什么是項(xiàng)目管理辦公室，項(xiàng)目管理辦公室（PMO:Project Management Office）是一個(gè)部門或一組人員，主要是在組織內(nèi)定義和維護(hù)項(xiàng)目管理相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。作為項(xiàng)目管理辦公室的工作延伸，在組織中更重要的是負(fù)責(zé)落實(shí)和實(shí)施其管轄范圍內(nèi)的項(xiàng)目。
一個(gè)組織中如果有項(xiàng)目管理辦公室這么一個(gè)組織架構(gòu)，其實(shí)有很多好處，主要有以下三點(diǎn)：
項(xiàng)目管理辦公室最顯著的優(yōu)勢之一就是他們能夠創(chuàng)建和實(shí)施統(tǒng)一的流程和體系。一個(gè)組織或公司成功的原因有很多，可能是出現(xiàn)了一個(gè)偉大的產(chǎn)品，或者有偉大的銷售人員，或者不斷的保持創(chuàng)新或其它因素。
當(dāng)一個(gè)公司處于高速發(fā)展的時(shí)期，不論做出什么樣的決定都是正確的，這在理論上來看是非常正確的。
但是不是每一家公司都能不斷的維持高速增長，當(dāng)發(fā)展到一定的程度時(shí)，必然需要放慢腳步，有條不紊地分析每一個(gè)可能的解決方案來做出一個(gè)決定，更多的時(shí)候需要面對不協(xié)調(diào)和不確定性的問題。
這個(gè)時(shí)候，通過項(xiàng)目管理辦公室來確定開展工作的系統(tǒng)化的流程方式，擺脫前期無序的混亂境地，填補(bǔ)任何可能沒有注意到的缺失的空白。
一旦項(xiàng)目管理辦公室在組織中正式實(shí)施，另一個(gè)好處就是在一個(gè)正確的位置上進(jìn)行客觀而真實(shí)的評估。
這是什么意思？如果項(xiàng)目管理辦公室的職能設(shè)置正確，那么會(huì)對項(xiàng)目的狀態(tài)進(jìn)行分析和評估，這沒有什么可以隱瞞或掩蓋的，如果是某一個(gè)部門在單獨(dú)運(yùn)作項(xiàng)目，那么，從部門的利益角度出發(fā)，可能不太會(huì)客觀真實(shí)的報(bào)告事情的真實(shí)狀態(tài)。
這里不是說部門會(huì)有意進(jìn)行隱瞞，但是他們會(huì)有選擇性的提供他們認(rèn)為有利的方面進(jìn)行項(xiàng)目狀態(tài)的匯報(bào)，而那些潛在的風(fēng)險(xiǎn)往往會(huì)被忽略掉，一旦出現(xiàn)緊急情況，那么這個(gè)項(xiàng)目可能永遠(yuǎn)都不會(huì)完成，或者讓項(xiàng)目出現(xiàn)終止。
項(xiàng)目管理辦公室獨(dú)立于所有的部門之外，通過對所有的項(xiàng)目進(jìn)行可預(yù)見性的評估，比如在交付進(jìn)度延遲或者截止日期不完整時(shí)，會(huì)提前做出項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告，將其作為項(xiàng)目中的潛在風(fēng)險(xiǎn)，這可以讓公司的高層在能力范圍內(nèi)做一些事情從而不至于讓整個(gè)項(xiàng)目最終可能會(huì)出現(xiàn)失控狀態(tài)。
項(xiàng)目管理辦公室還可以減少或消除重復(fù)性的工作，避免資源浪費(fèi)。如果沒有一個(gè)統(tǒng)一的組織來匯總公司內(nèi)部的活動(dòng)，那么類似的項(xiàng)目或計(jì)劃可能在沒有獲取必要的信息之前就會(huì)同時(shí)進(jìn)行。
很多項(xiàng)目中，往往需要一個(gè)解決方案來處理問題，但正在開發(fā)解決方案的人員可能并不知道其他的項(xiàng)目或者歷史項(xiàng)目已經(jīng)有了相關(guān)的解決方案。
項(xiàng)目管理辦公室可以通過資源共享，知識宣傳或者在線網(wǎng)站的方式來協(xié)調(diào)各個(gè)部門之間的工作，一次性的完成工作，阻止重復(fù)性工作這種情況的出現(xiàn)。
這種將所有的項(xiàng)目集中進(jìn)行管理的方式，隨著項(xiàng)目數(shù)量的增加會(huì)顯得越來越經(jīng)濟(jì)，最終給組織帶來恩多潛在的效益。
并非所有的公司都需要項(xiàng)目管理辦公室，那什么時(shí)候是搭建項(xiàng)目管理辦公室這個(gè)組織架構(gòu)的最佳時(shí)機(jī)呢？特別是在公司不會(huì)再有特別大規(guī)模的收入增長的時(shí)候，那下面這三種跡象可以作為參考，表明是啟動(dòng)的時(shí)候了：
就像前面所說的，一個(gè)處于高速發(fā)展的公司可能不需要成立項(xiàng)目管理辦公室，但當(dāng)發(fā)展到一定程度的時(shí)候，組織或公司必然會(huì)面臨瓶頸。這個(gè)時(shí)候，收入變慢，成本增加，不斷的出現(xiàn)返工的現(xiàn)象，組織中前期很多忽略的問題在管理不善的情況下就會(huì)不斷的涌現(xiàn)出來。此時(shí)，就需要去考慮成立項(xiàng)目管理辦公室，建立規(guī)則和流程，形成適合公司發(fā)展的管理體系。
很多時(shí)候，你作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理可能會(huì)再次完成某種特定類型的項(xiàng)目，但是每次做項(xiàng)目都感覺需要重新開始一樣。
人們往往會(huì)被同一塊石頭絆倒，會(huì)被必要的問題問倒，或者重復(fù)出現(xiàn)同一個(gè)錯(cuò)誤導(dǎo)致項(xiàng)目失敗，這個(gè)時(shí)候，就應(yīng)該考慮設(shè)立項(xiàng)目管理辦公室的時(shí)候了，通過項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)和過程知識的集中共享，避免出現(xiàn)重復(fù)的問題出現(xiàn)，減少組織運(yùn)營成本，提升效率。
組織中，每個(gè)人都會(huì)有自己的角色和定位，因此往往會(huì)考慮到自己或者所在部門的短期利益，但是沒有人知道如何將所有的部門之間每個(gè)人聯(lián)系到一起，而這真是開始產(chǎn)生問題的源頭。
從一個(gè)部門傳遞到下一個(gè)部門的可交付成果可能無法以正確的方式進(jìn)行配置，或者雙方缺少在一起進(jìn)行商定達(dá)成統(tǒng)一的關(guān)鍵要素，那么現(xiàn)在可能是需要項(xiàng)目管理辦公室出馬的時(shí)候了。
項(xiàng)目管理辦公室的原則可以適用于任何規(guī)模的公司，只是在某些情況下，可能公司的規(guī)模達(dá)不到從而導(dǎo)致項(xiàng)目管理辦公室無法進(jìn)行獨(dú)立的運(yùn)作。
因此，如果一個(gè)公司一旦達(dá)到一定的規(guī)模，還是盡可能的配置好項(xiàng)目管理辦公室，從而創(chuàng)建成功運(yùn)行項(xiàng)目所需要的流程和體系，推動(dòng)組織或公司的不斷發(fā)展。
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