編輯導(dǎo)讀：辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡(jiǎn)稱OA），是將現(xiàn)代辦公和現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合起來(lái)的一種新型辦公方式。組織架構(gòu)是把企業(yè)員工有序納入的一種重要方式，是OA系統(tǒng)的根。本文作者對(duì)OA辦公軟件的組織架構(gòu)展開分析，希望對(duì)你有幫助。

一、背景

在說(shuō)組織架構(gòu)之前，我們先來(lái)說(shuō)說(shuō)OA本身。

百度百科解釋OA為：辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡(jiǎn)稱OA），是將現(xiàn)代辦公和現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合起來(lái)的一種新型辦公方式。

釘釘、企業(yè)微信都屬于市面上比較成熟且用戶群體廣泛的OA辦公軟件，釘釘是標(biāo)準(zhǔn)的老板思維，企業(yè)微信則是更側(cè)重于生態(tài)圈的打造。

我們公司目前是全員都使用公司自研的OA系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行上下班打卡、審批等操作。在過(guò)去，不同的子公司曾經(jīng)使用過(guò)不同的OA軟件：傳統(tǒng)醫(yī)藥公司用企業(yè)微信，因?yàn)楦粗乜蛻艟S系；互聯(lián)網(wǎng)公司用釘釘，因?yàn)楦粗匦省?strong>將所有子公司都切換為使用自研OA的契機(jī)為：要進(jìn)行統(tǒng)一管理及全面的數(shù)字化管理。

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，組織架構(gòu)是管理的核心部分；對(duì)于OA系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，組織架構(gòu)按照企業(yè)規(guī)則進(jìn)行管理和呈現(xiàn)就是OA系統(tǒng)的根，是把企業(yè)員工有序納入的一種重要方式，所以今天我們著重來(lái)講OA中的組織架構(gòu)。

二、作用

OA系統(tǒng)的核心是組織管理，幫助組織提升績(jī)效。組織離不開人、目標(biāo)、結(jié)構(gòu)、管理這四大因素。目標(biāo)是組織的前提條件，人員是基礎(chǔ)條件，結(jié)構(gòu)是載體條件，管理是維持條件。

對(duì)于公司來(lái)說(shuō)，組織架構(gòu)和組織管理的核心，將已有的組織架構(gòu)抽象到軟件中，是必要的操作和手段。

對(duì)于系統(tǒng)軟件來(lái)說(shuō)，組織架構(gòu)是軟件系統(tǒng)的權(quán)限體系的重要搭建依據(jù)，軟件根據(jù)不同員工在組織中的位置給予不同的權(quán)限，比如說(shuō)普通員工對(duì)于軟件只有查看和使用的權(quán)限，普通管理員對(duì)于軟件有查看和修改的權(quán)限，超級(jí)管理員則擁有最大權(quán)限等。

對(duì)于系統(tǒng)功能來(lái)說(shuō)，組織架構(gòu)是審批體系、日?qǐng)?bào)抄送體系等功能的邏輯基礎(chǔ)，軟件根據(jù)組織架構(gòu)的邏輯進(jìn)行相應(yīng)的模板處理，比如將日?qǐng)?bào)抄送給所有的上級(jí)管理層查看等；是通訊體系的核心構(gòu)成部分，比如通過(guò)組織架構(gòu)選擇員工發(fā)起群聊、打電話等。

對(duì)于公司員工來(lái)說(shuō)，組織架構(gòu)可以幫助新員工快速的了解公司的體系和人員構(gòu)成，了解部門/整個(gè)公司架構(gòu)。

三、迭代歷程

為什么在這里要講迭代歷程這塊呢？是因?yàn)椴幌Ｍ€有人在為了偷懶或者不懂的情況下迷迷糊糊的做成第一個(gè)階段的模式：純分組管理模式。

我目前在做的這個(gè)OA軟件的組織架構(gòu)經(jīng)歷過(guò)兩個(gè)階段。

第一個(gè)階段：純分組管理模式

僅將人放到各個(gè)分組下面裝起來(lái)。這樣做的唯一好處就是不論產(chǎn)品經(jīng)理還是研發(fā)都能夠短暫以省時(shí)省力的方式把人放到系統(tǒng)中正常使用，但壞處卻一大籮筐，各個(gè)分組之間沒有聯(lián)系—>導(dǎo)致組織不能形成層級(jí)關(guān)系—>缺少層級(jí)處理，無(wú)法用于系統(tǒng)權(quán)限、審批流等功能。

