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01 組織籌備

02 會中服務(wù)

03 主持會議

1 組織籌備

會議的組織籌備是會議管理的第一步，是開好會議的基本保證。會議的組織籌備主要包括：擬定會議名稱、明確會議時(shí)間、選擇開會地點(diǎn)、確定參會人員、安排議事日程、做好會場布置、發(fā)放會議通知、與會人員報(bào)名和報(bào)道等。

1．?dāng)M定會議名稱

任何會議的名稱均應(yīng)與會議的內(nèi)容相符，并確保妥帖恰當(dāng)。通常情況下，綜合部可通過以下三種方式擬定會議名稱，如下。

第1種方式

使用“通稱”確定會議名稱。如：“例會”、“年會”等

第2種方式

用組織名稱代替會議名稱，如“董事會第××次會議”、“財(cái)務(wù)部工作總結(jié)會議”等

第3種方式

根據(jù)會議內(nèi)容確定會議名稱，如“新員工入職工作座談會”、“××項(xiàng)目啟動(dòng)會”等

2．明確參會人員

合理的選擇參會人員，不僅有利于節(jié)省企業(yè)的人力資源，提高會議效率，還能夠降低企業(yè)的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，因此，在會議管理過程中，必須慎重選擇參會人員。綜合部在選擇參會人員時(shí)，必須考慮以下因素，如下。

選擇參會人員應(yīng)考慮的因素

3．明確會議時(shí)間

綜合部在確定會議的召開時(shí)間時(shí)，應(yīng)本著“宜短不宜長”的原則，根據(jù)會議的內(nèi)容、參會人員特點(diǎn)等因素綜合確定。選擇會議時(shí)間應(yīng)注意下問題。

① 考慮參會人員中關(guān)鍵人物的最佳時(shí)間，確保關(guān)鍵人物可以準(zhǔn)時(shí)參加會議，并能夠集中精力開好會議。

② 避免影響企業(yè)正常經(jīng)營活動(dòng)和運(yùn)行秩序，防范因會議影響企業(yè)的效益或效率。

③ 把握好開會時(shí)機(jī)，優(yōu)先召開時(shí)效性強(qiáng)、醞釀成熟的會議；時(shí)效性差，或需要醞釀較長時(shí)間的會議，可以拖后召開。

4．選擇開會地點(diǎn)

會議地點(diǎn)選擇的恰當(dāng)與否，會在很大程度上影響會議質(zhì)量。因此，為有效實(shí)現(xiàn)會議目標(biāo)，綜合部在開會地點(diǎn)的選擇上應(yīng)考慮以下條件，如下。

選擇開會地點(diǎn)應(yīng)考慮的因素

5．安排議事日程

會議的議事日程是指會議期間，各項(xiàng)議事和活動(dòng)的程序。具體包括：會議內(nèi)容、討論事項(xiàng)、會議參加人員、會議各事項(xiàng)的時(shí)間安排等。

（1）擬定議事日程應(yīng)考慮的要點(diǎn)

綜合部在安排議事日程時(shí)必須考慮以下要點(diǎn)，詳情如下。

1. 重要的、緊急的事項(xiàng)，應(yīng)優(yōu)先列在整個(gè)議事日程的前項(xiàng)
2. 議事日程安排不必太復(fù)雜，安排內(nèi)容不必過多
3. 如果會議很重要或議事日程復(fù)雜，則應(yīng)給出會議參加者建議
4. 與議事日程有關(guān)的會議資料也應(yīng)提前發(fā)放，以減少會議時(shí)間
5. 會議持續(xù)2小時(shí)以上的，應(yīng)考慮在會議期間安排休息
6. 議事日程應(yīng)在會議前幾天交給參會人員，以便其做好準(zhǔn)備

（2）議事日程范例

以下提供了××公司××?xí)h議程安排表，供讀者學(xué)習(xí)和參考。

××?xí)h議程安排

會議時(shí)間： 年 月 日9：30～17:00

會議地點(diǎn)：××公司三樓會議室

會議人員：總公司高層管理人員、分公司經(jīng)理級以上人員。

會議日程安排：

20 年 月 日

××公司綜合部

6．做好會場布置

會場布置主要包括會場空間安排、會議座位安排、會議用品設(shè)備的調(diào)配等工作。綜合部在進(jìn)行會場布置時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照以下要求進(jìn)行操作。

會場布置相關(guān)工作要求

7．發(fā)放會議通知

會議決定召開，就應(yīng)及早發(fā)放會議通知。除部門內(nèi)部日常工作會議外，對于大中型會議均應(yīng)發(fā)放書面通知，避免因口頭通知或書面通知造成差錯(cuò)。

