發(fā)文辦理指單位內(nèi)部在制發(fā)公文時(shí)，所進(jìn)行的擬制、審定、簽署、發(fā)出等活動(dòng)過程。
（一）擬制
1. 擬稿
擬稿是指按不同意圖起草公文，分為準(zhǔn)備階段、寫作階段和修改階段。這是發(fā)文辦理過程的起點(diǎn)。
2. 會(huì)商
會(huì)商是指，文書內(nèi)容涉及有關(guān)單位的職權(quán)范圍，需征得其同意和配合時(shí)所進(jìn)行的協(xié)商活動(dòng)。會(huì)商應(yīng)由發(fā)文單位主動(dòng)組織并及時(shí)通知協(xié)商的對(duì)象，做到不遺漏，可采取“跑會(huì)（商）”“函會(huì)（商）”召集會(huì)議協(xié)商等多種方式集中意見。如未就有關(guān)問題取得一致的意見，應(yīng)向上級(jí)單位及時(shí)反映，請(qǐng)上級(jí)單位協(xié)調(diào)，不得擅自對(duì)外行文。
3. 審核
審核又稱核稿，指對(duì)擬辦好的文稿進(jìn)行全面審核與修正。需要發(fā)文單位審議的重要公文文稿，審議前由發(fā)文單位辦公廳（室）進(jìn)行初審。
主要審核以下幾方面內(nèi)容 ：
（1）從控制發(fā)文的角度看，發(fā)文理由是否充分，是否必須發(fā)文。
（2）從行文方向的角度看，發(fā)文名義是否恰當(dāng)，檢查文種是否正確，檢查有無多頭主送、濫抄濫報(bào)、隨意越級(jí)行文等現(xiàn)象。
（3）從文稿內(nèi)容看，是否符合法律法規(guī)和相關(guān)路線方針政策，是否完整準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接，以及所提的措施辦法是否切實(shí)可行。
（4）從語言表述看，是否標(biāo)準(zhǔn)、簡(jiǎn)明、得體，邏輯是否合理，語法是否規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)是否正確，人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文是否準(zhǔn)確。
（5）從文件格式、體例看，行文是否正確、規(guī)范，結(jié)構(gòu)是否齊全完整，層次是否清楚，詳略是否得當(dāng)。
（6）從發(fā)文職權(quán)看，是否經(jīng)過會(huì)商或履行了必要的討論和審批程序。經(jīng)審核，符合發(fā)文條件但內(nèi)容需進(jìn)一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報(bào)送 ；不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草單位并說明理由。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，可提出原則性修改意見交由撰稿人去修改，也可經(jīng)討論，先對(duì)原稿做具體修改，然后返回作者征求意見。文書辦理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或制發(fā)文件單位的領(lǐng)導(dǎo)人也可以直接修改。
4. 簽發(fā)
簽發(fā)指的是發(fā)文單位的領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)經(jīng)過發(fā)文審核的文稿進(jìn)行最后的審定并簽署印發(fā)。
簽發(fā)人由于簽發(fā)文書內(nèi)容的不同而不同。比如 ：以單位名義制發(fā)的公文，則由單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā) ；以單位內(nèi)設(shè)部門名義發(fā)文時(shí)，由該部門領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā) ；會(huì)議決議、會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議主持人簽發(fā) ；等等。
重要公文和上行文由單位主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，而黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文，由授權(quán)單位主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。不論是哪種形式的簽發(fā)都具有嚴(yán)肅性和權(quán)威性，它是責(zé)任人依法行使職權(quán)的表現(xiàn)。
根據(jù)簽發(fā)人的身份、地位及工作程序的不同，簽發(fā)可分為 ：
（1）正簽。簽發(fā)人在法定權(quán)限內(nèi)簽發(fā)文件。
（2）代簽。根據(jù)授權(quán)代替其他人簽發(fā)文件。
（3）核簽。又稱加簽，指上級(jí)負(fù)責(zé)人簽發(fā)下級(jí)單位的重要文件。
（4）會(huì)簽。兩個(gè)或兩個(gè)以上單位聯(lián)合行文時(shí)，在會(huì)商的基礎(chǔ)上由所有連署單位負(fù)責(zé)人履行簽發(fā)手續(xù)，不能有遺漏。
（二）注發(fā)
注發(fā)是指，定稿形成后批注制發(fā)要求，包括標(biāo)注文件的發(fā)授范圍、閱讀范圍、緊急程度、秘密等級(jí)、發(fā)出時(shí)限、發(fā)送方式、發(fā)文字號(hào)及版式設(shè)計(jì)等，其作用是使簽發(fā)意見進(jìn)一步具體化。
（三）校對(duì)
校對(duì)就是，以定稿為基準(zhǔn)，對(duì)清樣或謄寫的文件里的文字、標(biāo)點(diǎn)、格式、編排等進(jìn)行全面核對(duì)檢查，糾正錯(cuò)漏。
（四）繕印
繕印就是，將經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿制作成書面文件的工作，包括繕寫和印刷。對(duì)付印前的文稿，要審查簽發(fā)手續(xù) ；對(duì)繕印完畢的公文，要認(rèn)真復(fù)核。除會(huì)議紀(jì)要外，公文都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。以哪個(gè)單位的名義發(fā)布公文，就要加蓋哪個(gè)單位的印章 ；以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)出的公文，則由領(lǐng)導(dǎo)人親筆簽署或用簽字章。這是公文生效的憑證和標(biāo)志。用印要履行批準(zhǔn)手續(xù)，并做好記錄。印記須清晰、端正，要騎年壓月，即上不壓正文，下壓日期，年、月在印章中間。
（五）登記
登記是指，公文分發(fā)傳遞前所進(jìn)行的發(fā)文項(xiàng)目的登錄工作，內(nèi)容包括標(biāo)題、文號(hào)、擬稿單位、審核人、簽發(fā)人、成文時(shí)間、印刷時(shí)間、發(fā)放范圍、閱讀范圍和級(jí)別、密級(jí)和緩急程度、印制份數(shù)、發(fā)送方式等，以保證公文傳遞的及時(shí)準(zhǔn)確，也為日后統(tǒng)計(jì)查考做好備案。
（六）核發(fā)
核發(fā)是指，公文印制完畢，對(duì)文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分裝發(fā)出的工作。
第一，要清點(diǎn)核對(duì)公文印數(shù)，正確填寫封套封面，對(duì)公文分揀裝封。有密級(jí)的或急件，要加蓋專用印戳。
第二，將已封裝的公文通過特定的方式傳遞給受文者。一般文件可通過交換郵寄等方式發(fā)出 ；涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、城市機(jī)要文件交換站或者收發(fā)件單位機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞，通過密碼電報(bào)或者符合國(guó)家保密規(guī)定的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。
（七）歸檔
將印制的公文正本一式兩份或三份，連同有關(guān)負(fù)責(zé)人簽署的定稿及有價(jià)值的修改稿一起立卷存檔。
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