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01 會議記錄

02 會議總結(jié)

03 會議文件

一、會議記錄

在會議召開過程中，綜合部需指派專人將會議的組織情況和具體內(nèi)容記錄下來，形成會議記錄。為真實反映會議的內(nèi)容和進程，為日后工作開展提供客觀依據(jù)，企業(yè)的一般會議都要有會議記錄。

1．會議記錄方法

會議記錄一般有兩種方法：一種是摘要記錄，一種是詳細記錄。詳情如下。

會議記錄方法

記錄方法	詳細說明
摘要記錄	◆ 摘要記錄是抓住重點，摘錄要義，如發(fā)言要點、會議的決定等。摘要記錄多適用于企業(yè)內(nèi)部的日常性工作會議 ◆ 摘要記錄需要記錄人員在會議召開過程中，迅速做出分析概括，抓住要點、明白缺失，因此對記錄人員的素質(zhì)要求較高
詳細記錄	◆ 詳細記錄是有言必錄，包括發(fā)言中的插話等，都要詳細記錄在案。詳細記錄一般適用于特點重要的會議 ◆ 詳細記錄要求速度快，記錄人精神集中；為保證記錄信息全面、準確，可采取符號速記或借助錄音機，然后在會后進行整理

無論是摘要記錄還是詳細記錄，均應(yīng)在記錄過程中，著重做好以下內(nèi)容的記錄。

① 會議開始前的定調(diào)性言論。

② 圍繞會議中心議題展開的活動情況。

③ 會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解。

④ 企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)、權(quán)威人士、主要代表的言論。

⑤ 對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。

⑥ 會議通過的決定、決議。

⑦ 會議懸而未決的事項。

⑧ 會議結(jié)束前的總結(jié)性言論。

2．會議記錄要求

記錄人員在開會前要提前到達會場，并選擇可能靠近主持人、發(fā)言人或擴音設(shè)備等位置，以便于聆聽會議內(nèi)容，做好會議記錄。

（1）會議記錄內(nèi)容要求

一份完整的會議記錄至少應(yīng)符合以下內(nèi)容要求，如下。

1. 準確寫明會議名稱（要寫全稱），開會時間、地點，會議性質(zhì)
2. 詳細記下會議主持人、出席會議應(yīng)到和實到人數(shù)，缺席、遲到或早退人數(shù)及其姓名、職務(wù)，記錄者姓名；如是全體員工大會，則只需記錄總?cè)藬?shù)、重要領(lǐng)導(dǎo)即可
3. 忠實記錄會議上的發(fā)言和有關(guān)動態(tài)，會議發(fā)言的內(nèi)容是記錄的重點；發(fā)言中的插話、掌聲、臨時中斷、以及其他重要會議動態(tài)也應(yīng)予以記錄
4. 記錄會議的結(jié)果，如會議的決定、決議或表決等情況

（2）會議記錄規(guī)范要求

對于企業(yè)而言，一份合格的會議記錄除符合以上內(nèi)容要求外，還必須滿足以下規(guī)范要求，如下。

1. 記錄內(nèi)容要忠實于原意，不得添加記錄人的觀點、主張，不得斷章取義；尤其是會議決定之類的東西，更不能有絲毫出入
2. 無論是詳細記錄還是摘要記錄，會議要點的記錄都應(yīng)詳細、準確
3. 會議記錄的書寫要清楚規(guī)范，記錄的內(nèi)容條理清晰、重點突出
4. 符合會議記錄的格式要求

4．會議記錄寫作

會議記錄包括會議組織情況、會議內(nèi)容兩部分。其中，會議組織情況要求寫明：會議名稱、時間、地點、出席人數(shù)、缺席人數(shù)、列席人數(shù)、主持人、記錄人等信息；會議內(nèi)容需寫明發(fā)言、決議、問題。下表提供一份××公司會議記錄表，供讀者參考。

××公司會議記錄表

會議名稱
會議時間			會議地點
主 吃 人			記 錄 人
出席人員
列席人員
缺席人員
主要議題
發(fā)言記錄
主持人簽字		記錄人簽字
日 期		日 期

二、會議總結(jié)

會議結(jié)束后，綜合部應(yīng)對整個會議的組織與服務(wù)工作進行全面總結(jié)，以積累經(jīng)驗，找出不足，以便為今后做好同類會議的組織與服務(wù)工作提供借鑒。

1．會議總結(jié)形式

會議的類型不同，會議總結(jié)的形式也有所差異。詳情如下所示。

（1）小型會議總結(jié)

對于小型會議而言，主持人將參會人員的眾多意見加以集中、歸納、概括、總結(jié)，最后形成結(jié)論性意見，就是此次會議總結(jié)。

（2）大中型會議總結(jié)

