員工轉正、輪崗、換崗、離職手續(xù)流程
作者：胡華成 原創(chuàng)
新員工初進公司之后，都需要經(jīng)過一段試用期間的磨煉，其中也包括輪崗、換崗等過程，而能最終轉正。轉正是對新員工工作成績的肯定，是企業(yè)對新員工加以接納的信號。
通過員工轉正、輪崗和換崗等流程，新員工可以獲得充分的工作評估，公司也能得到人員結構上的優(yōu)化，HR應積極完成轉正考核的流程，幫助員工獲得重新認識自己和工作的機會，進行自我提高。
作為一個有57萬員工的國有企業(yè)，中國移動內(nèi)部的員工轉崗流動規(guī)模龐大，其中，A類員工是中國移動創(chuàng)始力量，絕大多數(shù)都擔任高層管理；B類員工則是合同制員工，主要通過校園招聘并和移動正式簽署合同；C類員工是勞務派遣員工，主要由移動和人才市場簽合同，目前占據(jù)了中國移動中接近59%的比例，屬于未來內(nèi)部轉崗、換崗的群體；而D類員工則屬于外包員工，同樣也是未來用工主體。
2015年開始，中國移動決定對C類勞務派遣員工進行內(nèi)部轉崗流動，其中優(yōu)秀的員工可以轉為B類，而剩下的除了留置在原職之外，全部轉為D類，到2016年2月，中國移動需要確保有二三十萬員工離開C類崗位，一部分升為B類，另一部分則變成外包身份的D類員工。
雖然中小企業(yè)的試用、轉正、轉崗、換崗等規(guī)模并沒有這么大，但依然需要遵循必要流程、堅持應有原則。
第一，員工試用和轉正的流程
1、所有新員工都必須通過試用期，試用期通常三個月，但可以根據(jù)部門主管的意見，對試用期進行適當延長或減短。其縮短時間通常不應短于一個月，延長也不應超過三個月。
2、在每月固定日期（例如5號），統(tǒng)計當月試用期已滿的員工，形成名單并匯總成為表格，發(fā)放給各個部門。部門經(jīng)理根據(jù)員工表現(xiàn)作出決定之后，即可填寫員工評估表、人事變動表，并交給HR進行審核，最后報公司總經(jīng)理或董事長批準后生效。
3、根據(jù)總經(jīng)理或董事長同意的名單，由HR帶領人力資源部門進行統(tǒng)計、匯總成為最終名單。根據(jù)轉正名單，向員工一對一發(fā)放正式通知函，并簽訂正式的勞動合同。
4、對于試用期內(nèi)表現(xiàn)不符合要求的員工，可以結合部門經(jīng)理建議，或者延長其試用期，或者提前7日通知并予以辭退，同時由人力資源部門發(fā)放解雇通知書。
上述所有通知書，都應該是一式三份，正本交給人力資源部保管，放入其個人檔案中，第一副本交給部門保管，第二副本交給員工。
第二，轉崗和換崗
轉崗，通常為企業(yè)根據(jù)工作的需要，安排員工相互之間轉換崗位，能夠繼續(xù)更好地工作。換崗，則通常由員工自行提出，也可以是公司直接決定，針對那些在原崗位不適應或者不能勝任的員工，進行有效更換。
對于自行提出轉崗或換崗的員工，HR可以按照下面的流程操作：
1、由員工個人提出申請，經(jīng)過所在部門經(jīng)理同意并簽字后，再由接收部門經(jīng)理同意并簽字。
2、由員工向企業(yè)人力資源部門提出申請，并經(jīng)過轉崗培訓之后，進行考核。考核合格之后，即可辦理轉崗、換崗的就職手續(xù)。
3、如員工的申請未能得到所在部門或接收部門同意，又或者轉崗培訓沒有通過，則轉崗換崗終止。
第三，員工離任
員工離職分為兩種：解聘和辭職。前者是企業(yè)主動要求，后者則是員工主動要求。
1、解聘工作流程
首先由HR和用人部門的經(jīng)理進行細致溝通，找到員工績效不佳的問題所在，并研究是否能夠通過轉崗的方式，能夠讓員工更好地發(fā)揮技能。如最終企業(yè)內(nèi)部無法進行調(diào)動，只能對其合同關系加以終止。
其次，HR應準備好解雇員工的書面材料，包括員工的績效考核表、不良記錄，其中尤其是由于員工的錯誤所造成的后果記錄等等，必須要有事件的日期、詳情。萬一時候發(fā)生糾紛，還能夠作為舉證的資料。
最后，準備好離職材料、賠償費用，包括由人力資源部門準備好離職核對單保密協(xié)議等文件，同時，還要按合同上的補償規(guī)定，對員工的賠償費用進行核算。
