在項目的規(guī)劃中，項目經(jīng)理必須了解并掌握一些關(guān)于項目的管理工具及方法。
01
甘特圖
甘特圖是以圖示的方式，顯示出項目的活動順序、項目進(jìn)度及持續(xù)時間，它直觀地表明任務(wù)計劃在什么時候進(jìn)行，及實際進(jìn)展與計劃要求的對比。
甘特圖廣泛應(yīng)于項目管理。它可以幫項目經(jīng)理預(yù)測時間、成本、數(shù)量及質(zhì)量上的結(jié)果，還可以幫助項目經(jīng)理考慮人力、日期等部分，可以非常直觀的看到任務(wù)的進(jìn)展情況等。
甘特圖的繪制步驟：
1.1■ 明確項目的各項活動。包括項目名稱、開始時間、工期，任務(wù)類型和依賴于哪一項任務(wù)。
1.2■ 將所有的項目按照開始時間、工期標(biāo)注到甘特圖上。
1.3■ 確定項目活動依賴關(guān)系。按照項目的類型將項目聯(lián)系起來，并安排項目進(jìn)度。
1.4■ 計算單項活動任務(wù)的工時量。
1.5■ 確定活動任務(wù)的執(zhí)行人員及適時按需調(diào)整工時。
1.6■ 計算整個項目時間
02
WBS
WBS工作分解結(jié)構(gòu)是以可交付成果為導(dǎo)向?qū)椖恳剡M(jìn)行分組，把項目可交付成果和項目工作分解成較小的、更易于管理的組成部分。幫助項目經(jīng)理和項目團(tuán)隊有效地管理項目的工作。
WBS在項目管理過程中是制定進(jìn)度計劃、資源需求、成本預(yù)算、風(fēng)險管理計劃和采購計劃等的重要基礎(chǔ)。WBS同時也是控制項目變更的重要基礎(chǔ)。
WBS的分解可以采用以下三種方式進(jìn)行：
2.1■ 按產(chǎn)品的物理結(jié)構(gòu)分解。
2.2■ 按產(chǎn)品或項目的功能分解。
2.3■ 按照實施過程分解。
03
時間估算工具
估算項目及項目任務(wù)進(jìn)度時間，我們有以下幾種方法，分別是：
3.1. 類比法。
a) 方法描述：以彼推己。使用相似活動或項目的歷史數(shù)據(jù)來估算，綜合利用歷史信息和專家判斷。
b) 方法特點：粗略、快速、省錢。
3.2. 參數(shù)法
a) 方法描述：歷史數(shù)據(jù)、參數(shù)模型。依據(jù)歷史數(shù)據(jù)和項目參數(shù)來估算成本或持續(xù)時間。
b) 方法特點：中等準(zhǔn)確度。
3.3. 自下而上法
a) 方法描述：從底層工作包逐級向上匯總
b) 方法特點：準(zhǔn)確度最高，但耗時費力
我們在規(guī)劃項目過程中，本著漸進(jìn)明細(xì)的原則，在項目的不同時期或不同階段，采用合適的項目估算工具，例如：
- 在項目前期，如啟動階段，獲得的項目信息有限，且存在較多變數(shù)，不便耗費人力物力進(jìn)行精確估算；此時可以采用“類比估算”對整體項目進(jìn)行估算；
- 進(jìn)入規(guī)劃階段，可用的細(xì)節(jié)增多，且技術(shù)、設(shè)計方案逐步明確，可以通過“參數(shù)法”對具體類型的任務(wù)活動進(jìn)行估算；
- 當(dāng)我們的工作已經(jīng)被分解至2周所有的工作包層級，信息已經(jīng)足夠支持準(zhǔn)確預(yù)測時間和成本，此時就可以選擇“自下而上估算”。
04
職責(zé)矩陣
職責(zé)矩陣可以將項目的每項任務(wù)責(zé)任到人。一般矩陣縱列列出項目中的各項細(xì)節(jié)任務(wù)，橫排寫出項目相關(guān)人員名稱，在其交叉格內(nèi)標(biāo)明每個人員的角色，強(qiáng)調(diào)每一項工作具體由誰負(fù)責(zé)。職責(zé)矩陣是項目管理中一個十分重要的工具，制定責(zé)任矩陣的主要作用是將工作分配給每一個成員后，通過職責(zé)矩陣可以清楚地看出項目執(zhí)行組織各部門或個人之間的角色、職責(zé)和相互關(guān)系，避免責(zé)任不清。
編制職責(zé)矩陣的步驟如下：
4.1■ 列出需要完成的項目任務(wù)。
4.2■ 列出參與項目管理以及負(fù)責(zé)執(zhí)行項目任務(wù)的個人或職能部門名稱。
4.3■ 以工作任務(wù)為行，以執(zhí)行工作任務(wù)的個人或部門為列，畫出相互關(guān)系矩陣圖。
4.4■ 在矩陣圖的行與列交叉窗口里，用字母、符號或數(shù)字顯示任務(wù)與執(zhí)行者的責(zé)任關(guān)系。
4.5■ 檢查各部門的人員任務(wù)分配是否均衡。有分配不當(dāng)?shù)那闆r，可以做進(jìn)一步的調(diào)整和優(yōu)化。
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