對于大中型會議而言，一般都需要專門的會議總結(jié)。會議總結(jié)通常以召開總結(jié)會的形式進行，必要時還需要提交書面的會議總結(jié)報告，并交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱。大中型會議總結(jié)至少應(yīng)包含下圖所示。

1. 對會議組織和服務(wù)中存在的問題進行總結(jié)、分析
2. 對會議的組織和服務(wù)過程進行回顧
3. 對會議組織與服務(wù)過程中有關(guān)部門和人員進行表彰和獎勵
4. 對于會議組織和服務(wù)情況進行客觀評價
5. 對會議組織與服務(wù)過程中的紕漏與差錯進行總結(jié)與檢查

2．會議總結(jié)要求

綜合部要做好會議總結(jié)，至少要符合以下三項要求。

第一，要尊重客觀事實，嚴禁隨意編造事實，欺上瞞下，或者走過場。

第二，要客觀總結(jié)、分析會議召開情況，提煉出紀律性的理論認識。

第三，要抓住重點，找出最具指導(dǎo)意義的內(nèi)容，如：會議組織和服務(wù)工作中最容易犯的錯誤。

三、會議文件

在會議管理工作中，會涉及開幕詞、閉幕詞、會議通知、會議總結(jié)、會議紀要等文件，具體的撰寫要求和操作范例如下所示。

1．會議開幕詞

（1）內(nèi)容結(jié)構(gòu)

開幕詞是大中型會議由主要領(lǐng)導(dǎo)在會議召開時使用的會務(wù)文書，它具有對會議的提示性和指導(dǎo)性的重要作用。開幕詞的內(nèi)容常常對會議中需要探討的問題進行概括性的提示，使與會者能夠?qū)h的議題和方向有所準備，從而達到會議良好的效果。開幕詞一般字數(shù)較少，但內(nèi)容豐富，其結(jié)構(gòu)較為獨特，具體內(nèi)容結(jié)構(gòu)如下。

標題

一種是直接寫“開幕詞”；另一種是在“開幕詞”前加上會議的名稱；還有一種是將“會議開幕詞”作為副標題，在前面加一個能夠反映會議宗旨的題目作為主標題

時間

寫在標題下方，并加上括號，表示發(fā)言人致開幕詞的時間

稱謂

對參會人員的稱呼，一般根據(jù)會議的性質(zhì)及參會人員的身份確定稱謂，如“各位領(lǐng)導(dǎo)、各位來賓”

正文

具體闡述會議目的、任務(wù)，會議的指導(dǎo)思想，會議的主題，會議的開法等內(nèi)容

結(jié)尾

可對參會人員提出開好會議的要求，對完成會議任務(wù)提出希望

（2）范例展示

下表提供××公司年終總結(jié)表彰大會開幕式上的開幕詞，供讀者參考。

××公司20 年度總結(jié)表彰大會上的開幕詞

（ 年 月 日）

尊敬的各位領(lǐng)導(dǎo)，各位來賓，親愛的同事們：

大家好！

今天，窗外陽光明媚，室內(nèi)暖意融融！在新春佳節(jié)即將到來之際，我們在這里歡聚一堂，召開20 年度公司總結(jié)表彰大會，主要目的是為了總結(jié)一年來的工作，總結(jié)經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)，共商公司未來發(fā)展大計，并對為公司各項工作的發(fā)展做出貢獻的部門、員工進行表彰和獎勵。

首先我代表××公司對××單位對本次會議的大力支持表示感謝！對來自××單位的各位來賓表示熱烈的歡迎。

為保證會議的有序進行，在會議正式開始之前，我提幾條要求：

1．請所有與會人員暫時關(guān)閉手機，不要接打電話；

2．不要在會場內(nèi)、外來回走動，大聲喧嘩，或與人交頭接耳；

3．不要隨地吐痰，亂扔廢棄物，不要抽煙；

4．會議結(jié)束以后，先歡送領(lǐng)導(dǎo)和來賓退場，然后依次序退場。

最后，預(yù)?！啊痢凉?0 年年終總結(jié)表彰大會”圓滿成功！

謝謝大家！

2．會議閉幕詞

（1）內(nèi)容結(jié)構(gòu)

閉幕詞是大中型會議在結(jié)束時由主要與會領(lǐng)導(dǎo)向會議做的總結(jié)性文書，它與開幕詞相對應(yīng)，是整個會議的結(jié)束語。閉幕詞的內(nèi)容一般是對會議的進程、步驟和取得成果進行概括，對會議召開的效果與作用進行評價，并對與會者提出期望和鼓勵，從而有利于貫徹會議的主題精神及重要內(nèi)容。閉幕詞的具體內(nèi)容結(jié)構(gòu)如下。