（1）會議通知的撰寫要素

完整的會議通知應(yīng)具備：會議名稱，會議內(nèi)容或議程，會議召開的時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、報(bào)道時(shí)間等要素。會議參加人員應(yīng)攜帶的文件資料及其他特殊要求（如回執(zhí)要求）也應(yīng)被寫入。

（2）會議通知的撰寫要求

會議通知一般采取書面形式，分標(biāo)題和正文兩部分。具體的撰寫要求如下。

要求1

文字表達(dá)清楚、明白，無歧義產(chǎn)生；內(nèi)容要全面、周到，無遺漏項(xiàng)目

要求2

對于參加會議的人員范圍、職務(wù)等信息要寫明白，切忌含糊不清

要求3

根據(jù)需要，可在正式通知之前先發(fā)預(yù)備通知，以確保參會人員（尤其是重要崗位工人員）提前安排好工作

要求4

通知的正文下方要注明聯(lián)系電話、聯(lián)系人姓名，有些通知需加蓋公章，并提醒參會人員協(xié)調(diào)需要的材料

要求5

會議通知的信封應(yīng)注明“會議通知”，并標(biāo)注通知送到日期，以避免誤事

要求6

會議通知發(fā)出后，應(yīng)跟蹤參會人員（尤其是會議的關(guān)鍵人員）是否收到，能夠能夠正常出席

8．會前審核

在召開會議前，綜合部相關(guān)工作人員應(yīng)審核會簽籌備工作狀況，以免出現(xiàn)紕漏。下面提供了一份會前審核常用的表單，供讀者參考

會前審核單

2 會中服務(wù)

會中服務(wù)項(xiàng)目包括：會議簽到、引導(dǎo)座位、分發(fā)會議文件、維持會場秩序等。會中服務(wù)的好壞將直接影響到會議的效率。

1．會議簽到

為了能夠及時(shí)、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)到會人數(shù)，做好會議安排，綜合部應(yīng)在召開會議前，做好會議簽到工作。會議簽到的方式主要包含如下所示的5種。

簿式簽到

◆ 會議工作人員預(yù)先準(zhǔn)備好簽到簿（簽到簿上的內(nèi)容包含：姓名、所在部門、職務(wù)等），參會人員按要求逐項(xiàng)填寫，表示到會

◆ 優(yōu)點(diǎn)：利于保存、便于查找

◆ 缺點(diǎn)：對于參會人數(shù)較多的大中型會議不適合

工作人員代為簽到

◆ 會議工作人員預(yù)先制定好參加會議人員的花名冊，參會人員到場后，由工作人員在花名冊后畫上記號，表示到會；缺席或請假人員要用其他的記號表示；如用“√”表示到會，用“×”表示缺席，用“○”表示請假

◆ 優(yōu)點(diǎn)：操作簡單

◆ 缺點(diǎn)：需要工作人員了解參會人員，僅適用于小型會議

證卡簽到

◆ 會議工作人員先將印好的證卡（證卡上一般印有：會議名稱、日期、座次號、編號等）發(fā)給參會人員，參會人員進(jìn)入會場時(shí)將證卡交給工作人員，表示到會

◆ 優(yōu)點(diǎn)：操作便利，多適用于大中型會議

◆ 缺點(diǎn)：存在較高的成本費(fèi)用，且不利于保存查找

座次表簽到

◆ 會議工作人員按照會議模型，事先制定好座次表，并在座位上按要求添上參會人員姓名和座位編號，參會人員到會時(shí)在座位表上消號，表示出席

◆ 優(yōu)點(diǎn)：能夠起到引導(dǎo)的效果

◆ 缺點(diǎn)：很多人集中到會時(shí)，容易引起混亂

2．引導(dǎo)座位

召開小型會議時(shí)，參會人員一般都有自己的習(xí)慣座位。但召開大中型會議時(shí)，為方便參會人員盡快入座，維護(hù)會場秩序，一般需要引導(dǎo)座位。為減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，可通過在會場上設(shè)立標(biāo)記，在簽到證卡上注明座次號等方式，引導(dǎo)參會人員找到自己的座次。

3．分發(fā)會議文件

會議相關(guān)文件資料，一般在會前發(fā)放到參會人員手中。分發(fā)會議相關(guān)文件資料的方式主要有以下3種。

① 工作人員站在會場入口處，在參會人員進(jìn)入會場時(shí)發(fā)放給參會人員。

② 在開會之前，按要求在每位參會者的座位上擺放一份文件資料。

③ 在開會過程中，由綜合部管理者指派幾名工作人員，每人負(fù)責(zé)規(guī)定區(qū)域文件資料的分發(fā)和收退。

4．維持會場秩序

在會議召開期間，綜合部應(yīng)組織做好會場秩序維護(hù)工作。如：制止與會議無關(guān)的人員進(jìn)入會場、制止和調(diào)解會議過程中糾紛，保證會議安全等。