進入面談階段后，HR或人力資源部門員工，整理好所需文件，并在預先安排的時間通知員工，面談地點包括會議室或休息室。在談話過程中，一開始就告訴員工解雇決定，隨后，對事實進行陳述，根據(jù)書面材料，清楚地解釋企業(yè)辭退所存在的理由，并向員工強調(diào)這是無可挽回的。
HR應該傾聽員工的言談。一些被辭退的員工有可能在情緒上無法接受，并產(chǎn)生激烈的爭辯，此時，面談者必須要保持冷靜，點頭或者用沉默來安撫員工情緒，避免發(fā)生直接爭執(zhí)。
此外，被辭退的員工雖然表達激烈，但也有可能傳遞出一些積極的信息，例如企業(yè)管理方面的缺陷等等，能夠為HR今后的工作提供一定的價值，對于這些信息，可以適當加以記錄。
最后，當對方情緒平復之后，向他解釋有關解雇的具體財務安排，包括賠償?shù)闹Ц督痤~、具體的賠償算法、福利補償?shù)鹊取?/strong>如果發(fā)生爭議，HR應該盡量耐心細致地和對方溝通，避免員工離職之后將問題提交給政府勞動仲裁部門。
在面談結束后，員工按照企業(yè)規(guī)定，辦理離職手續(xù)，包括交回個人領用的辦公設備、其他物品，企業(yè)也將薪金準備好交給員工。如果員工的問題不大，可以為他準備一份介紹信，便于他繼續(xù)尋找新的工作機會。
2、辭職工作流程
總體來看，員工辭職工作流程類似于離職工作流程，但主動發(fā)起的一方是員工而并非企業(yè)，因此，HR必須要建立更規(guī)范的辭職管理流程制度，避免由于員工的個人決定影響整個企業(yè)。
一般規(guī)定，正式員工如因個人選擇問題辭職，需要提前30天，向人力資源部門提交書面辭職申請表或離職申請表，并由HR呈送相關領導審批。
在接到員工辭職申請之后，HR作為人力資源的負責人，應當及時和辭職員工加以溝通，對于那些工作優(yōu)秀、業(yè)績良好的員工，離職面談應該及早進行，這是為了能夠充分了解其辭職原因，并盡可能尋找解決辦法甲乙挽留，從而減少企業(yè)因為員工流失導致的損失。
面談開始之前，HR應該準備好離職者的個人資料、離職申請書、以往工作考核記錄表等等，這樣就能夠便于在談話之前掌握情況，同時也能讓辭職者感受到企業(yè)對于他的重視程度。
其次，在面談過程中，HR應該首先確定好面談內(nèi)容，要保持目標的明確性。在面談中，應該重點了解的信息包括下面六個方面：
——離職后，個人職業(yè)生涯規(guī)劃；
——離職后，本崗位后續(xù)工作如何開展；
——離職后，對所在部門或公司有怎樣的合理化建議；
——對目前公司環(huán)境和內(nèi)部人際關系的看法；
——對目前公司或部門內(nèi)部管理方法與文化的評價；
——離職的真實原因
圍繞這些方面，HR應該多用開放性的問題，而不要用具有引導性或者籠統(tǒng)的提問方法，可以多問一些“為什么”“如何”與“怎么樣”之類的開放問題，從而讓離職員工能夠充分表達自己的看法。
在離職面談結束之后，對員工的挽留依然無效，那么HR就要對他們的配合表示感謝，并將其離職申請交給企業(yè)高層審批。
需要注意的是，當離職人員辦理手續(xù)時，無論對方因何離職，人力資源部門都需要及時對離職人員的工作崗位加以分析，并結合崗位職責和需求、企業(yè)的實際情況，確定采取何種招聘方式來彌補空缺。
本文為：胡華成 原創(chuàng)文章，如需轉載請聯(lián)系作者授權。
胡華成：HR商學院院長、暢銷書作者、中國新盈利模式研究專家、國內(nèi)著名青年創(chuàng)業(yè)導師、傳統(tǒng)企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)轉型首席架構師、資深品牌營銷策劃人、天使投資人。專注人力資源與互聯(lián)網(wǎng)研究11年，近兩年專注天使投資，投資領域覆蓋互聯(lián)網(wǎng)、新媒體、創(chuàng)新服務業(yè)等。
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