轉(zhuǎn)眼到了年底，我跟進(jìn)的項(xiàng)目也到了收尾階段。之前陸陸續(xù)續(xù)給大家分享了入職新公司后，使用新引進(jìn)的項(xiàng)目管理軟件做項(xiàng)目的一些體會和心得，其中一些比較高效便捷的技巧和功能模塊也引起了大家的興趣。
最近剛好臨近項(xiàng)目尾聲，也給大家接著分享下項(xiàng)目收尾的一些重點(diǎn)以及如何使用專業(yè)的項(xiàng)目管理軟件，更便捷地完成項(xiàng)目收尾。
1.項(xiàng)目收尾過程組的核心關(guān)注點(diǎn)
收尾過程組是：正式完成或關(guān)閉項(xiàng)目、階段或合同而開展的過程。
本過程的主要作用是，存檔項(xiàng)目或階段信息，完成計(jì)劃的工作，釋放組織資源以展開新的工作；要確保恰當(dāng)?shù)仃P(guān)閉階段、項(xiàng)目和合同。
那么收尾過程中需要著重關(guān)注以下幾個(gè)重點(diǎn)：
1.1順利驗(yàn)收、移交成果
需要把項(xiàng)目可交付成果以及對其的照管責(zé)任移交給指定的相關(guān)方，如發(fā)起人或客戶。這件工作往往與最終驗(yàn)收同時(shí)開展。
為了確保這一過程的順利，可以梳理里程碑各階段的審批情況、確保項(xiàng)目過程的質(zhì)量；其次是梳理各個(gè)關(guān)鍵交付物的評審情況，確保整體交付物的良好質(zhì)量。
1.2進(jìn)行績效評價(jià)
績效評價(jià)可以在收集各主要相關(guān)方對項(xiàng)目的反饋意見后進(jìn)行?？梢葬槍蛻舻臐M意度進(jìn)行項(xiàng)目績效評價(jià)，以及對項(xiàng)目組成員進(jìn)行績效評價(jià)。一方面審查項(xiàng)目目標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)，另一方面可以對項(xiàng)目組成員出色的工作，給予肯定，方便下次合作。
1.3進(jìn)行項(xiàng)目總結(jié)，形成過程資產(chǎn)
這里需要整理好項(xiàng)目資料，開展項(xiàng)目后評價(jià)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為組織和以后項(xiàng)目提出改進(jìn)建議。同時(shí)需要更新、形成組織過程資產(chǎn)，以便供后續(xù)項(xiàng)目借鑒使用。
1.4.跟進(jìn)合同的回款
項(xiàng)目交付完成后，協(xié)助商務(wù)催款也是項(xiàng)目經(jīng)理必備的一項(xiàng)技能，需要持續(xù)跟進(jìn)合同的尾款是否支付。
1.5復(fù)盤會議
除了以上四點(diǎn)，還剩最重要的一點(diǎn)就是根據(jù)項(xiàng)目總結(jié)，召開復(fù)盤會議；旨在分享項(xiàng)目知識，進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流。通過有效復(fù)盤，去發(fā)現(xiàn)問題，分析問題，從而積累成功和失敗的經(jīng)驗(yàn)，為接下來的決策和工作提供有價(jià)值的參考，以及實(shí)際可行的解決方案。
以上的五點(diǎn)不僅是項(xiàng)目收尾過程組的重點(diǎn)，同樣也是難點(diǎn)。之前做項(xiàng)目時(shí)難免會因?yàn)檎頂?shù)據(jù)及資料手忙腳亂，畢竟咱項(xiàng)目經(jīng)理的項(xiàng)目都是接踵而來的。但現(xiàn)在借助專業(yè)的項(xiàng)目管理軟件進(jìn)行收尾，高效輕松許多，下面展開詳細(xì)的分享。
2.借助工具輕松完成項(xiàng)目收尾
2.1質(zhì)量全程管控，驗(yàn)收輕松
以前進(jìn)行項(xiàng)目的收尾時(shí)，反復(fù)確認(rèn)交付物的質(zhì)量就是一件讓人頭疼的事情，尤其是一些大型項(xiàng)目，涉及到的任務(wù)及交付物多時(shí)，更為復(fù)雜。
在借助易趨項(xiàng)目管理系統(tǒng)后，對于質(zhì)量的管理流程更加規(guī)范了，只要按照里程碑計(jì)劃循序漸近完成，后續(xù)的交付物質(zhì)量就有保障。易趨系統(tǒng)的里程碑計(jì)劃可以對各個(gè)階段設(shè)置審批流程，通過后才能進(jìn)入下一個(gè)階段。
（易趨里程碑計(jì)劃視圖）
而對于各個(gè)階段所涉及的交付物，可以設(shè)置評審流程，同樣是質(zhì)量過關(guān)才能進(jìn)行后續(xù)有依賴關(guān)系的任務(wù)。系統(tǒng)也有單獨(dú)的交付物管理模塊，便于項(xiàng)目經(jīng)理跟蹤、確認(rèn)其質(zhì)量。
