一個監(jiān)理單元我們可以稱之為監(jiān)理項目,監(jiān)理單元的管理,也應認為是項目管理,項目管理包括機構建設、人員管理、技術管理、財務管理等各個方面。本文結合自己的工作經(jīng)驗,談談對項目管理的一些認識與看法。
一、項目管理應以人員管理為核心
監(jiān)理任務的完成是監(jiān)理人員智力行為成果交付的過程,以監(jiān)理人員的知識、能力的發(fā)揮為成果的表現(xiàn)形式。影響監(jiān)理服務質(zhì)量的第一核心要素,就是人的要素,因此,監(jiān)理項目管理應以人員管理為核心,對于人員管理,可以從以下幾個方面開展:
1、注重組織建設、明確崗位職責
項目進場之初就應進行組織建設,確定項目部組成人員、依據(jù)合同及工作要求確定崗位及崗位職責,根據(jù)監(jiān)理人員的經(jīng)驗與能力確定每人的具體崗位,崗位確定了,其職責也就隨之明確了。崗位職責是指導監(jiān)理工作的基礎,如果不能清楚地了解自己的職責,工作就不能很好地完成。建立組織機構,明確監(jiān)理職責是項目負責人的首要任務之一。
項目人員的組成及崗位安排要考慮層次性。層次性應考慮經(jīng)驗、能力、年齡的要素,有經(jīng)驗的領導無經(jīng)驗的,能力強的領導能力弱的,也要考慮年齡因素,使工作易于配合。亳阜路第一駐地辦按合同要求設高級駐地1名,副高級駐地2名、試驗工程師4名、道路工程師2名、測量工程師2名、計量工程師1名。在項目部組成時,我們根據(jù)合同要求的崗位配置了各級監(jiān)理人員,但合同的這種配置要求,管理層次人員太多,而實際操作人員太少,在實際工作中我們進行了調(diào)整,兩名副高級駐地一名負責試驗工作,其下配置一名試驗工程師,其余人員均為試驗員,另一名高級駐地兼任道路工程師,原設定兩名道路工程師及其它監(jiān)理員均為道路監(jiān)理員,這樣減少了管理層次人員,增加了操作層人員,提高工作效果,并且有利于管理
2、培養(yǎng)有團隊精神的集體
要想發(fā)揮項目部的整體作用,建立團隊精神是非常關鍵的,這決定了一個項目工作質(zhì)量的優(yōu)劣,一個好的項目部肯定是一個團結一心的項目部,有一致的目標、有相同或相近的價值取向。在項目管理中,可以從以下幾個方面建立團隊精神。
⑴.宣傳企業(yè)文化,建立一致或相通的價值觀
在項目成立之初,通過召開全體人員會議,對公司的發(fā)展進行宣傳,增加監(jiān)理人員對公司的信心。在日常工作生活中,進行正確的引導,宣傳積極向上的精神,鼓勵所有監(jiān)理人員堅持不斷學習,提高業(yè)務能力。同時,加強職業(yè)道德教育,首先在思想上做到團結一致,除了開會貫徹之外,經(jīng)常同監(jiān)理人員交流、談心,加強他們的自我責任感、社會責任感,并正確認識監(jiān)理工作的公正性。
⑵.組織集體活動,增強監(jiān)理人員的互相了解,以利于工作的相互配合。在亳阜路項目,組織游泳、打球等集體活動,增強監(jiān)理人員之間的彼此了解。
⑶.在工作安排上,避免小團隊現(xiàn)象。駐地辦人員組成有三部分:原合徐北總監(jiān)辦、合徐北一組及新進人員,項目建立之初,有自動形成小團隊的傾向。對于這種現(xiàn)象,首先同兩位副高級駐地及時溝通,兩位副高級駐地在工作中、生活中注意在人員工作安排、組織活動方面,增強與其它監(jiān)理人員的廣泛交流與溝通。在工作安排上,交叉安排,在崗位設置上盡量分致潛在的小團體,增加各部分人員在工作中的合作機會,使駐地辦具有整體性。