第二個(gè)階段：組織架構(gòu)模式

在組織上建立組織層級(jí)概念，使得不同部門之間能夠形成上下級(jí)部門的關(guān)系，比如運(yùn)營(yíng)部屬于醫(yī)療信息化事業(yè)部；

在組織內(nèi)建立職工層級(jí)概念，比如事業(yè)部的總經(jīng)理是張三，副總經(jīng)理是李四等；

普通員工能夠靈活管理其直屬領(lǐng)導(dǎo)，比如醫(yī)療信息化事業(yè)部的張三由總經(jīng)理直接管理，那就可以直接將其領(lǐng)導(dǎo)設(shè)置為總經(jīng)理即可；

系統(tǒng)權(quán)限、審批流、日志抄送等功能可以直接使用組織架構(gòu)的核心邏輯來(lái)進(jìn)行功能設(shè)置和管理，比如公司第一負(fù)責(zé)人擁有超級(jí)管理員權(quán)限，部門管理層員工均能夠擁有管理員權(quán)限，普通員工則只有普通權(quán)限等。

四、具體實(shí)現(xiàn)

在說(shuō)具體實(shí)現(xiàn)之前，需要清楚我們的OA產(chǎn)品具體是以什么形式去做的。

首先，從外在表現(xiàn)形式來(lái)說(shuō)，可以采用APP或者小程序的方式來(lái)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，現(xiàn)在很多輕量級(jí)的產(chǎn)品會(huì)采用純小程序的方式實(shí)現(xiàn)，但小程序本身對(duì)包的大小有限制，因此我們使用APP 小程序的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)，用戶可以根據(jù)自己的需求自由選擇。

其次，從使用權(quán)限上來(lái)說(shuō)，普通員工和管理人員究竟是采用兩個(gè)獨(dú)立移動(dòng)端來(lái)實(shí)現(xiàn)還是使用一個(gè)來(lái)實(shí)現(xiàn)，是一個(gè)值得思考的問(wèn)題。我的建議是，毫不猶豫的選擇用一個(gè)移動(dòng)端口實(shí)現(xiàn)，否則結(jié)果就是最后仍然要做端口合并和權(quán)限重劃分，下面分別將這兩種模式做一個(gè)介紹（此處不包含Web管理端）。

（1）兩個(gè)獨(dú)立移動(dòng)端（如下圖所示）：分為業(yè)務(wù)端（移動(dòng)端）、管理端（移動(dòng)端），普通員工僅使用移動(dòng)端，管理人員使用這兩個(gè)端口。

設(shè)計(jì)者這么做的初衷是想要極其清晰的將普通員工和管理人員的使用分開，但實(shí)際上，從我的角度看，這其實(shí)就是一個(gè)“懶惰的做法”，因?yàn)楸举|(zhì)上就是懶得將底層權(quán)限體系搭建起來(lái)，采用了這種分端口的方式，卻給使用者和后來(lái)的產(chǎn)品經(jīng)理都帶來(lái)了不便利。實(shí)際上因?yàn)楹髞?lái)我們要合并這兩個(gè)移動(dòng)端，我基本上將權(quán)限這塊進(jìn)行了重構(gòu)、將所有功能重新進(jìn)行了梳理。

以組織架構(gòu)為例，在兩個(gè)移動(dòng)端的情況下分開的時(shí)候，業(yè)務(wù)端（移動(dòng)端）主要實(shí)現(xiàn)的是組織架構(gòu)的查看和利用組織架構(gòu)進(jìn)行通訊的功能，管理端（移動(dòng)端）除了包含了業(yè)務(wù)端的功能之外，還有部門管理和人員管理的功能。