（易趨質(zhì)量檢查視圖）
2.2項(xiàng)目報(bào)告自動生成，總結(jié)不用愁
項(xiàng)目總結(jié)的關(guān)鍵在于項(xiàng)目全面運(yùn)營數(shù)據(jù)的收集以及分析。這是一項(xiàng)非常耗費(fèi)時(shí)間成本的工作，經(jīng)常加班會整理數(shù)據(jù)，而且還有遺漏、錯(cuò)誤的情況發(fā)生。
借助易趨系統(tǒng)開展項(xiàng)目后，系統(tǒng)會抓取項(xiàng)目運(yùn)營的各項(xiàng)數(shù)據(jù)并進(jìn)行分析，自動生成多維度的項(xiàng)目報(bào)表。包含項(xiàng)目的各項(xiàng)關(guān)鍵指標(biāo)，任務(wù)、成本、風(fēng)險(xiǎn)、問題、工時(shí)、費(fèi)用；會以各種可視化圖表展示，同時(shí)支持導(dǎo)出為PDF，項(xiàng)目總結(jié)一下子就輕松了。日常的項(xiàng)目小結(jié)也可以在系統(tǒng)查看項(xiàng)目周報(bào)、月報(bào)等數(shù)據(jù)。
（易趨項(xiàng)目報(bào)表視圖）
2.3企業(yè)知識庫的建立，持續(xù)形成過程資產(chǎn)
項(xiàng)目完結(jié)后，一些成功可借鑒的項(xiàng)目資料可以在下次項(xiàng)目管理時(shí)直接使用，形成企業(yè)的項(xiàng)目過程資產(chǎn)，而如何存放以及后續(xù)的使用提取，這就成為了一個(gè)問題。
借助易趨系統(tǒng)，可以幫助企業(yè)建立知識庫，它是一個(gè)扁平化的知識管理平臺，用于存放和分享各種知識體系文件和公共文檔，提供嚴(yán)格的權(quán)限控制，適用于企業(yè)知識管理。
支持不同類型的知識，包括文檔、URL地址、系統(tǒng)內(nèi)對象鏈接；支持多空間管理，全文檢索，目錄分級，目錄分權(quán)管理，信息安全控制，支持多種格式。
（易趨公共知識庫視圖）
2.4里程碑計(jì)劃關(guān)聯(lián)合同，回款進(jìn)度一目了然
項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常身兼數(shù)職，除了推動項(xiàng)目的開展，還要協(xié)助商務(wù)催款。之前公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)是獨(dú)立的，每次想跟進(jìn)一下回款進(jìn)度，都要問下相關(guān)的財(cái)務(wù)人員，特別不方便。
借助易趨系統(tǒng)后，合同可以與項(xiàng)目關(guān)聯(lián)，在里程碑計(jì)劃就能查詢到相關(guān)的付款/收款計(jì)劃。可以一鍵查詢到合同詳細(xì)信息以及回款的進(jìn)度，整體的工作更加高效。
（易趨管理階段—付款/收款計(jì)劃視圖）
2.5績效評價(jià)透明、公正
項(xiàng)目交付后，還需要進(jìn)行相關(guān)的績效評定，包括項(xiàng)目績效評定以及項(xiàng)目成員績效評定。一方面是審查項(xiàng)目目標(biāo)及戰(zhàn)略目標(biāo)是否達(dá)成，另一方面起到激勵團(tuán)隊(duì)成員的作用。
借助易趨項(xiàng)目計(jì)分卡模塊，支持項(xiàng)目及項(xiàng)目組成員的績效考核，考核維度可以根據(jù)項(xiàng)目具體情況來設(shè)定，也支持從系統(tǒng)模塊庫導(dǎo)入相關(guān)模板使用?？己肆鞒套龅搅送该?、公平以及公正，對于戰(zhàn)略目標(biāo)的達(dá)成以及團(tuán)隊(duì)的管理都能起到很好的輔助作用。
（易趨項(xiàng)目計(jì)分卡視圖）
3.總結(jié)
日常經(jīng)常會遇到手頭多個(gè)項(xiàng)目并行的情況，各個(gè)項(xiàng)目的監(jiān)控管理就是一個(gè)大難題。尤其是碰到手頭項(xiàng)目著急收尾、另一個(gè)項(xiàng)目又要開始時(shí)，整體數(shù)據(jù)的收集、分析就成了項(xiàng)目收尾總結(jié)的大麻煩，更不用說還要進(jìn)行績效考核和復(fù)盤。這次借助工具進(jìn)行管理，讓我多了很多時(shí)間進(jìn)行項(xiàng)目收尾過程組的重點(diǎn)梳理，整體運(yùn)營數(shù)據(jù)的分析也更加科學(xué)準(zhǔn)確，是一次不錯(cuò)的嘗試和體驗(yàn)。
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