標題

一種是直接寫“閉幕詞”；另一種是在“閉幕詞”前加上會議的名稱；還有一種是將“會議閉幕詞”作為副標題，在前面加一個能夠反映會議宗旨的題目作為主標題

時間

寫在標題下方，并加上括號，表示發(fā)言人致閉幕詞的時間

稱謂

對參會人員的稱呼，一般根據(jù)會議的性質(zhì)及參會人員的身份確定稱謂，如“各位領(lǐng)導(dǎo)、各位來賓”

正文

具體闡述會議結(jié)束語、回顧會議步驟、評價會議成果，最后提出期望和號召

結(jié)尾

對參會人員表示感謝，并提出祝福

（2）范例展示

下表提供××公司年終總結(jié)表彰大會開幕式上的閉幕詞，供讀者參考。

××公司20 年度總結(jié)表彰大會上的閉幕詞

（ 年 月 日）

尊敬的各位領(lǐng)導(dǎo)，各位來賓，親愛的同事們：

今天的表彰大家開得很圓滿，也很成功，王經(jīng)理的總結(jié)報告，既對公司一年來的發(fā)展進行了全面、客觀、公正的總結(jié)，也提出了公司第三個五年計劃的發(fā)展思路，描繪了公司美好的未來。高董事長的講話站得高、看得遠，使我們每一個人都能感受到公司的前景光明，更加堅定了我們每個人的信心，是一個振奮人心、催人奮進的大會！

會后，我們要深入學(xué)習(xí)、領(lǐng)會這次會議的精神，在××公司領(lǐng)導(dǎo)班子的帶領(lǐng)下，繼續(xù)堅持“誠信做人，踏實干事”的經(jīng)營理念，和“對社會負責(zé)，讓員工富?！钡陌l(fā)展方針，團結(jié)一心，共同努力、務(wù)實開拓，不斷創(chuàng)新，共同為力大公司的美好未來貢獻我們的力量和智慧！

20 年總結(jié)暨表彰大會到此結(jié)束。

再次感謝各位領(lǐng)導(dǎo)、各位來賓的光臨，祝所有的同事們工作順利！

謝謝大家！

3．會議通知

（1）內(nèi)容結(jié)構(gòu)

會議通知是會議組織管理部門向參會單位、參會人員傳達即將召開會議的基本情況，而使用的文書。一般情況下，會議通知的內(nèi)容結(jié)構(gòu)如下。

標題

既可以寫“發(fā)文部門 事由 文種”（如××部關(guān)于××的通知），也可以省略這種形式，直接寫“通知”兩個字

稱呼

收文大內(nèi)或個人的名稱

正文

◆ 擬召開會議的基本情況

◆ 對通知內(nèi)容的下一步安排或進行執(zhí)行方面的指導(dǎo)性語言

正文

通知發(fā)文單位的名稱和發(fā)文時間

（2）范例展示

下表提供了一份××公司的開會通知單，供讀者學(xué)習(xí)和參考。

開會通知

一、會議主旨：關(guān)于××產(chǎn)品后期維修討論會議。

二、會議地點：公司一樓會議室。

三、會議時間：20 年 月 日 午 時 分。

四、主持人：王××。

五、參會人員：王××（設(shè)備管理部經(jīng)理）、唐××（維修部組長）、楊××（客服部經(jīng)理）、趙××（財務(wù)部經(jīng)理）、陶××（綜合部經(jīng)理）。

六、會議主旨：

1．已維修設(shè)備的使用狀況。

2．如何控制維修成本。

3．如何安排后期的維修工作。

七、會議要求：請參會人員安排好工作，準時參加會議！

聯(lián)系人：賈×× 聯(lián)系電話：1234567

綜合部

20個月

4．會議紀要

（1）內(nèi)容結(jié)構(gòu)

會議紀要是記錄和傳達會議的情況、議定的事項、達成的協(xié)議和明確的安排等，并要求相關(guān)部門和個人了解和執(zhí)行的會務(wù)文書。會議紀要撰寫時應(yīng)盡力運用闡述性文字和具有較強說服力的語言，不可發(fā)表空論使會議成果無法用于實際工作的具體實踐過程。會議紀要的內(nèi)容結(jié)構(gòu)如

