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企事業(yè)單位合同管理,有哪些難點(diǎn)?(企事業(yè)單位合同管理,有哪些難點(diǎn)的問(wèn)題)

企事業(yè)單位要進(jìn)行對(duì)外商業(yè)活動(dòng),就免不了要簽訂一系列的合同。這就涉及到合同的管理,合同管理不僅影響到了具體項(xiàng)目的執(zhí)行,影響了經(jīng)營(yíng)管理效率,對(duì)企事業(yè)單位的風(fēng)險(xiǎn)防控也至關(guān)重要。一旦出現(xiàn)糾紛,合同的重要性就顯現(xiàn)了出來(lái)。今天就給大家講一講企事業(yè)單位合同管理的難點(diǎn)以及友為合同管理系統(tǒng)給出的解決方案~

一、結(jié)構(gòu)龐大,多地辦公,審批困難

存在的問(wèn)題:

有些企事業(yè)單位組織架構(gòu)龐大,分支機(jī)構(gòu)繁多或由多個(gè)相互關(guān)聯(lián)不同業(yè)態(tài)的公司組成。子公司分布在全國(guó)各地,管理人員又身兼多職,面對(duì)大量的合同審批,想要實(shí)現(xiàn)及時(shí)審批很困難。有些公司的審批制度還停留在面對(duì)面簽字審批的階段,審批的周期更加漫長(zhǎng)。

友為解決方案:

友為合同管理系統(tǒng)可以根據(jù)企事業(yè)單位的需要,按部門(mén),金額,合同類型設(shè)置不同的審批人員,還可以自定義審批流程,讓審批流程清晰可見(jiàn),審批留痕。

企事業(yè)單位合同管理,有哪些難點(diǎn)?(企事業(yè)單位合同管理,有哪些難點(diǎn)的問(wèn)題)

系統(tǒng)適用于手機(jī)、平板、電腦等多種終端,員工或領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)隨地進(jìn)行審批,審批不會(huì)因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)出差而被擱置。

系統(tǒng)還打通了和其他系統(tǒng)的接口,實(shí)現(xiàn)與釘釘/企業(yè)微信系統(tǒng)的消息同步,單點(diǎn)登錄與審批跳轉(zhuǎn),能快速通過(guò)釘釘/企業(yè)微信消息直接跳轉(zhuǎn)到合同審批,方便手機(jī)端快速審批,提高了合同審批的便捷度和效率。

二、合同數(shù)量龐大,查詢困難

存在的問(wèn)題:

有些企事業(yè)單位平時(shí)涉及到的合同數(shù)量龐大,種類多,且合同處于不同的階段,有的剛簽訂完成,有的要收付款了,管理工作量大。對(duì)所有的合同沒(méi)有一個(gè)系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì),查看所有合同所處的狀態(tài)很困難,如果一個(gè)員工同時(shí)簽訂了多個(gè)合同,后續(xù)跟進(jìn)也比較麻煩。對(duì)合同審計(jì)時(shí),合同查找也很困難。

友為解決方案:

友為合同管理系統(tǒng)建立了合同臺(tái)賬,對(duì)所有的合同數(shù)據(jù)都進(jìn)行了匯總,在臺(tái)賬里,可以清晰看到合同的狀態(tài),簽約相對(duì)方和結(jié)算的狀態(tài),合同狀態(tài)的變動(dòng)也會(huì)有記錄。合同查詢很方便,可以按照合同類別、相對(duì)方、合同狀態(tài)、合同簽訂日期、經(jīng)辦部門(mén)、所屬公司、合同金額、合同編號(hào)等條件進(jìn)行一鍵查詢,快速找到相關(guān)合同。

企事業(yè)單位合同管理,有哪些難點(diǎn)?(企事業(yè)單位合同管理,有哪些難點(diǎn)的問(wèn)題)

系統(tǒng)還設(shè)置了結(jié)算跟蹤,會(huì)顯示合同的收付款狀態(tài),如果需要延期結(jié)算,也可以在系統(tǒng)進(jìn)行登記。所有合同的結(jié)算狀況一覽無(wú)余,隨時(shí)可查。

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三、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)無(wú)提醒,有逾期風(fēng)險(xiǎn)

存在的問(wèn)題:

合同的整個(gè)周期是漫長(zhǎng)的,從擬定到審批、簽訂、履約、歸檔等的整個(gè)流程,有很多重要的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。稍有不慎,就會(huì)面臨拖延逾期影響項(xiàng)目進(jìn)度的風(fēng)險(xiǎn)。但沒(méi)有專門(mén)的工具可以對(duì)這些重要的時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行提醒,只能人為地牢記,有很大的遺忘風(fēng)險(xiǎn)。如合同審批被擱置;合同到期需續(xù)簽卻忘記續(xù)簽;客戶與供應(yīng)商有資質(zhì)要求,資質(zhì)即將過(guò)期;服務(wù)合同分期結(jié)算,合同款項(xiàng)需進(jìn)行到期跟進(jìn)。

友為解決方案:

友為合同管理系統(tǒng)設(shè)置了消息列表,對(duì)重要的時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行提醒,對(duì)于有逾期風(fēng)險(xiǎn)的事項(xiàng)還會(huì)進(jìn)行消息預(yù)警,同時(shí)打通了和各系統(tǒng)之間的接口,消息可以同步到釘釘、企業(yè)微信和其他OA系統(tǒng),消息實(shí)時(shí)推送,避免錯(cuò)過(guò)重要的消息,降低合同逾期的各種風(fēng)險(xiǎn)。

企事業(yè)單位合同管理,有哪些難點(diǎn)?(企事業(yè)單位合同管理,有哪些難點(diǎn)的問(wèn)題)

四、業(yè)財(cái)分離,對(duì)賬困難

存在的問(wèn)題:

合同履行過(guò)程中也需要進(jìn)行財(cái)務(wù)履約,要進(jìn)行大量的收付款操作,這就需要財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行配合。大多數(shù)的企事業(yè)單位的合同履行和財(cái)務(wù)履約是割裂的,財(cái)務(wù)人員在收付款完成后,還需要進(jìn)行手工記賬,加大了工作量,后期對(duì)賬也存在困難。

友為解決方案:

友為合同管理系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了業(yè)財(cái)一體化,合同申請(qǐng)單設(shè)置了結(jié)算方案,在提交合同審批的同時(shí)也把財(cái)務(wù)履約的情況進(jìn)行了規(guī)定。等合同審批通過(guò),財(cái)務(wù)人員就能直接進(jìn)行收款操作。付款還需提交合同付款申請(qǐng)單,審批通過(guò)后,財(cái)務(wù)人員通過(guò)線上銀企直聯(lián)進(jìn)行付款,流程結(jié)束即可一鍵推送到用友系統(tǒng)生成憑證,免除了手工記賬,人工核對(duì),免除了很多不必要的工作,提高了工作效率。

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