編者按：項(xiàng)目管理計(jì)劃是項(xiàng)目的主計(jì)劃或稱為總體計(jì)劃，它確定了執(zhí)行、監(jiān)控和結(jié)束項(xiàng)目的方式和方法，包括項(xiàng)目需要執(zhí)行的過(guò)程、項(xiàng)目生命周期、里程碑和階段劃分等全局性內(nèi)容。在項(xiàng)目開始之前，如能制定清晰明確的計(jì)劃，并讓相關(guān)人員都了解項(xiàng)目的目標(biāo)和自己的責(zé)任，風(fēng)險(xiǎn)和成本管控等， 會(huì)對(duì)項(xiàng)目的順利進(jìn)展有很大的幫助。

如果已經(jīng)和客戶商討過(guò)項(xiàng)目所有的細(xì)節(jié)了，就不需要做項(xiàng)目管理計(jì)劃了，對(duì)吧?

不對(duì)。

一個(gè)完善的項(xiàng)目管理計(jì)劃，會(huì)涵蓋項(xiàng)目發(fā)展過(guò)程中需要的所有細(xì)節(jié)。這個(gè)計(jì)劃就好比一張地圖，有了它，你就不會(huì)因?yàn)槟硞€(gè)細(xì)節(jié)沒(méi)把握好而壞了整個(gè)計(jì)劃。

所說(shuō)如此，不是所有團(tuán)隊(duì)都會(huì)實(shí)實(shí)在在把計(jì)劃列明，他們也因此面臨著因小小細(xì)節(jié)而導(dǎo)致項(xiàng)目混亂，最終失敗的風(fēng)險(xiǎn)。

本文的宗旨，就是幫讀者理解制定詳細(xì)項(xiàng)目計(jì)劃的重要性。

一. 項(xiàng)目管理計(jì)劃是什么？

在項(xiàng)目實(shí)際開展、任務(wù)分配之前，制定計(jì)劃能幫助你組織團(tuán)隊(duì)的工作，這樣就能節(jié)省時(shí)間，減少工作中可能是出現(xiàn)的誤解，減少資源浪費(fèi)導(dǎo)致的成本提高。

制定項(xiàng)目管理計(jì)劃在以下幾種情況有益處：

1. 決定項(xiàng)目的價(jià)值命題。計(jì)劃能讓利益相關(guān)者知道執(zhí)行該項(xiàng)目的原因和目的，這個(gè)項(xiàng)目能解決什么問(wèn)題，為什么利益相關(guān)者需要支持這個(gè)項(xiàng)目。只要目標(biāo)清晰了，在選擇合適的方法、資源、任務(wù)和團(tuán)隊(duì)成員的時(shí)候，就會(huì)比較自然。
2. 探討項(xiàng)目中涵蓋什么任務(wù)。項(xiàng)目管理計(jì)劃應(yīng)該詳細(xì)地說(shuō)團(tuán)隊(duì)要完成的所有任務(wù)，已經(jīng)情況有變、出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，可能需要執(zhí)行的任務(wù)。計(jì)劃也能讓利益相關(guān)者知道最終計(jì)劃能完成什么任務(wù)，達(dá)到何種質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
3. 列出每項(xiàng)人物的具體負(fù)責(zé)人。計(jì)劃應(yīng)當(dāng)讓團(tuán)隊(duì)的每個(gè)人知道，自己具體負(fù)責(zé)什么，需要完成哪些任務(wù)，每個(gè)任務(wù)的時(shí)限，以及每個(gè)任務(wù)如何操作。也正因此，在制定計(jì)劃的過(guò)程中，從團(tuán)隊(duì)成員那里獲得信息是必需的。
4. 設(shè)定計(jì)劃時(shí)限。時(shí)間確定后，你就知道團(tuán)隊(duì)中每個(gè)成員在哪個(gè)時(shí)間點(diǎn)需要完成哪項(xiàng)任務(wù)，計(jì)劃應(yīng)該設(shè)幾個(gè)時(shí)間點(diǎn)，什么時(shí)候能交付最終產(chǎn)品和服務(wù)。
5. 指導(dǎo)項(xiàng)目預(yù)算。一開始就做好項(xiàng)目大致的預(yù)算，有助于避免后續(xù)出現(xiàn)意想不到的花費(fèi)。