標題

包括會議名稱、主持單位、會議性質(zhì)等，或會議名稱加上文中的形式

基本信息

包括時間、地點、與會人員、列席人員等，有時也只標明時間

正文

◆ 起始：具體介紹會議基本情況、議題、議程等

◆ 主題：圍繞會議主題，闡述會議過程

◆ 結(jié)尾：總結(jié)會議結(jié)論和決議，明確工作方向并號召等

（2）范例展示

下表提供××公司客戶座談會的會議紀要，供讀者參考。

××公司客戶座談會會議紀要

（ 年 月 日）

為了解客戶的真實需求，提高客戶服務(wù)系統(tǒng)質(zhì)量，交流經(jīng)驗，分析并制定改善措施，利用客戶資源達到提高客戶服務(wù)水平的目標。20 年 月 日，公司客戶服務(wù)部張經(jīng)理主持召開客戶座談會，參加會議的有孫××、梁××等28位忠實客戶，以及公司總經(jīng)理趙××，公司軟件開發(fā)部、市場開發(fā)部、生產(chǎn)部、品質(zhì)管理部、銷售部等相關(guān)部門負責(zé)人，共計50人。

客戶服務(wù)部經(jīng)理張經(jīng)理在會議上做了題為《創(chuàng)新思路，開拓新市場》的工作報告，介紹了客戶服務(wù)工作的近況和近期的工作成果，并邀請與會的28名客戶參觀了公司新建立的客戶服務(wù)系統(tǒng)，并對系統(tǒng)的開發(fā)、使用等內(nèi)容展開了熱烈的討論。

在會議過程中，客戶發(fā)言踴躍，提出了大量改進建議和意見，對提高客戶服務(wù)系統(tǒng)的質(zhì)量起到了重要作用。經(jīng)過近2個小時的討論，公司總經(jīng)理趙××為座談會做了總結(jié)發(fā)言。

與會人員一致認為客戶服務(wù)系統(tǒng)的建立對企業(yè)的客戶服務(wù)水平發(fā)展起到關(guān)鍵性作用，但目前的客戶服務(wù)系統(tǒng)較為初級，應(yīng)深入挖掘內(nèi)在作用，以達到系統(tǒng)的完善和穩(wěn)定。

本次座談會上，總經(jīng)理趙××明確要求落實以下措施。

（具體措施略）

5．會議總結(jié)

（1）內(nèi)容結(jié)構(gòu)

會議總結(jié)的結(jié)構(gòu)一般包括標題、正文和落款三個部分。落款即署名和署時，可以寫在標題之下，也可以寫在文尾。詳情如下。

標題

◆ 綜合性總結(jié)一般采用“總結(jié)單位 總結(jié)時限 文種”的形式

◆ 專題性總結(jié)較為靈活，可以直接采用內(nèi)容的概括形式，省略總結(jié)單位和總結(jié)時限

◆ 為使重點突出，也可以采用正副標題的寫法，正標題用來揭示總結(jié)的主題，副標題用來指明總結(jié)的內(nèi)容、單位、時間等

正文

◆ 前言：概括地交代總結(jié)的基本內(nèi)容（如：會議內(nèi)容、時間、地點、背景、事件經(jīng)過等），也可將經(jīng)驗、教訓(xùn)簡短概括出來

◆ 主體：包括會議取得成績與經(jīng)驗

◆ 結(jié)尾：可以是總結(jié)性話語、可以是前景展望，也可以省略此部分內(nèi)容

落款

總結(jié)的落款要寫明總結(jié)的單位名稱以及成文年月日。如果在標題中已標明了總結(jié)的單位名稱，落款中這一部分便可以省略。

（2）范例展示

下表提供××公司秋季銷售會議總結(jié)，供讀者參考。

××公司秋季銷售會議總結(jié)

會議時間：20 年 月 日

會議地點：××省××市××中路 號

會議主題：20 年第三季度銷售情況匯報與分析

參會人員：集團高層領(lǐng)導(dǎo)，分公司、辦事處相關(guān)工作人員

會議回顧：

20 年 月 日上午9：00～10：00，公司營銷總監(jiān)陸××就第三季度的銷售情況進行總結(jié)與分析，讓各銷售人員能從全局認識到公司目前的銷售趨勢及個人對公司的貢獻率。上午10：30～12:00，分公司、辦事處人員展開對各自市場的綜述及分析，其中出現(xiàn)匯報內(nèi)容特別突出的銷售人員包括：××分公司張經(jīng)理、××辦陳經(jīng)理等。

20 年 月 日上午14：00～16：00，參會人員對銷售工作中面臨的問題進行討論，以增強了同事之間的了解，并把問題從不同層面不同角度反應(yīng)出來并作分析及解決。20 年 月 日上午16：30～18：00，開展對新產(chǎn)品的培訓(xùn)。

成績與經(jīng)驗：

我們的會議時間雖然短暫，但內(nèi)容非常務(wù)實，參會人員了解了第三季度產(chǎn)品銷售情況，尋求各自問題的解決辦法；更對公司新產(chǎn)品有了充分的認識，為新產(chǎn)品推廣提供了基礎(chǔ)。希望我們的銷售團隊在下一季度再創(chuàng)輝煌。

#會議##人力資源##會議管理#

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