（2）一個(gè)移動(dòng)端合并實(shí)現(xiàn)。

不分業(yè)務(wù)端和管理端的移動(dòng)端，就是僅有一個(gè)OA移動(dòng)端，當(dāng)然它的表現(xiàn)形式仍然可以是小程序和APP。仍然以組織架構(gòu)為例，這個(gè)OA移動(dòng)端在登錄上不再限制普通用戶還是管理用戶，只要是錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中的公司員工都能夠正常進(jìn)行登錄，區(qū)別在于將權(quán)限管理嵌入功能之中，組織架構(gòu)的功能本身需要限制非管理人員進(jìn)行部門管理的動(dòng)作和人員管理的動(dòng)作，查看組織架構(gòu)和利用組織架構(gòu)進(jìn)行通訊功能則是基礎(chǔ)操作。

接下來(lái)，我們進(jìn)入正題，來(lái)說(shuō)說(shuō)組織架構(gòu)的實(shí)現(xiàn)核心和重點(diǎn)。

1）移動(dòng)端、Web管理端的區(qū)別

組織架構(gòu)的移動(dòng)端其實(shí)行使的主要還是查看和基本的管理操作。

而Web管理端除了基礎(chǔ)管理之外，還會(huì)深入的對(duì)組織架構(gòu)中成員的各種權(quán)限進(jìn)行管理。權(quán)限管理這一塊不在這一部分進(jìn)行講解，會(huì)在下一章【OA辦公軟件篇（二）—權(quán)限管理】中詳細(xì)說(shuō)明。

2）組織架構(gòu)的創(chuàng)建和維護(hù)

創(chuàng)建部門的核心要素：

① 部門名稱

② 選擇上級(jí)部門，是為了將組織之間形成聯(lián)系

③ 部門負(fù)責(zé)人：選擇部門負(fù)責(zé)人的時(shí)候需要選擇負(fù)責(zé)人的層級(jí)，層級(jí)表示此人在部門中的位置；一個(gè)部門支持多層級(jí)管理者。

3）人員管理

除了人員姓名、電話、職位等基本信息之外，部門需要在組織架構(gòu)中進(jìn)行選擇，直屬領(lǐng)導(dǎo)同樣可以進(jìn)行選擇，直屬領(lǐng)導(dǎo)不會(huì)默認(rèn)為順級(jí)負(fù)責(zé)人，原因?yàn)榭赡艽嬖谄胀▎T工跨級(jí)直屬管理的現(xiàn)象，比如我們某個(gè)子公司的銷售就是由總經(jīng)理直接進(jìn)行管理的。

關(guān)于角色，管理層的角色才會(huì)是管理員，是什么角色這個(gè)一是系統(tǒng)會(huì)按照在組織架構(gòu)中的位置默認(rèn)賦予，另一個(gè)是在Web管理端/移動(dòng)端可以進(jìn)行調(diào)整。

4）組織架構(gòu)的查看

組織架構(gòu)的查看有兩個(gè)方式，一種是像這種“分組 跳轉(zhuǎn)頁(yè)面形式”，在當(dāng)前頁(yè)面只展示第一級(jí)，要看哪一個(gè)就點(diǎn)擊哪一個(gè)，跳轉(zhuǎn)至一個(gè)新的頁(yè)面展開查看，一級(jí)一級(jí)點(diǎn)進(jìn)去看就可以了。

另一種是在當(dāng)前頁(yè)面可以一級(jí)一級(jí)的展開去看，需要查看詳情再點(diǎn)擊部門進(jìn)入新頁(yè)面查看，如下圖所示：

5）關(guān)于通訊部分

從組織架構(gòu)發(fā)起通訊，分為兩部分，一部分是電話的維護(hù)和使用，另一部分則是即時(shí)通訊的使用，因?yàn)檫@些對(duì)于組織架構(gòu)來(lái)說(shuō)不是重點(diǎn)，所以不再過(guò)多描述。

寫在最后：這一篇博客除了講組織架構(gòu)之外，也講了很多OA方面點(diǎn)，尤其是里面關(guān)于OA產(chǎn)品層面迭代的思考，值得每一個(gè)產(chǎn)品經(jīng)理思考。從我個(gè)人來(lái)說(shuō)，如何做出有價(jià)值的產(chǎn)品，如何在產(chǎn)品設(shè)計(jì)中不給別人添麻煩，是我需要不斷警醒和思考的！

本文由 @暴躁P(guān)M棠九九 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載。

題圖來(lái)自 Pexels，基于CC0協(xié)議。