此篇為項(xiàng)目管理的【13】個(gè)計(jì)劃（下）

上篇：何為項(xiàng)目管理的「13」個(gè)計(jì)劃？（上）

八、溝通管理計(jì)劃

【所屬過程】：規(guī)劃溝通

?【含義】：是項(xiàng)目管理計(jì)劃的一部分或子計(jì)劃，基于項(xiàng)目的需要溝通管理計(jì)劃可以是正式或非正式的、非常詳細(xì)或高度概括的。

【內(nèi)容】：

• 干系人的溝通需求；
• 需要溝通的信息，包括語言、格式、內(nèi)容、詳細(xì)程度；
• 發(fā)布相關(guān)信息的原因；
• 發(fā)布所需信息的時(shí)限和頻率；
• 負(fù)責(zé)溝通相關(guān)信息的人員；
• 有權(quán)發(fā)布機(jī)密信息的個(gè)人或小組；
• 將要接收信息的個(gè)人或小組；
• 傳遞信息的技術(shù)或方法：備忘錄、電子郵件和/或新聞稿等；
• 為溝通活動(dòng)分配資源：時(shí)間和預(yù)算；
• 在下層員工無法解決問題時(shí)的問題升級(jí)流程，用于規(guī)定問題上報(bào)時(shí)限和上報(bào)路徑；
• 隨項(xiàng)目進(jìn)展，對(duì)溝通管理計(jì)劃進(jìn)行更新與優(yōu)化的方法；
• 通用術(shù)語表；

1. 項(xiàng)目信息流向圖、工作流程（兼有授權(quán)順序）、報(bào)告清單、會(huì)議計(jì)劃等
2. 溝通制約因素，通常來自特定的法律法規(guī)、技術(shù)要求和組織政策等。

九、人力資源計(jì)劃

【所屬過程】：制定人力資源計(jì)劃

【含義】：是關(guān)于如何定義、配備、管理、控制以及最終遣散項(xiàng)目人力資源的指南。

?【內(nèi)容】：

一、角色和職責(zé)：

• 角色——說明某人負(fù)責(zé)項(xiàng)目某部分工作的一個(gè)名詞，如土木工程師、現(xiàn)場(chǎng)聯(lián)絡(luò)員、商務(wù)分析師和測(cè)試協(xié)調(diào)員。應(yīng)該清楚地界定和記錄各角色的職權(quán)、職責(zé)和邊界；
• 職權(quán)——使用項(xiàng)目資源、做出決策以及簽字批準(zhǔn)的權(quán)力，如下列事項(xiàng)都需要由具有明確職權(quán)的人來做決策；選擇活動(dòng)的實(shí)施方法、質(zhì)量驗(yàn)收以及如何應(yīng)對(duì)項(xiàng)目偏差等。當(dāng)個(gè)人的職權(quán)與職責(zé)相匹配時(shí)，團(tuán)隊(duì)成員就能最好地開展工作
• 職責(zé)——為完成項(xiàng)目活動(dòng)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)該履行的工作
• 能力——為完成項(xiàng)目活動(dòng)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員所需具備的技能和才干。如果項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員不具備所需的能力，就不能有效地履行職責(zé)。一旦發(fā)現(xiàn)成員的能力與職責(zé)不匹配，就應(yīng)主動(dòng)采取措施，如安排培訓(xùn)、招募新成員、調(diào)整進(jìn)度計(jì)劃或工作范圍。

二、組織機(jī)構(gòu)圖：

• 以圖形方式展示項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及其報(bào)告關(guān)系?；陧?xiàng)目的需要，項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)圖可以是正式或非正式的，非常詳細(xì)或高度概括的，如一個(gè)3000人的災(zāi)害應(yīng)急團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)圖，要比僅有20人的內(nèi)部項(xiàng)目的組織機(jī)構(gòu)圖詳盡得多。
  

十、人員配備管理計(jì)劃

作為項(xiàng)目管理計(jì)劃中的人力資源計(jì)劃的一部分，人員配備管理計(jì)劃描述何時(shí)以及如何滿足項(xiàng)目對(duì)人力資源的需求。
基于項(xiàng)目的需要，人員配備計(jì)劃可以是正式或非正式的，非常詳細(xì)或高度概括的。應(yīng)該在項(xiàng)目起見不斷更新人員配備管理計(jì)劃，以指導(dǎo)持續(xù)進(jìn)行的團(tuán)隊(duì)成員招募和發(fā)展活動(dòng)。

?人員配備管理計(jì)劃的內(nèi)容因應(yīng)用領(lǐng)域和項(xiàng)目規(guī)模而異，但都用包括：

?一、人員招募：

在規(guī)劃項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員招募工作時(shí)，需要考慮一系列問題：

如組織內(nèi)部招募還是從組織外部的簽約供應(yīng)商招募？

團(tuán)隊(duì)成員必須集中在一起工作，還是可以遠(yuǎn)距離分散辦公？

項(xiàng)目所需各級(jí)技術(shù)人員的成本分別是多少？

組織的人力資源部門和職能經(jīng)理們能為項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)提供多少幫助？

?

