轉眼到了年底，我跟進的項目也到了收尾階段。之前陸陸續(xù)續(xù)給大家分享了入職新公司后，使用新引進的項目管理軟件做項目的一些體會和心得，其中一些比較高效便捷的技巧和功能模塊也引起了大家的興趣。
最近剛好臨近項目尾聲，也給大家接著分享下項目收尾的一些重點以及如何使用專業(yè)的項目管理軟件，更便捷地完成項目收尾。
1.項目收尾過程組的核心關注點
收尾過程組是：正式完成或關閉項目、階段或合同而開展的過程。
本過程的主要作用是，存檔項目或階段信息，完成計劃的工作，釋放組織資源以展開新的工作；要確保恰當地關閉階段、項目和合同。
那么收尾過程中需要著重關注以下幾個重點：
1.1順利驗收、移交成果
需要把項目可交付成果以及對其的照管責任移交給指定的相關方，如發(fā)起人或客戶。這件工作往往與最終驗收同時開展。
為了確保這一過程的順利，可以梳理里程碑各階段的審批情況、確保項目過程的質量；其次是梳理各個關鍵交付物的評審情況，確保整體交付物的良好質量。
1.2進行績效評價
績效評價可以在收集各主要相關方對項目的反饋意見后進行。可以針對客戶的滿意度進行項目績效評價，以及對項目組成員進行績效評價。一方面審查項目目標是否實現，另一方面可以對項目組成員出色的工作，給予肯定，方便下次合作。
1.3進行項目總結，形成過程資產
這里需要整理好項目資料，開展項目后評價，總結經驗教訓，為組織和以后項目提出改進建議。同時需要更新、形成組織過程資產，以便供后續(xù)項目借鑒使用。
1.4.跟進合同的回款
項目交付完成后，協助商務催款也是項目經理必備的一項技能，需要持續(xù)跟進合同的尾款是否支付。
1.5復盤會議
除了以上四點，還剩最重要的一點就是根據項目總結，召開復盤會議；旨在分享項目知識，進行經驗交流。通過有效復盤，去發(fā)現問題，分析問題，從而積累成功和失敗的經驗，為接下來的決策和工作提供有價值的參考，以及實際可行的解決方案。
以上的五點不僅是項目收尾過程組的重點，同樣也是難點。之前做項目時難免會因為整理數據及資料手忙腳亂，畢竟咱項目經理的項目都是接踵而來的。但現在借助專業(yè)的項目管理軟件進行收尾，高效輕松許多，下面展開詳細的分享。
2.借助工具輕松完成項目收尾
2.1質量全程管控，驗收輕松
以前進行項目的收尾時，反復確認交付物的質量就是一件讓人頭疼的事情，尤其是一些大型項目，涉及到的任務及交付物多時，更為復雜。
在借助易趨項目管理系統后，對于質量的管理流程更加規(guī)范了，只要按照里程碑計劃循序漸近完成，后續(xù)的交付物質量就有保障。易趨系統的里程碑計劃可以對各個階段設置審批流程，通過后才能進入下一個階段。
（易趨里程碑計劃視圖）
而對于各個階段所涉及的交付物，可以設置評審流程，同樣是質量過關才能進行后續(xù)有依賴關系的任務。系統也有單獨的交付物管理模塊，便于項目經理跟蹤、確認其質量。
（易趨質量檢查視圖）
2.2項目報告自動生成，總結不用愁
項目總結的關鍵在于項目全面運營數據的收集以及分析。這是一項非常耗費時間成本的工作，經常加班會整理數據，而且還有遺漏、錯誤的情況發(fā)生。
借助易趨系統開展項目后，系統會抓取項目運營的各項數據并進行分析，自動生成多維度的項目報表。包含項目的各項關鍵指標，任務、成本、風險、問題、工時、費用；會以各種可視化圖表展示，同時支持導出為PDF，項目總結一下子就輕松了。日常的項目小結也可以在系統查看項目周報、月報等數據。
（易趨項目報表視圖）
2.3企業(yè)知識庫的建立，持續(xù)形成過程資產
項目完結后，一些成功可借鑒的項目資料可以在下次項目管理時直接使用，形成企業(yè)的項目過程資產，而如何存放以及后續(xù)的使用提取，這就成為了一個問題。
借助易趨系統，可以幫助企業(yè)建立知識庫，它是一個扁平化的知識管理平臺，用于存放和分享各種知識體系文件和公共文檔，提供嚴格的權限控制，適用于企業(yè)知識管理。
支持不同類型的知識，包括文檔、URL地址、系統內對象鏈接；支持多空間管理，全文檢索，目錄分級，目錄分權管理，信息安全控制，支持多種格式。
（易趨公共知識庫視圖）
2.4里程碑計劃關聯合同，回款進度一目了然
項目經理經常身兼數職，除了推動項目的開展，還要協助商務催款。之前公司財務系統是獨立的，每次想跟進一下回款進度，都要問下相關的財務人員，特別不方便。
借助易趨系統后，合同可以與項目關聯，在里程碑計劃就能查詢到相關的付款/收款計劃?？梢砸绘I查詢到合同詳細信息以及回款的進度，整體的工作更加高效。
（易趨管理階段—付款/收款計劃視圖）
2.5績效評價透明、公正
項目交付后，還需要進行相關的績效評定，包括項目績效評定以及項目成員績效評定。一方面是審查項目目標及戰(zhàn)略目標是否達成，另一方面起到激勵團隊成員的作用。
借助易趨項目計分卡模塊，支持項目及項目組成員的績效考核，考核維度可以根據項目具體情況來設定，也支持從系統模塊庫導入相關模板使用。考核流程做到了透明、公平以及公正，對于戰(zhàn)略目標的達成以及團隊的管理都能起到很好的輔助作用。
（易趨項目計分卡視圖）
3.總結
日常經常會遇到手頭多個項目并行的情況，各個項目的監(jiān)控管理就是一個大難題。尤其是碰到手頭項目著急收尾、另一個項目又要開始時，整體數據的收集、分析就成了項目收尾總結的大麻煩，更不用說還要進行績效考核和復盤。這次借助工具進行管理，讓我多了很多時間進行項目收尾過程組的重點梳理，整體運營數據的分析也更加科學準確，是一次不錯的嘗試和體驗。
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