大家好，今天兌觀科技南大智星小編又為大家分享檔案管理干貨了，本篇分享主要內(nèi)容為檔案數(shù)字化的加工流程。
檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)總體流程包括：檔案調(diào)卷、整理及著錄、免拆卷、檔案掃描、影像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、完整歸還、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)掛接。
先后順序為：調(diào)卷–著錄–掃描–處理–質(zhì)檢–歸還–備份–掛接。
在之前的檔案管理數(shù)字化是需要拆卷的，但是現(xiàn)在有專業(yè)的非接觸式掃描設(shè)備可以免拆卷，這就省去了很多的人力物力。
下面介紹詳細的步驟：
01
檔案調(diào)卷
檔案調(diào)卷這個過程是指定一個專門的負責人與檔案庫房管理員共同完成。首先將待加工的檔案從庫房搬運到加工現(xiàn)場，對檔案要逐份清點，并辦理檔案交接登記，確定無誤后方可進行拆卷環(huán)節(jié)的工作。
02
整理及著錄
檔案目錄的整理是數(shù)字化加工工作的前提條件，如果沒有正確的檔案目錄，會給后序工作帶來很大麻煩，所以在數(shù)字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。對于待加工的檔案，要制作電子目錄。制作途徑有兩種:
（一）使用數(shù)字化加工軟件的數(shù)據(jù)錄入功能，進行目錄制作。
（二）使用Excel表格方式制作。
如果用戶提供的有紙質(zhì)目錄或電子目錄，要認真核對有無錯漏現(xiàn)象，找出錯誤并修正。對于錯誤或疏漏的修正，具體操作細則如下：
1、如果用戶提供的目錄和紙質(zhì)檔案不對照的，應(yīng)該以紙質(zhì)檔案原文內(nèi)容為標準進行錄入，并刪除錯誤信息。
2、著錄項相關(guān)內(nèi)容錄入要完整。在實際著錄中以下著錄項必不可少，且與紙質(zhì)檔案要一一對照：以“卷”為管理單位的年度、期限、卷號、題名、卷內(nèi)文件序號、卷內(nèi)文件題名、卷內(nèi)文件頁號等。以“件”為管理單位的年度、期限、件號、頁數(shù)、題名等。
3、如果目錄內(nèi)容有錯（如主題內(nèi)容，文號等），以紙質(zhì)檔案信息為準。
4、如遇到較少見的繁體字或不清晰的字體，不允許擅自解決，所有的繁體字在錄入時應(yīng)錄入為簡體字。
5、如遇到無題名的檔案，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容提煉總結(jié)出準確的題名錄入。
6、頁碼標注。整理著錄的同時，檢查案卷的完整性，是否有缺頁、漏頁、錯編現(xiàn)象，正、副卷標注是否正確，有問題及時反饋。沒有問題時，用2B鉛筆對紙質(zhì)檔案內(nèi)容進行標注頁碼，正面標注在右上方，背面標注在左上方，頁碼字體工整、大小適中。
7、分卷事項。檔號保持不變。如果紙質(zhì)檔案分多卷，需核對卷內(nèi)順序號，增加一條案卷目錄，每個分卷都要對應(yīng)一條案卷目錄（不能兩個分卷對應(yīng)一個目錄）。
8、檔號、卷號、件號、頁號中不能出現(xiàn)正反斜杠（,/），如果發(fā)現(xiàn)要改成中劃線（-）（注意：中劃線錄入時，要使用英文輸入法下的半腳錄入），日期格式統(tǒng)一采用8位數(shù)字，如20120206，不足8位時補0。
03
檔案掃描
檔案掃描是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子文件的過程，掃描的操作順序：
1、導(dǎo)入檔案目錄到檔案數(shù)字化加工軟件；
2、通過生成計算機磁盤樹型文件目錄結(jié)構(gòu)；
3、開始掃描檔案；
掃描中的操作細節(jié)及要求如下：
1、掃描后的文件存儲格式應(yīng)為TIFF格式，分辨率為300dpi，以黑白掃描為主，特殊情況下，如掃描照片時，設(shè)置顏色為“灰度”。
2、檔案掃描的過程要把檔案紙張放置整齊，避免掃描過程中出現(xiàn)卡紙或者掃描數(shù)據(jù)不完全顯示的現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)檔案漏掃時，應(yīng)及時補掃并正確插入圖像。發(fā)現(xiàn)掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進行調(diào)整。
3、掃描過程中如有圖紙或其它原因不能拆分的檔案要用平臺掃描儀進行掃描。（掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。）
04
影像處理
影像處理要以視覺清晰、頁面完整為準，對圖像頁面出現(xiàn)偏斜及圖像頁面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)進行校正和處理。
影像處理時，要保留文件編號與文件頁碼。特殊情況下，如掃描的照片不用進行影像處理。
影像處理的過程中切勿操之過急，為了確保影像確實處理成功了，要務(wù)必看到了處理后的效果。如果發(fā)現(xiàn)影像質(zhì)量不符合要求，應(yīng)重新對圖像進行掃描（初次掃描的圖像要保留）。影像處理過程中應(yīng)遵循在不影響可視度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。影像處理前的數(shù)據(jù)要保留。
具體操作細節(jié)如下：
1、對圖像偏斜度、清晰度、失真度、去污點、去黑邊等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進行圖像的處理，初掃要保留。
2、發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應(yīng)及時補掃并正確插入圖像，發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進行調(diào)整，處理時要保留文件編號與文件頁碼。
3、大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性，不得刪除任何原文或清除任何原文內(nèi)容。
4、處理過程中遇到問題時，要查閱原文及時做出更改，并進行登記。
05
數(shù)據(jù)質(zhì)檢
1、逐條檢查每個案卷目錄下的掃描文件，是否打開正常、頁數(shù)是否正確、目錄和掃描文件是否一致。
2、逐頁檢查每個影像文件的傾斜度、清晰度、整潔度、分辨率、格式等。
3、逐頁檢查每個影像文件是否重頁、缺頁、漏頁、頁面信息不完整等。
06
數(shù)據(jù)掛接
1、將掃描數(shù)據(jù)通過數(shù)字化加工軟件生成掛接數(shù)據(jù)。
2、將數(shù)據(jù)復(fù)制到檔案服務(wù)器上，運行服務(wù)器上的掛接軟件進行操作。
3、打開檔案信息化管理系統(tǒng)，檢查掛接的文檔。
07
數(shù)據(jù)備份
1、將全部數(shù)據(jù)刻錄成檔案級藍光光盤備份或移動硬盤。
2、將全部數(shù)據(jù)在計算機硬盤上備份。
3、將全部數(shù)據(jù)復(fù)制到客戶的檔案服務(wù)器上備份。直至全部合格完成整體檔案數(shù)字化流程。
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