為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)檔案的實(shí)用性和有效性，理順各類文書、資料的收集、整理、保管等工作程序，特制定本規(guī)定。
一、立卷歸檔范圍
1、上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的法律命令、指示、決定、決議、通知、信息、專項(xiàng)會議紀(jì)要及各類政策法規(guī)；
2、公司向上級機(jī)關(guān)的請示、報(bào)告、工作計(jì)劃及對下級部門的批復(fù)；
3、公司重大事宜會議記錄、紀(jì)要和決定（包括發(fā)布的通知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、職務(wù)任免、獎(jiǎng)懲及公司的各項(xiàng)制度、規(guī)定）；
4、公司內(nèi)部及與有關(guān)單位往來的文件、協(xié)議及各類合同文書；
5、公司制訂的工作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)、工程預(yù)決算及工作總結(jié)；
6、公司主持召開的各種專業(yè)會議所形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件資料和會議紀(jì)要；公司參加外單位或上級機(jī)關(guān)召開的會議所帶回需貫徹執(zhí)行的文件材料；
7、公司技術(shù)改造、科研攻關(guān)申報(bào)項(xiàng)目的技術(shù)資料、土建工程和自制設(shè)備的技術(shù)資料與圖紙；
8、其它直接記述和反映公司及部門經(jīng)營管理與職能活動(dòng)的，具有現(xiàn)實(shí)和長遠(yuǎn)參考價(jià)值的有效證券、證照（包括文字、電子文件、圖樣、照片、實(shí)物等）。
二、歸檔程序
1、公司歸檔文件、資料實(shí)行“季度歸檔”及年度歸檔制度，即每年的四、七、十和次年的一月為檔案資料歸檔期；
2、歸檔期內(nèi)，由檔案管理員分別向各部門主管收集應(yīng)該歸檔的原始資料，各部門應(yīng)予積極配合和支持；
3、生產(chǎn)、基建、科研活動(dòng)中形成的文件資料，分別由產(chǎn)品生產(chǎn)、科研課題、工程項(xiàng)目、設(shè)備采購和維修負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)積累，整理后歸檔；
4、經(jīng)營管理及行政、群團(tuán)組織日常工作中形成的文件資料，由辦公室或業(yè)務(wù)部門按其管轄范圍指定專人負(fù)責(zé)收集，整理后歸檔；
5、各部門專用的收、發(fā)文件資料和信函，按文件的密級確定是否歸檔；凡機(jī)密以上的文件必須按《保密制度》要求予以歸檔。
三、歸檔要求
1、歸檔文件、資料必須齊全完整，照片、錄音、錄像必須同詳細(xì)文字說明材料一起歸檔；
2、歸檔文件、資料必須經(jīng)過系統(tǒng)整理，應(yīng)準(zhǔn)確地反映生產(chǎn)、基建、科研、技術(shù)、質(zhì)量、人事、財(cái)務(wù)、經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容與歷史過程，符合自然形成規(guī)律；
3、歸檔文件、資料必須是原件，具有重大意義的文件應(yīng)同時(shí)保存歷次變更修改件，重要的或利用頻率高的文件、資料可根據(jù)需求復(fù)制若干備份歸檔；
4、文件、資料歸檔時(shí)，交接簽字手續(xù)完備。其制成材料易于長久保存，禁用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、復(fù)寫紙等制成文件、資料歸檔；電子文件歸檔時(shí)實(shí)行“雙套制”，即將電子文件制作相應(yīng)的紙質(zhì)拷貝件與光盤同時(shí)存檔；
5、歸檔文件、資料應(yīng)按《檔案法》和公司《保密制度》要求進(jìn)行分類，立卷保存。案卷標(biāo)題簡明扼要，并確定保管期限，原則上分為永久長期（十五年以上）、短期（十五年以下）兩種。
四、文件的查閱與銷毀
1、查閱、調(diào)用檔案室文件資料，嚴(yán)格遵照《保密管理制度》執(zhí)行，認(rèn)真履行查閱審批程序，密件原則上不得查閱或調(diào)用。特殊情況時(shí)，須由總經(jīng)理批準(zhǔn)同意，并嚴(yán)格控制知悉范圍；
2、檔案室除專職檔案管理員外，其他任何人不得進(jìn)入；檔案管理員應(yīng)隨時(shí)檢查檔案室的溫濕度控制與防火、防盜情況、確保其安全無患；
3、對于多余、重復(fù)、過時(shí)失去保存價(jià)值的文件，檔案管理員應(yīng)定期登記、清理、造冊，報(bào)請上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按《保密管理制度》的規(guī)定方式予以銷毀。任何部門或個(gè)人無權(quán)擅自處理。
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