在項(xiàng)目的規(guī)劃中，項(xiàng)目經(jīng)理必須了解并掌握一些關(guān)于項(xiàng)目的管理工具及方法。
01
甘特圖
甘特圖是以圖示的方式，顯示出項(xiàng)目的活動(dòng)順序、項(xiàng)目進(jìn)度及持續(xù)時(shí)間，它直觀地表明任務(wù)計(jì)劃在什么時(shí)候進(jìn)行，及實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃要求的對(duì)比。
甘特圖廣泛應(yīng)于項(xiàng)目管理。它可以幫項(xiàng)目經(jīng)理預(yù)測(cè)時(shí)間、成本、數(shù)量及質(zhì)量上的結(jié)果，還可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理考慮人力、日期等部分，可以非常直觀的看到任務(wù)的進(jìn)展情況等。
甘特圖的繪制步驟：
1.1■ 明確項(xiàng)目的各項(xiàng)活動(dòng)。包括項(xiàng)目名稱(chēng)、開(kāi)始時(shí)間、工期，任務(wù)類(lèi)型和依賴(lài)于哪一項(xiàng)任務(wù)。
1.2■ 將所有的項(xiàng)目按照開(kāi)始時(shí)間、工期標(biāo)注到甘特圖上。
1.3■ 確定項(xiàng)目活動(dòng)依賴(lài)關(guān)系。按照項(xiàng)目的類(lèi)型將項(xiàng)目聯(lián)系起來(lái)，并安排項(xiàng)目進(jìn)度。
1.4■ 計(jì)算單項(xiàng)活動(dòng)任務(wù)的工時(shí)量。
1.5■ 確定活動(dòng)任務(wù)的執(zhí)行人員及適時(shí)按需調(diào)整工時(shí)。
1.6■ 計(jì)算整個(gè)項(xiàng)目時(shí)間
02
WBS
WBS工作分解結(jié)構(gòu)是以可交付成果為導(dǎo)向?qū)?xiàng)目要素進(jìn)行分組，把項(xiàng)目可交付成果和項(xiàng)目工作分解成較小的、更易于管理的組成部分。幫助項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)有效地管理項(xiàng)目的工作。
WBS在項(xiàng)目管理過(guò)程中是制定進(jìn)度計(jì)劃、資源需求、成本預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃等的重要基礎(chǔ)。WBS同時(shí)也是控制項(xiàng)目變更的重要基礎(chǔ)。
WBS的分解可以采用以下三種方式進(jìn)行：
2.1■ 按產(chǎn)品的物理結(jié)構(gòu)分解。
2.2■ 按產(chǎn)品或項(xiàng)目的功能分解。
2.3■ 按照實(shí)施過(guò)程分解。
03
時(shí)間估算工具
估算項(xiàng)目及項(xiàng)目任務(wù)進(jìn)度時(shí)間，我們有以下幾種方法，分別是：
3.1. 類(lèi)比法。
a) 方法描述：以彼推己。使用相似活動(dòng)或項(xiàng)目的歷史數(shù)據(jù)來(lái)估算，綜合利用歷史信息和專(zhuān)家判斷。
b) 方法特點(diǎn)：粗略、快速、省錢(qián)。
3.2. 參數(shù)法
a) 方法描述：歷史數(shù)據(jù)、參數(shù)模型。依據(jù)歷史數(shù)據(jù)和項(xiàng)目參數(shù)來(lái)估算成本或持續(xù)時(shí)間。
b) 方法特點(diǎn)：中等準(zhǔn)確度。
3.3. 自下而上法
a) 方法描述：從底層工作包逐級(jí)向上匯總
b) 方法特點(diǎn)：準(zhǔn)確度最高，但耗時(shí)費(fèi)力
我們?cè)谝?guī)劃項(xiàng)目過(guò)程中，本著漸進(jìn)明細(xì)的原則，在項(xiàng)目的不同時(shí)期或不同階段，采用合適的項(xiàng)目估算工具，例如：
- 在項(xiàng)目前期，如啟動(dòng)階段，獲得的項(xiàng)目信息有限，且存在較多變數(shù)，不便耗費(fèi)人力物力進(jìn)行精確估算；此時(shí)可以采用“類(lèi)比估算”對(duì)整體項(xiàng)目進(jìn)行估算；
- 進(jìn)入規(guī)劃階段，可用的細(xì)節(jié)增多，且技術(shù)、設(shè)計(jì)方案逐步明確，可以通過(guò)“參數(shù)法”對(duì)具體類(lèi)型的任務(wù)活動(dòng)進(jìn)行估算；
- 當(dāng)我們的工作已經(jīng)被分解至2周所有的工作包層級(jí)，信息已經(jīng)足夠支持準(zhǔn)確預(yù)測(cè)時(shí)間和成本，此時(shí)就可以選擇“自下而上估算”。
04
職責(zé)矩陣
職責(zé)矩陣可以將項(xiàng)目的每項(xiàng)任務(wù)責(zé)任到人。一般矩陣縱列列出項(xiàng)目中的各項(xiàng)細(xì)節(jié)任務(wù)，橫排寫(xiě)出項(xiàng)目相關(guān)人員名稱(chēng)，在其交叉格內(nèi)標(biāo)明每個(gè)人員的角色，強(qiáng)調(diào)每一項(xiàng)工作具體由誰(shuí)負(fù)責(zé)。職責(zé)矩陣是項(xiàng)目管理中一個(gè)十分重要的工具，制定責(zé)任矩陣的主要作用是將工作分配給每一個(gè)成員后，通過(guò)職責(zé)矩陣可以清楚地看出項(xiàng)目執(zhí)行組織各部門(mén)或個(gè)人之間的角色、職責(zé)和相互關(guān)系，避免責(zé)任不清。
編制職責(zé)矩陣的步驟如下：
4.1■ 列出需要完成的項(xiàng)目任務(wù)。
4.2■ 列出參與項(xiàng)目管理以及負(fù)責(zé)執(zhí)行項(xiàng)目任務(wù)的個(gè)人或職能部門(mén)名稱(chēng)。
4.3■ 以工作任務(wù)為行，以執(zhí)行工作任務(wù)的個(gè)人或部門(mén)為列，畫(huà)出相互關(guān)系矩陣圖。
4.4■ 在矩陣圖的行與列交叉窗口里，用字母、符號(hào)或數(shù)字顯示任務(wù)與執(zhí)行者的責(zé)任關(guān)系。
4.5■ 檢查各部門(mén)的人員任務(wù)分配是否均衡。有分配不當(dāng)?shù)那闆r，可以做進(jìn)一步的調(diào)整和優(yōu)化。
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