⑷.對于駐地辦的內(nèi)部管理,做到大家決策。駐地辦在進場之初,制定了車輛管理、財務管理、差旅費標準等內(nèi)部管理制度,這些制度都經(jīng)過內(nèi)部討論,使每人都有表達自己意見的機會,一致通過后,再去執(zhí)行,使每位成員都有主人翁的意識。
⑸.每月制定監(jiān)理工作安排一覽表,并上墻公布,明確每月須開展的工作,由誰來完成,完成的時限等。監(jiān)理目標的明確,監(jiān)理任務的合理分配,有助于團隊精神的形成。
3、建立人才培養(yǎng)機制,鼓勵先進
每一個監(jiān)理項目,都是人才成長的搖籃。一個項目的完成,也鍛煉一批人、成長一批人,這樣公司才有發(fā)展的潛力,監(jiān)理項目才能越做越好。首先,項目部負責人應加強業(yè)務學習,起到帶頭作用;其次,有重點、有針對性地對一些素質(zhì)好、工作積極性高的監(jiān)理人員進行培養(yǎng),所謂培養(yǎng),就是讓其擔當較重要工作,有獨立工作機會,多參與監(jiān)理項目部的內(nèi)部事物,多與其交流,指導其業(yè)務與思想的進步。
二、項目管理應以技術管理為基礎
監(jiān)理工作提供的是技術服務,技術是工作開展的基礎,沒有技術基礎的項目部就相當于建立在流砂上的房層,無任何工作質(zhì)量可言。因此,在監(jiān)理項目管理中,必須注重監(jiān)理人員技術素質(zhì),在工作中,可從以下途徑培養(yǎng)、提高監(jiān)理人員的技術素質(zhì)。
1、根據(jù)工作開展的不同階段,進行有針對性的學習
①.對監(jiān)理理論的系統(tǒng)掌握,是開展監(jiān)理工作的必要知識。在進場之初工作較少,利用空閑時間,駐地辦組織監(jiān)理人員學習監(jiān)理規(guī)范、業(yè)主下發(fā)的監(jiān)理手冊等,深入了解應如何開展監(jiān)理工作。
②.在施工準備階段,進行水穩(wěn)基層施工技術知識的學習。同時,在此階段,組織全體監(jiān)理人員參加了長安大學沙愛民教授、公路科研所傅智博士的技術講座。
③.在水穩(wěn)施工結束,瀝青路面尚未施工時,擬組織瀝青面層、SMA施工技術學習,為明年的瀝青面層施工做好準備。
④.學習同考試相結合,檢查學習效果。亳阜路項目部已于6月底進行了業(yè)務考核,全體人員通過考試。
⑤.進行幫帶培訓,以老帶新,使新進人員逐漸勝任工作。尤其對于新進試驗人員,每人都要動手進行試驗操作,避免光看不做的現(xiàn)象。
⑥.鼓勵自學,項目部很多年輕監(jiān)理人員均通過函授、自考等途徑進行學習提高,不斷學習是提高素質(zhì)的有效途徑,對于這種學習給予支持與鼓勵,在休假等方面給予優(yōu)先考慮。
2、為主要監(jiān)理人員有提供鍛煉的機會
亳阜路項目監(jiān)理人員都比較年輕,缺乏工作及實踐經(jīng)驗,更缺乏項目管理的經(jīng)驗,因此,讓他們有機會了解、參與監(jiān)理事務的處理,非常重要。如:
⑴.在公文處理方面,做到公開性、廣泛性。副高級駐地及所有專業(yè)工程師均閱覽公文,同時,對于駐地辦所發(fā)出的公文、指令、月報等材料,也實行會簽制,副駐地及專業(yè)工程師均參加會簽,這樣使主要監(jiān)理人員了解整個項目運行及管理情況,并了解駐地辦對所有事務是如何處理的,增強其處理問題的能力。