二. 項(xiàng)目管理計(jì)劃應(yīng)有的元素

不管是什么樣的項(xiàng)目管理計(jì)劃，都應(yīng)該包含必須以下必要元素，制定二級(jí)計(jì)劃，在項(xiàng)目管理的過(guò)程中方便參考。

注意：以下列出的元素都是最基本的，應(yīng)根據(jù)自己的企業(yè)、團(tuán)隊(duì)、客戶和項(xiàng)目的具體情況來(lái)決定。

1. 執(zhí)行簡(jiǎn)介

計(jì)劃的第一部分是項(xiàng)目的簡(jiǎn)要介紹，項(xiàng)目的使命、目的和衡量項(xiàng)目成功的標(biāo)準(zhǔn)。你還可以在介紹部分列出項(xiàng)目最終的成果和產(chǎn)出，讓目標(biāo)讀者知道項(xiàng)目具體會(huì)達(dá)到什么效果。

2. 整合

在這個(gè)部分里，應(yīng)該列出整個(gè)項(xiàng)目詳細(xì)的流程和相應(yīng)的管理措施，列出團(tuán)隊(duì)成員的各自的任務(wù)和角色，企業(yè)組織和階層次序，還包括企業(yè)內(nèi)外的有影響者。

將注意力聚焦在管理和控制項(xiàng)目的修改、任務(wù)的執(zhí)行、團(tuán)隊(duì)工作的管理以及項(xiàng)目收尾上。

注意，雖然有些內(nèi)容和“項(xiàng)目有變時(shí)的管理計(jì)劃”中的內(nèi)容是重合的，但項(xiàng)目管理計(jì)劃中也不妨列出這個(gè)部分。

3. 范圍

項(xiàng)目管理計(jì)劃的范圍可以和策劃書的范圍一致，最好詳細(xì)描述。將項(xiàng)目的期限、團(tuán)隊(duì)能做到的，做不到的，還有應(yīng)該避免的情況都列入其中。

這樣一來(lái)，有助于團(tuán)隊(duì)成員了解項(xiàng)目的期限和范圍，還可以避免出現(xiàn)誤解。

4. 時(shí)間表

任何項(xiàng)目管理計(jì)劃，最重要的部分就是時(shí)間的規(guī)劃。

計(jì)劃中，應(yīng)當(dāng)列出項(xiàng)目中所有產(chǎn)品的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，期限以及其他決定因素。最好將估計(jì)以上時(shí)間點(diǎn)的方法、負(fù)責(zé)人員、使用資源等等做出說(shuō)明。

小貼士：時(shí)間表可以借助軟件完成，列出每個(gè)任務(wù)預(yù)計(jì)的完成時(shí)間，讓團(tuán)隊(duì)成員人手一份。你可以借助Gantt圖表來(lái)做時(shí)間表，根據(jù)任務(wù)的先后順序和分工來(lái)做出更明晰的計(jì)劃。

5. 成本

成本部分應(yīng)列出項(xiàng)目的預(yù)算控制計(jì)劃，包括控制預(yù)算的方法，負(fù)責(zé)人員和預(yù)算報(bào)告的做法。

6. 質(zhì)量

這個(gè)部分應(yīng)該把重點(diǎn)放在保證最終產(chǎn)品/服務(wù)的質(zhì)量，滿足客戶的所有需求上。

說(shuō)清楚項(xiàng)目的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是什么，負(fù)責(zé)質(zhì)量保證和控制的人員是哪些，可以使用什么工具和方法，以及項(xiàng)目的成果如何衡量。

