請購的內(nèi)容或金額大小，送不同階層主管審批。由工廠開發(fā)的請購單必須先經(jīng)過倉儲科登記編號，以便將來查詢。另外，物料科應審查請購單是否依據(jù)程序申請及逐欄填寫資料。
二、采購
采購單位查核請購單是否依據(jù)程序經(jīng)由主管核準，若無問題，經(jīng)分類登記后，分發(fā)采購人員辦理。請購單在辦理之前，可先經(jīng)電腦中心查詢是否為預算內(nèi)或資本支出的項目。若非預算內(nèi)的采購案，則必須退回采購單位申請追加預算；若為資本支出采購案，尚須先送到企劃單位追蹤，以及送財務部門核準撥用預算。此外，電腦中心尚可提供歷史資料，協(xié)助采購人員擇定交易對象。
三、詢價、招標
采購人員應就物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨日期等，通知有關廠商報價，若物料規(guī)格比較復雜時，尚須檢附規(guī)格說明書、圖紙及樣品等。至于詢價的方式，可以通過電話、傳真、信函等操作。凡大宗物料采購及本地制造工程的發(fā)包，依照實際上的需要可以公開招標方式辦理。
四、報價、投標
應視實際情況，分別規(guī)定報價截止日期，通知廠商按時報價；同時要求供應商報價的有效期限不可以太短。廠商報價方式也可以分為口頭、書面兩種方式。投標廠應將標書密封，于規(guī)定的時間內(nèi)送交經(jīng)辦人員。
五、審查
報價廠商的資格是否符合規(guī)定是首先必須予以審查的。若企業(yè)已建立合格廠商名錄，則此種審查工作非常簡單。但是如果有時因采購工作的特殊要求，必須另加一些條件，否則就得重新審查。報價的審查，在實質上就是分析報價內(nèi)容是否符合請購需求，并比較各報價廠商之間的優(yōu)點和缺點，作為訂購時的參考。有時由于報價內(nèi)容比較復雜，采購人員難以分辨，或外購機件及工程發(fā)包等，為避免錯誤而發(fā)生嚴重損失，應將報價單送請申請單位予以確認。
六、開標
金額比較大的采購案以及以招標方式辦理的采購案，通常會將報價單或投標單以密封的方式送交稽核室，到報價或招標截止日期會同采購部門拆封或公開招標。
七、采購方式
（1）議價
議價是指參照事先擬訂的底價或預算，并以各應邀報價廠商的競爭情形，議定合理的訂購價格。
（2）比價
按應邀廠商的報價加以比較，然后擇定最低者予以訂購。
（3）決標
開標后，以不超過底價的最低標為目地標，如果標價超過底價應選擇最低標的廠商另行議價或重新招標。
八、核定
如果議價、比價及決標結果的金額不超過授權金額，由采購經(jīng)理核準即可；金額超過此限時，由采購經(jīng)理審查后，送請總經(jīng)理核定。
九、訂購
議價、比價及決標的結果經(jīng)核定后，由采購部門正式向廠商訂購，給予訂購單。若金額比較大，交貨期比較長，而且確實有實際需要的，應由采購部門與供應商簽訂訂貨合約或制造工程合約。
通常在選擇供應商及決定價格之后，為了保障交易雙方的權益，究竟采用買方的訂購單還是用賣方的銷售合約，主要取決于下列因素：
——買賣雙方折中的結果，誰在談判中占優(yōu)勢就應用誰的文件。
——交易物品的特性，例如賣方的專利品應以采用賣方的銷售合約為宜。但是金額很小的交易，買方的訂購單也可以接受。
——交易的復雜程度愈高，則買方的簡便的訂購單便無法包括各種交涉的要件。
合約應該經(jīng)過雙方簽字及蓋章，正本各執(zhí)一份，副本可分送使用單位、財務單位、驗收單位等存查。國外承售廠商接獲訂購單之后，應立即制發(fā)正式的報價單，供訂購廠商向授權簽證銀行申請進口許可證。
十、交貨
大宗物料應由承售廠商自行運送到廠，小批量的采購則可送交倉庫而后再轉運到廠。訂購后的稽催工作不可忽視，借以確保賣方能如期交貨；尤其是針對交貨期比較長，金額比較高的采購事務，必須時常查詢進貨情況，甚至需要派人前往考察。有時不惜以取消訂單的方式向供應商施加壓力，使其按時或提早交貨。
十一、驗收
一般物料由物料科負責驗收，包括品質與數(shù)量。特殊機具及零件，則由使用單位、品管單位負責品質驗收，物料科僅負責點收數(shù)量。品質如有不符，應立刻給予退回。
十二、付款與結案
簽立合約的采購，由采購部門依據(jù)合約規(guī)定，連同驗收單與發(fā)票，開出支票向財務單位申請付款。其他均按月將物料科送來的驗收單匯集，按廠商分別開出的匯票付款，以便結案。
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