⑵.凡駐地辦發(fā)文或下發(fā)指令,均由專業(yè)工程師起草,副高級駐地審核,高級駐地簽發(fā),鍛煉監(jiān)理人員的文字及處理問題的能力。
⑶.為主要監(jiān)理人員提供參加工地會議及其它會議的機會,并讓他們獨立發(fā)言。
⑷.每個監(jiān)理人員分工明確,各負其責,在獨立工作中專業(yè)素質(zhì)得到提高。
⑸.加強對監(jiān)理人員工作效果的考核,考核以交談了解,查看內(nèi)業(yè)資料,詢問其他相關人員的方式進行,掌握其工作情況,對于不足之處及時糾正,糾正方式也主要以口頭交流為主,使其易于接受。
3、定期召開內(nèi)部技術交流會,尤其是在試驗段施工之初、試驗段總結階段,或有質(zhì)量不穩(wěn)定或不良傾向時,及時召開技術會議,加強主動控制,及時處理質(zhì)量隱患,保證工程質(zhì)量。
三、注重后勤保障,加強財務管理
安居才能樂業(yè),對于監(jiān)理項目,項目部就是監(jiān)理成員的家。要想監(jiān)理人員工作中產(chǎn)生發(fā)揮積極性、主動性,良好生活環(huán)境的提供,也不容忽視。駐地辦在駐地建設時主要抓兩個方面的工作,一是住宿條件,盡量做到舒適、方便、生活用品基本齊全;二是伙食,選擇手藝好、責任心強的廚師,飯菜質(zhì)量有保障,同時成立伙食委員會,建立伙食帳,做到伙食開支內(nèi)部公開;三是辦公條件,每人都有辦公桌,并購置筆、墨水等基本辦公用品,同時申請寬帶上網(wǎng),增加信息來源。
在注重后期保障的同時,加強財務管理,節(jié)約項目開支成本。在財務管理上,主要做到以下幾點:
1、項目資金使用,進行審批制,每月由財務人員做好資金預算,經(jīng)項目負責人批準后,向公司申請支付周轉(zhuǎn)資金。
2、車輛管理實行派車制、車輛行駛每日登記制、車輛維修申報制,控制車輛成本。
3、辦公用品,實行采購申報制。
4、電話實行IC卡管理制,電話卡購買行申報制。
5、健全財務報銷手續(xù),有經(jīng)手人、證明人票據(jù)才能報銷。
四、項目管理實行制度化管理
項目要想規(guī)范化運作,必須建立各項制度,并使這些制度得到貫徹執(zhí)行,在駐地辦主要建立如下制度:
1、公文收發(fā)處理制度,駐地辦設有專人收發(fā)管理公文,并嚴格登記,所有公文必須經(jīng)高級駐地審閱,然后辦理,駐地辦發(fā)出所有書面函件,必須經(jīng)高級駐地簽發(fā)。
2、離開工地請假制,離開工地必須書寫假條,經(jīng)高級駐地批準方可離開。
3、嚴格考勤制度,考勤做到公開、透明,但休假可以采用調(diào)休方式,累計假期方式,增加靈活性。
4、檔案專人負責制,駐地辦內(nèi)業(yè)資料較多。試驗室、道路室定專人負責檔案歸檔及管理,以保證檔案的完整性、齊全性。
5、固定資產(chǎn)及試驗儀器實行責任制,經(jīng)常使用人員即被確定為固定資產(chǎn)或試驗儀器的責任人,負責資產(chǎn)的完好性管理,避免固定資產(chǎn)的人為性損壞,增強使用人員的責任心。
以上為本人對項目管理的一些心得和認識,項目管理是一項復雜的系統(tǒng)工程,其所涉及層面遠不僅如此,更深層次的認識與理解,還需不斷的學習、努力、實踐。
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