二、資源日歷：

人員配備管理計(jì)劃需要按個(gè)人或小組來描述項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的工作時(shí)間框架，并說明著魔活動(dòng)何時(shí)開始。

可用于人力資源管理的一種繪圖工具是資源直方圖這種柱形圖顯示，在整個(gè)項(xiàng)目期間每周（或每月）需要某人、某部門或整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作小時(shí)數(shù)。

可在資源直方圖中畫一條水平線，代表某特定資源最多可用的小時(shí)數(shù)。

如果柱形圖超過該水平線，就表明需要采用資源平衡策略，如增加資源或修改進(jìn)度計(jì)劃。

十一、人員遣散計(jì)劃

事先確定遣散團(tuán)隊(duì)成員的方法與時(shí)間，對(duì)項(xiàng)目和團(tuán)隊(duì)成員都有好處。

?一旦把團(tuán)隊(duì)成員從項(xiàng)目中遣散出去，項(xiàng)目就不再負(fù)擔(dān)與這些成員相關(guān)的成本，從而節(jié)約項(xiàng)目成本。

?如果已經(jīng)為員工安排好向新項(xiàng)目的平滑過渡，則可以提高士氣。

?人員遣散計(jì)劃也有助于減輕項(xiàng)目過程中或項(xiàng)目結(jié)束時(shí)可能發(fā)生的人力資源風(fēng)險(xiǎn)。

? 一、培訓(xùn)需要：如果預(yù)計(jì)到團(tuán)隊(duì)成員不具備所要求的能力，則要制定一個(gè)培訓(xùn)計(jì)劃，并將其作為項(xiàng)目的組成部分。培訓(xùn)計(jì)劃中也可說明應(yīng)該如何幫助團(tuán)隊(duì)成員獲得相關(guān)證書，以提高他們的工作能力，從而使項(xiàng)目從中受益。

二、認(rèn)可與獎(jiǎng)勵(lì)：需要用明確的獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)和事先確定的獎(jiǎng)勵(lì)制度，來促進(jìn)并加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員的優(yōu)良行為。應(yīng)該針對(duì)團(tuán)隊(duì)成員可以控制的活動(dòng)和績(jī)效進(jìn)行認(rèn)可與獎(jiǎng)勵(lì)，如，因?qū)崿F(xiàn)成本目標(biāo)而獲獎(jiǎng)的團(tuán)隊(duì)成員，就應(yīng)該對(duì)費(fèi)用開支有適當(dāng)?shù)臎Q定權(quán)。在獎(jiǎng)勵(lì)計(jì)劃中規(guī)定發(fā)放獎(jiǎng)勵(lì)的時(shí)間，可以確保獎(jiǎng)勵(lì)能適時(shí)兌現(xiàn)而不被遺忘，認(rèn)可與獎(jiǎng)勵(lì)是建設(shè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)過程的一部分。

三、合規(guī)性：人員配備管理計(jì)劃中包含一些策略，以遵循適用的政府法規(guī)、工會(huì)合同和其他現(xiàn)行的人力資源政策。四、安全：應(yīng)該在人員配備管理計(jì)劃和風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)中規(guī)定一些政策和程序，來包含團(tuán)隊(duì)提前與滯后離安全隱患。

十二、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃

【所屬過程】：規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)

【含義】：描述如何安排與實(shí)施項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理，是項(xiàng)目管理計(jì)劃的子計(jì)劃。

