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甘特圖的3種制作方法,簡單高效還能自動更新,附模板,轉發(fā)(自動更新甘特圖制作步驟)

文 | 明哥,前麥肯錫戰(zhàn)略咨詢顧問,埃森哲管理咨詢顧問,一個喜歡用思維導圖架構PPT的老司機,職場技能,掰開揉碎、說給您聽,歡迎關注我的頭條號@思維導圖PPT肖老師,一起共同精進、成為職場精英。

做過項目管理的都知道,項目管理的第一步就是制作項目計劃,以便對項目進度和問題進行及時跟蹤,同時方便公司領導和客戶匯報。

不少人做項目計劃,喜歡用Project,工具雖好,但很多人尤其是領導和客戶,幾乎沒多少人會安裝這個軟件的,因此,還得想其他方法。

今天分享3種我常用的甘特圖制作方法,你可以根據喜好和條件來選擇,3種方法都是比較簡單高效的,后2種會自動更新數據,文末附Excel模板,拿來就可以套用!

第一種,用PPT制作甘特圖,優(yōu)點在于可以自由調整顏色、位置、大小等,不足之處在于純手工制作,比較消耗精力。

第二種,用思維導圖制作甘特圖,優(yōu)點在于項目計劃、進度、資源要求等都在一張圖上,圖形化效果好,如下圖所示,不足之處在于不是每個人都會用思維導圖。

甘特圖的3種制作方法,簡單高效還能自動更新,附模板,轉發(fā)(自動更新甘特圖制作步驟)

第三種,用Excel制作作甘特圖,優(yōu)點在于以自由調整顏色和圖形,數據自動更新,圖形化效果好,不足之處在于需要使用Excel函數,但可以通過套用模板來解決,有需要模板文件的,可以到文末獲取

一、用PPT制作甘特圖

這個方法是最簡單也是最復雜的方法,只要懂PPT基礎操作就可以,如果要給客戶的大領導匯報,我一般都會用PPT來制作甘特圖,一方面是我們都會收集一些又漂亮又高大上的模板,另一方面,可以添加容易內容,任意調整位置、風格等,如下圖所示,這是埃森哲公司常用的PPT甘特圖模板。

甘特圖的3種制作方法,簡單高效還能自動更新,附模板,轉發(fā)(自動更新甘特圖制作步驟)

這個甘特圖模板包括2部分,高階框架部分(High Level),相當于總體計劃,一般以大的時間節(jié)點、項目關鍵里程碑、Deadline等作為跟蹤點,如下圖:

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詳細計劃部分(Detail),一般針對某個里程碑都要做詳細計劃,以周為單位安排計劃。

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二、用思維導圖制作甘特圖

這個是我最推薦的制作方式,打開思維導圖軟件,在“任務”菜單下,找到“甘特圖”即可,如下圖所示,思維導圖版本的甘特圖,除了甘特圖的基本特性外,還非常容易體現(xiàn)思維導圖的樹形結構效果,可以通過思維導圖拆分子任務,可以針對某個子任務安排資源和時間計劃,可以在思維導圖上圖形化展示子任務的完成情況等等。

甘特圖的3種制作方法,簡單高效還能自動更新,附模板,轉發(fā)(自動更新甘特圖制作步驟)

思維導圖甘特圖,更方便展示任務的優(yōu)先級和完成進度,圖形化效果好,尤其是在給領導匯報進度時,一目了然且層層展開。

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思維導圖甘特圖,更方便了解項目資源的配置情況,并且將項目資源和完成情況、存在的問題和改進措施,以圖形化的方式來表達,尤其是討論問題和進度是,非常利于針對進度問題、資源問題等展開頭腦風暴,便于問題得到及時的跟蹤和處理。

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思維導圖甘特圖,還可以針對各項任務進行特殊化處置,比如標記顏色,添加圖片等,這樣在導圖上更容易吸引注意。

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三、用Excel制作作甘特圖

用Excel制作甘特圖,難度稍微大一些,也沒有思維導圖和PPT那樣靈活,但好處在于數據可以自動更新,雖然不是每個人都會用思維導圖,但Excel,職場人士都會用,因為后面提供了模板,這里這提醒和解釋幾點關鍵事項:

甘特圖的3種制作方法,簡單高效還能自動更新,附模板,轉發(fā)(自動更新甘特圖制作步驟)

1、解決圖形方塊的關鍵點在于字體要選擇“Playbill”,另外,使用REPT(" ",B3-MIN(B$3:B$14))&REPT("|",D3*3.5)來生成圖形化方塊。

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2、在E列中,輸入“=CONCAT(REPT(" ",B3-MIN(B$3:B$14))&REPT("|",D3*3.5)," ",D3)”,CONCAT的目的是將工時的“天數”展示在甘特圖上。

3、使用模板時,唯一要修改的地方就是修改工作任務和開始、結束時間,搞定。

4、模板獲取方法:點贊 轉發(fā)后,私發(fā)“2403”。


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