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常用的項(xiàng)目管理工具分享,項(xiàng)目經(jīng)理請(qǐng)收藏(項(xiàng)目經(jīng)理 工具)

在項(xiàng)目的規(guī)劃中,項(xiàng)目經(jīng)理必須了解并掌握一些關(guān)于項(xiàng)目的管理工具及方法。

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01

甘特圖

甘特圖是以圖示的方式,顯示出項(xiàng)目的活動(dòng)順序、項(xiàng)目進(jìn)度及持續(xù)時(shí)間,它直觀地表明任務(wù)計(jì)劃在什么時(shí)候進(jìn)行,及實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃要求的對(duì)比。

甘特圖廣泛應(yīng)于項(xiàng)目管理。它可以幫項(xiàng)目經(jīng)理預(yù)測(cè)時(shí)間、成本、數(shù)量及質(zhì)量上的結(jié)果,還可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理考慮人力、日期等部分,可以非常直觀的看到任務(wù)的進(jìn)展情況等。

甘特圖的繪制步驟:

1.1 明確項(xiàng)目的各項(xiàng)活動(dòng)。包括項(xiàng)目名稱、開(kāi)始時(shí)間、工期,任務(wù)類型和依賴于哪一項(xiàng)任務(wù)。

1.2 將所有的項(xiàng)目按照開(kāi)始時(shí)間、工期標(biāo)注到甘特圖上。

1.3 確定項(xiàng)目活動(dòng)依賴關(guān)系。按照項(xiàng)目的類型將項(xiàng)目聯(lián)系起來(lái),并安排項(xiàng)目進(jìn)度。

1.4 計(jì)算單項(xiàng)活動(dòng)任務(wù)的工時(shí)量。

1.5 確定活動(dòng)任務(wù)的執(zhí)行人員及適時(shí)按需調(diào)整工時(shí)。

1.6 計(jì)算整個(gè)項(xiàng)目時(shí)間

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02

WBS

WBS工作分解結(jié)構(gòu)是以可交付成果為導(dǎo)向?qū)?xiàng)目要素進(jìn)行分組,把項(xiàng)目可交付成果和項(xiàng)目工作分解成較小的、更易于管理的組成部分。幫助項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)有效地管理項(xiàng)目的工作。

WBS在項(xiàng)目管理過(guò)程中是制定進(jìn)度計(jì)劃、資源需求、成本預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃等的重要基礎(chǔ)。WBS同時(shí)也是控制項(xiàng)目變更的重要基礎(chǔ)。

WBS的分解可以采用以下三種方式進(jìn)行:

2.1■ 按產(chǎn)品的物理結(jié)構(gòu)分解。

2.2■ 按產(chǎn)品或項(xiàng)目的功能分解。

2.3■ 按照實(shí)施過(guò)程分解。

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03

時(shí)間估算工具

估算項(xiàng)目及項(xiàng)目任務(wù)進(jìn)度時(shí)間,我們有以下幾種方法,分別是:

3.1. 類比法。

a) 方法描述:以彼推己。使用相似活動(dòng)或項(xiàng)目的歷史數(shù)據(jù)來(lái)估算,綜合利用歷史信息和專家判斷。

b) 方法特點(diǎn):粗略、快速、省錢。

3.2. 參數(shù)法

a) 方法描述:歷史數(shù)據(jù)、參數(shù)模型。依據(jù)歷史數(shù)據(jù)和項(xiàng)目參數(shù)來(lái)估算成本或持續(xù)時(shí)間。

b) 方法特點(diǎn):中等準(zhǔn)確度。

3.3. 自下而上法

a) 方法描述:從底層工作包逐級(jí)向上匯總

b) 方法特點(diǎn):準(zhǔn)確度最高,但耗時(shí)費(fèi)力

我們?cè)谝?guī)劃項(xiàng)目過(guò)程中,本著漸進(jìn)明細(xì)的原則,在項(xiàng)目的不同時(shí)期或不同階段,采用合適的項(xiàng)目估算工具,例如:

  • 在項(xiàng)目前期,如啟動(dòng)階段,獲得的項(xiàng)目信息有限,且存在較多變數(shù),不便耗費(fèi)人力物力進(jìn)行精確估算;此時(shí)可以采用“類比估算”對(duì)整體項(xiàng)目進(jìn)行估算;
  • 進(jìn)入規(guī)劃階段,可用的細(xì)節(jié)增多,且技術(shù)、設(shè)計(jì)方案逐步明確,可以通過(guò)“參數(shù)法”對(duì)具體類型的任務(wù)活動(dòng)進(jìn)行估算;
  • 當(dāng)我們的工作已經(jīng)被分解至2周所有的工作包層級(jí),信息已經(jīng)足夠支持準(zhǔn)確預(yù)測(cè)時(shí)間和成本,此時(shí)就可以選擇“自下而上估算”。

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04

職責(zé)矩陣

職責(zé)矩陣可以將項(xiàng)目的每項(xiàng)任務(wù)責(zé)任到人。一般矩陣縱列列出項(xiàng)目中的各項(xiàng)細(xì)節(jié)任務(wù),橫排寫(xiě)出項(xiàng)目相關(guān)人員名稱,在其交叉格內(nèi)標(biāo)明每個(gè)人員的角色,強(qiáng)調(diào)每一項(xiàng)工作具體由誰(shuí)負(fù)責(zé)。職責(zé)矩陣是項(xiàng)目管理中一個(gè)十分重要的工具,制定責(zé)任矩陣的主要作用是將工作分配給每一個(gè)成員后,通過(guò)職責(zé)矩陣可以清楚地看出項(xiàng)目執(zhí)行組織各部門(mén)或個(gè)人之間的角色、職責(zé)和相互關(guān)系,避免責(zé)任不清。

編制職責(zé)矩陣的步驟如下:

4.1■ 列出需要完成的項(xiàng)目任務(wù)。

4.2■ 列出參與項(xiàng)目管理以及負(fù)責(zé)執(zhí)行項(xiàng)目任務(wù)的個(gè)人或職能部門(mén)名稱。

4.3■ 以工作任務(wù)為行,以執(zhí)行工作任務(wù)的個(gè)人或部門(mén)為列,畫(huà)出相互關(guān)系矩陣圖。

4.4■ 在矩陣圖的行與列交叉窗口里,用字母、符號(hào)或數(shù)字顯示任務(wù)與執(zhí)行者的責(zé)任關(guān)系。

4.5■ 檢查各部門(mén)的人員任務(wù)分配是否均衡。有分配不當(dāng)?shù)那闆r,可以做進(jìn)一步的調(diào)整和優(yōu)化。

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