【內(nèi)容】：

• 方法論——確定項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理將使用的方法、工具及數(shù)據(jù)來源。
• 角色與職責(zé)——確定風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃中每項(xiàng)活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)者和支持者，以及風(fēng)險(xiǎn)管理團(tuán)隊(duì)的成員，并明確其職責(zé)。
• 預(yù)算——分配資源，估算風(fēng)險(xiǎn)管理所需的資金，將其納入成本績(jī)效基準(zhǔn)，并建立應(yīng)急儲(chǔ)備的使用方案。
• 時(shí)間安排——確定在項(xiàng)目生命周期中實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理過程的時(shí)間和頻率，建立進(jìn)度應(yīng)急儲(chǔ)備的使用方案，確定應(yīng)納入進(jìn)度計(jì)劃的風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)。
• 風(fēng)險(xiǎn)類別——提供一個(gè)框架，確保在同一細(xì)節(jié)水平上全面、系統(tǒng)的識(shí)別各種風(fēng)險(xiǎn)，并提高識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)過程的效果和質(zhì)量。組織可使用預(yù)先準(zhǔn)備好的分類框架，它可能是一個(gè)簡(jiǎn)易分類清單或風(fēng)險(xiǎn)分解結(jié)構(gòu)（RBS），RBS是按風(fēng)險(xiǎn)類別和子類別來排列已識(shí)別的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的一種層級(jí)結(jié)構(gòu)，用來顯示潛在風(fēng)險(xiǎn)的所屬領(lǐng)域和產(chǎn)生原因。
• 風(fēng)險(xiǎn)概率和影響的定義——需要對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的概率和影響劃分層次，來確保實(shí)施定性風(fēng)險(xiǎn)分析過程的質(zhì)量和可信度。在規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)管理過程中，應(yīng)該根據(jù)具體項(xiàng)目的需要來“剪裁”通用的風(fēng)險(xiǎn)概率和影響定義，供實(shí)施定性風(fēng)險(xiǎn)分析過程使用。
• 概率影響矩陣——應(yīng)該根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)可能對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)產(chǎn)生的影響，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行優(yōu)先排序，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)優(yōu)先排序的典型方法是，使用查詢表或概率影響矩陣，根據(jù)概率和影響的各種組合，把風(fēng)險(xiǎn)劃分成高、中、低級(jí)別，以便進(jìn)行相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)規(guī)劃，通常由組織來設(shè)定概率影響矩陣。
• 修訂的干系人承受力——可在規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)管理過程中對(duì)干系人的承受力進(jìn)行修訂，以適應(yīng)具體項(xiàng)目的情況
• 報(bào)告格式——包括風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)的內(nèi)容和格式，以及所需的其他風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告的內(nèi)容和格式，用于規(guī)定將如何對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理過程的結(jié)果進(jìn)行記錄、分析和溝通。
• 跟蹤——應(yīng)該規(guī)定將如何記錄風(fēng)險(xiǎn)活動(dòng)，這些記錄可用于本項(xiàng)目或未來項(xiàng)目，可用于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，還要規(guī)定是否需要以及應(yīng)該如何對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理過程進(jìn)行審計(jì)。

十三、采購管理計(jì)劃

【所屬過程】：規(guī)劃采購

?【含義】：描述如何管理從編制采購文件直到合同收尾的各個(gè)采購過程，根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目的需要，采購管理計(jì)劃可以是正式或非正式的，非常詳細(xì)或高度概括的，它是項(xiàng)目管理計(jì)劃的子計(jì)劃。

【內(nèi)容】：

• 擬采用的合同類型；
• 風(fēng)險(xiǎn)管理事項(xiàng)；
• 是否需要編制獨(dú)立估算，以及是否應(yīng)把獨(dú)立估算作為評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)；
• 如果執(zhí)行組織設(shè)有采購、發(fā)包或采辦部門，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)可獨(dú)自采取的行動(dòng)；
• 標(biāo)準(zhǔn)化的采購文件；
• 如何管理多個(gè)供應(yīng)商；
• 如何協(xié)調(diào)采購工作與項(xiàng)目的其他工作：制定進(jìn)度計(jì)劃與報(bào)告項(xiàng)目績(jī)效；
• 可能影響采購工作的制約因素和假設(shè)條件；
• 如何確定采購工作所需的提前時(shí)間，以便與項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃相協(xié)調(diào)；
• 如何進(jìn)行自制或外購決策，并把該決策與估算活動(dòng)資源和制定進(jìn)度計(jì)劃等過程聯(lián)系在一起；
• 如何在每個(gè)合同中規(guī)定合同可交付成果的進(jìn)度日期，以便與進(jìn)度計(jì)劃編制和進(jìn)度控制過程相協(xié)調(diào)；
• 如何識(shí)別對(duì)履約擔(dān)?；虮ｋU(xiǎn)合同的需求，以減輕某些項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)；
• 如何指導(dǎo)賣方編制和維護(hù)工作分解結(jié)構(gòu)；
• 如何確定采購/合同的形式和格式；
• 如何識(shí)別預(yù)審合格的賣方；
• 用于管理合同和評(píng)價(jià)賣方的采購測(cè)量指標(biāo)。
  

十四、干系人管理計(jì)劃

【所屬過程】：規(guī)劃干系人管理

?【含義】：干系人管理計(jì)劃是項(xiàng)目管理計(jì)劃的組成部分，為有效調(diào)動(dòng)干系人參與而規(guī)定所需的管理策略。根據(jù)項(xiàng)目的需要，干系人管理計(jì)劃可以是正式或非正式的，非常詳細(xì)或高度概括的。

【內(nèi)容】：

• 干系人登記冊(cè)中的資料
• 關(guān)鍵干系人的所需參與程度和當(dāng)前參與程度；
• 干系人變更的范圍和影響；
• 干系人之間的相互關(guān)系和潛在交叉；
• 項(xiàng)目現(xiàn)階段的干系人溝通需求；
• 需要分發(fā)給干系人的信息，包括語言、格式、內(nèi)容和詳細(xì)程度；
• 分發(fā)相關(guān)信息的理由，以及可能對(duì)干系人參與所產(chǎn)生的影響；
• 向干系人分發(fā)所需信息的時(shí)限和頻率；
• 隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，更新和優(yōu)化干系人管理計(jì)劃的方法。