5．其他服務(wù)工作

為保證會議順利進(jìn)行，綜合部相關(guān)工作人員還應(yīng)根據(jù)會議需要，認(rèn)真做好會議的其他服務(wù)工作。具體的服務(wù)內(nèi)容主要包括以下6項(xiàng)，如下。

生活服務(wù)

妥善安排好參會人員的飲用水、住宿、就餐等事項(xiàng)

交通服務(wù)

根據(jù)會議需要，做好車輛調(diào)度、租車管理、以及駕駛員管理等工作

通信服務(wù)

保證會議所用電話、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)通信電路等暢通無阻

衛(wèi)生服務(wù)

專人負(fù)責(zé)衛(wèi)生清潔工作，確保會場環(huán)境清潔、舒適

攝影留念服務(wù)

根據(jù)會議性質(zhì)，確定攝影范圍和參加范圍，并妥善保管攝影資料

文體活動(dòng)服務(wù)

可根據(jù)會議性質(zhì)，適當(dāng)安排一些文體活動(dòng)，以調(diào)節(jié)會議氣氛

3 主持會議

企業(yè)每個(gè)會議的成功召開，都需要主持人指導(dǎo)進(jìn)行。對于會議的主持人員而言，每次會議最重要的任務(wù)就是確休會議順利進(jìn)行，成功結(jié)束。

1．安排發(fā)言

在召開會議之前，未明確發(fā)言人員和發(fā)言題目的，會議主持人在說明會議的目的、議程后，需根據(jù)會議進(jìn)展情況，安排相關(guān)參會人員發(fā)言。在安排發(fā)言過程中應(yīng)注意下以下問題。

① 在安排發(fā)言過程中，應(yīng)注意地區(qū)、部門之間的平衡，以確保參會人員能夠更快捷、更準(zhǔn)確的了解全面情況。

② 安排符合會議精神的主題，但也要避免發(fā)言內(nèi)容的過分重復(fù)。

③ 多議題會議的安排次序應(yīng)科學(xué)合理，需要大家開動(dòng)腦筋，幾種獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策的議題通常放在會議前半部分時(shí)間進(jìn)行。

④ 同一個(gè)時(shí)間內(nèi)只有一個(gè)人發(fā)言，禁止有些人交頭接耳，以保持與會者的注意力。

⑤ 主持人在會議期間應(yīng)避免同其他參會人員發(fā)生爭論，不能在決議之前發(fā)表傾向任何一方的意見，不能強(qiáng)迫他人接受自己的意見。

⑥ 對開小差那種中途遛班的或者一直沉默的參會人員，主持人可以用提問法讓他參與討論，提示其發(fā)言。

2．處理僵局

會議召開過程中如發(fā)生僵局，需要主持人保持鎮(zhèn)靜，并及時(shí)采取各種方法和措施打破僵局，確保會議的順利召開。圖4-6提供了部分僵局的處理辦法，供讀者參考。

參會人員陷入緘默處理辦法

⊕ 明確參會人員想法

⊕ 詢問參會人員是否不清楚觀點(diǎn)或問題

⊕ 確保個(gè)人的行為舉止不會引起問題

⊕ 分成小組，以鼓勵(lì)更多的參與

參會人員不能正視問題的處理辦法

⊕ 要求發(fā)言人明確界定問題

⊕ 了解該問題存在多長時(shí)間了，誰涉及了該問題，后果是什么

⊕ 強(qiáng)調(diào)不會懲罰出頭者并遵守諾言

參會人員之間沖突的處理辦法

把該觀點(diǎn)寫在白標(biāo)上讓參會人員知道您已理解了他們的想法；當(dāng)還有人重復(fù)時(shí)，指著白板說該問題我們已了解，是否還有補(bǔ)充？

參會人員不斷重復(fù)個(gè)人觀點(diǎn)的處理辦法

⊕ 對爭吵予以制止

⊕ 讓人員知道有激情是可以的，但不能控制自己情緒的人應(yīng)在會外解決問題

⊕ 重申已達(dá)成一致的行為規(guī)則

3．結(jié)束會議

當(dāng)會議所有目標(biāo)完成、會議時(shí)間用完、會議無法取得進(jìn)展時(shí)，主持人可宣布結(jié)束會議。在會議結(jié)束時(shí)，主持人應(yīng)完成以下工作。

① 簡要總結(jié)本次會議所有已完成的事項(xiàng)、要點(diǎn)或決定。

② 明確下一步的計(jì)劃，強(qiáng)調(diào)行動(dòng)方案。

③ 強(qiáng)調(diào)每個(gè)人觀點(diǎn)和想法的重要性。

④ 對參會人員和會議組織管理部門表示感謝。

⑤ 協(xié)助完成會議評估工作。

#會議##人力資源##會議管理#

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