項(xiàng)目會(huì)議一般至少有甲方、乙方兩方參與，會(huì)議紀(jì)要一般由乙方的新人負(fù)責(zé)輸出。很多領(lǐng)導(dǎo)會(huì)參考項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要完成質(zhì)量考核新人。而接受這項(xiàng)工作的新人朋友們經(jīng)常面臨著這樣那樣的問題。
1. 聽不懂：會(huì)議在講什么？
很多朋友表示聽不懂會(huì)議在討論什么，每個(gè)字似乎都知道，但是組合起來完全聽不懂。他們聚精會(huì)神地開了兩個(gè)小時(shí)的會(huì)議，只覺得腦瓜嗡嗡響。
2. 效率低：開會(huì)半小時(shí)，整理紀(jì)要兩小時(shí)
有些朋友不僅開會(huì)認(rèn)真聽，還進(jìn)行了會(huì)議錄音，會(huì)議結(jié)束后，將錄音仔仔細(xì)細(xì)從頭聽到尾，事無巨細(xì)地進(jìn)行記錄，花費(fèi)了大量時(shí)間，還被領(lǐng)導(dǎo)抱怨效率太低，吃力不討好。
那么如何高效產(chǎn)出一份項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要呢？
1. 準(zhǔn)備一份會(huì)議紀(jì)要模板，大抵需要包含以下內(nèi)容：
- 標(biāo)題：XXXX會(huì)議紀(jì)要
- 會(huì)議信息：參會(huì)者、記錄者、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)
- 會(huì)議總結(jié)：會(huì)議重要結(jié)論說明（需要記錄者會(huì)抓重點(diǎn)）
- 會(huì)議內(nèi)容：具體的會(huì)議研討事項(xiàng)介紹（需要記錄者有客觀描述、概括總結(jié)的能力）
- 未盡事宜：有待討論的問題、會(huì)后需要提供的資料/完成的任務(wù)、負(fù)責(zé)人、具體完結(jié)時(shí)間
2. 參加項(xiàng)目會(huì)議，首先要明確項(xiàng)目的主題，這樣也能幫助大家理解會(huì)議內(nèi)容。項(xiàng)目會(huì)議一般圍繞以下主題：
- 明確項(xiàng)目目標(biāo)
- 溝通項(xiàng)目進(jìn)度
- 討論項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)
- 進(jìn)行項(xiàng)目調(diào)研
- 溝通解決方案
- 評審項(xiàng)目產(chǎn)出
項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)、解決方案、重大修改事項(xiàng)都可作為會(huì)議總結(jié)內(nèi)容。
3. 項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要既要反映客觀事實(shí)，又要模糊真相。
a. 項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要需要反映客觀事實(shí)，但它不是語音轉(zhuǎn)寫稿。
- 記錄者不需要一字不差地記錄會(huì)上各方的發(fā)言，需要用自己的語言將長篇大論凝練成簡單的一兩句話。
- 即使沒有討論出結(jié)果，記錄者也需要完整的記錄與會(huì)各方的觀點(diǎn)，切忌只記對己方有利的觀點(diǎn)。
b. 項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要需要模糊雙方的觀點(diǎn)，避免雙方對立。
- 項(xiàng)目組的甲方和乙方需要站在同一戰(zhàn)線才能促進(jìn)項(xiàng)目成功，因此，會(huì)議的產(chǎn)出均是項(xiàng)目組的意見，不需要明確記錄哪些觀點(diǎn)是甲方的，哪些觀點(diǎn)是乙方的。
4. 及時(shí)溝通，完善會(huì)議紀(jì)要，理解項(xiàng)目內(nèi)容
一位新人剛進(jìn)項(xiàng)目，很多問題不懂是正常的。對于不太明白的地方需要與項(xiàng)目成員及時(shí)溝通。完成會(huì)議紀(jì)要只是一個(gè)形式，溝通真正的目的是了解自己不理解的問題，快速成長。
希望大家都能又快又好地輸出項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要。
您還有什么關(guān)于項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要的問題？歡迎評論交流哦～
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