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如何高效產(chǎn)出項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要?(如何匯總各項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要)

項(xiàng)目會(huì)議一般至少有甲方、乙方兩方參與,會(huì)議紀(jì)要一般由乙方的新人負(fù)責(zé)輸出。很多領(lǐng)導(dǎo)會(huì)參考項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要完成質(zhì)量考核新人。而接受這項(xiàng)工作的新人朋友們經(jīng)常面臨著這樣那樣的問(wèn)題。

1. 聽不懂:會(huì)議在講什么?

很多朋友表示聽不懂會(huì)議在討論什么,每個(gè)字似乎都知道,但是組合起來(lái)完全聽不懂。他們聚精會(huì)神地開了兩個(gè)小時(shí)的會(huì)議,只覺得腦瓜嗡嗡響。

2. 效率低:開會(huì)半小時(shí),整理紀(jì)要兩小時(shí)

有些朋友不僅開會(huì)認(rèn)真聽,還進(jìn)行了會(huì)議錄音,會(huì)議結(jié)束后,將錄音仔仔細(xì)細(xì)從頭聽到尾,事無(wú)巨細(xì)地進(jìn)行記錄,花費(fèi)了大量時(shí)間,還被領(lǐng)導(dǎo)抱怨效率太低,吃力不討好。

那么如何高效產(chǎn)出一份項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要呢?

1. 準(zhǔn)備一份會(huì)議紀(jì)要模板,大抵需要包含以下內(nèi)容:

  • 標(biāo)題:XXXX會(huì)議紀(jì)要
  • 會(huì)議信息:參會(huì)者、記錄者、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)
  • 會(huì)議總結(jié):會(huì)議重要結(jié)論說(shuō)明(需要記錄者會(huì)抓重點(diǎn))
  • 會(huì)議內(nèi)容:具體的會(huì)議研討事項(xiàng)介紹(需要記錄者有客觀描述、概括總結(jié)的能力)
  • 未盡事宜:有待討論的問(wèn)題、會(huì)后需要提供的資料/完成的任務(wù)、負(fù)責(zé)人、具體完結(jié)時(shí)間

2. 參加項(xiàng)目會(huì)議,首先要明確項(xiàng)目的主題,這樣也能幫助大家理解會(huì)議內(nèi)容。項(xiàng)目會(huì)議一般圍繞以下主題:

  • 明確項(xiàng)目目標(biāo)
  • 溝通項(xiàng)目進(jìn)度
  • 討論項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)
  • 進(jìn)行項(xiàng)目調(diào)研
  • 溝通解決方案
  • 評(píng)審項(xiàng)目產(chǎn)出

項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)、解決方案、重大修改事項(xiàng)都可作為會(huì)議總結(jié)內(nèi)容。

3. 項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要既要反映客觀事實(shí),又要模糊真相。

a. 項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要需要反映客觀事實(shí),但它不是語(yǔ)音轉(zhuǎn)寫稿。

  • 記錄者不需要一字不差地記錄會(huì)上各方的發(fā)言,需要用自己的語(yǔ)言將長(zhǎng)篇大論凝練成簡(jiǎn)單的一兩句話。
  • 即使沒有討論出結(jié)果,記錄者也需要完整的記錄與會(huì)各方的觀點(diǎn),切忌只記對(duì)己方有利的觀點(diǎn)。

b. 項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要需要模糊雙方的觀點(diǎn),避免雙方對(duì)立。

  • 項(xiàng)目組的甲方和乙方需要站在同一戰(zhàn)線才能促進(jìn)項(xiàng)目成功,因此,會(huì)議的產(chǎn)出均是項(xiàng)目組的意見,不需要明確記錄哪些觀點(diǎn)是甲方的,哪些觀點(diǎn)是乙方的。

4. 及時(shí)溝通,完善會(huì)議紀(jì)要,理解項(xiàng)目?jī)?nèi)容

一位新人剛進(jìn)項(xiàng)目,很多問(wèn)題不懂是正常的。對(duì)于不太明白的地方需要與項(xiàng)目成員及時(shí)溝通。完成會(huì)議紀(jì)要只是一個(gè)形式,溝通真正的目的是了解自己不理解的問(wèn)題,快速成長(zhǎng)。

希望大家都能又快又好地輸出項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要。

您還有什么關(guān)于項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要的問(wèn)題?歡迎評(píng)論交流哦~

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