7. 人力資源

人力資源部分可以提供關(guān)于在項(xiàng)目開發(fā)期間團(tuán)隊(duì)任命、管理和培訓(xùn)的信息。其中，應(yīng)該包括控制成員表現(xiàn)和效率所需的資源、技術(shù)和方法等等。

8. 交流

在項(xiàng)目管理計(jì)劃中，列明如何管理好團(tuán)隊(duì)和利益相關(guān)者之間的交流，提出相關(guān)的方法和工具，負(fù)責(zé)保證交流順暢的人員以及其他相關(guān)的元素。

在制定計(jì)劃的同時(shí)，應(yīng)該注意哪些信息是可以分享的，應(yīng)該由誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)，誰(shuí)有能力負(fù)責(zé)，可以使用什么方法，哪些信息什么時(shí)候是不適合分享的等等。

9. 風(fēng)險(xiǎn)

在計(jì)劃中，應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、分析、管理、控制、和報(bào)告機(jī)制做出清晰的描述。說(shuō)清楚誰(shuí)負(fù)責(zé)哪個(gè)環(huán)節(jié)、具體的責(zé)任范圍以及可以使用的方法。

小貼士：你也可以隨著項(xiàng)目的進(jìn)行，持續(xù)更新風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別機(jī)制，以減少意外風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目擱淺的可能。

10. 結(jié)尾

在項(xiàng)目管理計(jì)劃的末尾，可以加上：

1. 批準(zhǔn)部分，以便利益相關(guān)者簽字確認(rèn)。
2. 文中使用的術(shù)語(yǔ)定義表。
3. 附件部分，將計(jì)劃中提及的相關(guān)文件附上，以便參考。
4. 修改歷史部分，隨著項(xiàng)目的進(jìn)行，計(jì)劃可能有變動(dòng)，屆時(shí)可以列入這個(gè)部分以便記錄。

三. 制定你的第一個(gè)項(xiàng)目管理計(jì)劃的步驟

1. 要保證團(tuán)隊(duì)中所有人都明白客戶的要求和項(xiàng)目的目標(biāo)、期限、交付的具體產(chǎn)品/服務(wù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

2. 在與客戶會(huì)面商討之后，開始列出計(jì)劃的大綱。

3. 將列出的粗略大綱整理一下，開始制定詳細(xì)的計(jì)劃。除了以上提到的元素之外，你還可以加入一些項(xiàng)目的具體細(xì)節(jié)（比如管理評(píng)價(jià)、采購(gòu)管理計(jì)劃等等）。

4. 回顧計(jì)劃，和團(tuán)隊(duì)成員商討細(xì)節(jié)的調(diào)整。

5. 征求項(xiàng)目經(jīng)理或者項(xiàng)目贊助人的同意（取決于具體公司架構(gòu)）。小貼士：將所有征求同意的文件都在郵箱里保存好，一面未來(lái)出現(xiàn)爭(zhēng)議。

四. 重點(diǎn)

1. 計(jì)劃沒(méi)有列好，就先不要開始項(xiàng)目。

2. 別指望能一天完成項(xiàng)目管理計(jì)劃。

3. 隨著項(xiàng)目進(jìn)展，你可能需要調(diào)整計(jì)劃。如果后備計(jì)劃有變，也應(yīng)該在管理計(jì)劃里相應(yīng)的部分及時(shí)更新。

4. 項(xiàng)目管理計(jì)劃的制定應(yīng)該讓團(tuán)隊(duì)成員和客戶都參與進(jìn)來(lái)，以免將來(lái)發(fā)生誤解。

5. 項(xiàng)目管理計(jì)劃沒(méi)有完美的模板可以依葫蘆畫瓢。你應(yīng)該按照自己手頭具體項(xiàng)目的需要和關(guān)注點(diǎn)來(lái)制定計(jì)劃。但是，像團(tuán)隊(duì)成員、成本、時(shí)間、資源和風(fēng)險(xiǎn)等都是必不可少的元素。

譯者：Cado，由36氪編譯組出品。編輯：郝鵬程

譯文地址：https://36kr.com/p/5153927.html

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