集團(tuán)會(huì)議管理制度（24頁(yè)）2041103
第一章 總則
第一條 為進(jìn)一步規(guī)范公司會(huì)議管理，不斷提高會(huì)議質(zhì)量和效率，有效降低會(huì)議成本，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本制度。
第二條 會(huì)議管理的原則：精簡(jiǎn)、高效、務(wù)實(shí)、注重結(jié)果。
第三條 本制度明確了公司會(huì)議的種類、會(huì)議的組織、會(huì)務(wù)的管理等工作相關(guān)內(nèi)容，適用于公司各種類型的會(huì)議。其中，合資公司會(huì)議管理需遵從所在企業(yè)的有關(guān)規(guī)定。
第四條 會(huì)議安排的原則為：小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整體，臨時(shí)會(huì)議服從例會(huì)。各類會(huì)議的優(yōu)先順序?yàn)椋汗炯?jí)會(huì)議、公司臨時(shí)行政會(huì)議、部門會(huì)議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會(huì)議或各級(jí)黨委政府（有關(guān)部門）召集企業(yè)有關(guān)人員參加的會(huì)議不受此限。
第五條 會(huì)議提擬人或主辦單位、部門負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作，并有權(quán)對(duì)違反本制度的行為提出處罰。
第六條 集團(tuán)公司行政中心負(fù)責(zé)公司會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的實(shí)施監(jiān)督。
第二章 公司會(huì)議的種類
第七條 公司舉行的會(huì)議按周期分為兩類。
（一）定期會(huì)議：指公司及下屬各單位、部門按照規(guī)定定期召開(kāi)的會(huì)議。如：每周例會(huì)、半年工作會(huì)議、年度總結(jié)表彰大會(huì)等。
（二）不定期會(huì)議：召開(kāi)時(shí)間沒(méi)有特別規(guī)定，根據(jù)實(shí)際需要隨時(shí)召開(kāi)的會(huì)議。
第八條 公司舉行的會(huì)議按級(jí)別分為五類：
（一）公司級(jí)會(huì)議：主要包括董事長(zhǎng)（總裁）辦公會(huì)、股東大會(huì)、半年工作會(huì)、年度總結(jié)表彰大會(huì)、年終述職會(huì)、職代會(huì)、黨內(nèi)民主生活會(huì)等；
（二）專題性會(huì)議：公司生產(chǎn)、建設(shè)、營(yíng)銷、技術(shù)、財(cái)務(wù)、人事、采購(gòu)、安全等業(yè)務(wù)綜合會(huì)（如經(jīng)營(yíng)分析會(huì)、生產(chǎn)調(diào)度會(huì)、安全生產(chǎn)工作會(huì)等）；
（三）部門（單位）會(huì)議：各分子公司、加油站、集團(tuán)各職能部室召開(kāi)的工作會(huì)；
（四）班組（小組）會(huì)：由各黨、工、婦、團(tuán)小組會(huì)，項(xiàng)目組、工作組及其他班組小組會(huì)議；
（五）上級(jí)或外單位在公司召開(kāi)的會(huì)議：接待會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、報(bào)告會(huì)、辦公會(huì)、業(yè)務(wù)會(huì)、商務(wù)會(huì)（如洽談會(huì)、座談會(huì)、推介會(huì)、聯(lián)誼會(huì)等）。
第三章 公司會(huì)議的提擬與審批
第九條 公司各類定期會(huì)議無(wú)須提交和審批。
第十條 公司臨時(shí)行政會(huì)議、公司年度有關(guān)會(huì)議由集團(tuán)公司總裁直接提擬或由議題涉及業(yè)務(wù)的主辦單位或部門負(fù)責(zé)人提擬，會(huì)議層次由集團(tuán)公司總裁批準(zhǔn)。
第十一條 單位和部門會(huì)議由各單位、部門自行安排，會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員等，不得與公司級(jí)會(huì)議沖突。
第十二條 具體提案和審批情況如下：
（一）公司級(jí)會(huì)議：報(bào)請(qǐng)集團(tuán)公司董事長(zhǎng)、總裁或書(shū)記批準(zhǔn)后，由集團(tuán)公司行政中心負(fù)責(zé)組織召開(kāi)；
（二）專題性會(huì)議：由集團(tuán)公司總裁或副總裁批準(zhǔn)，由有關(guān)單位或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織；
（三）部門（單位）會(huì)議：由各分子公司、加油站、集團(tuán)職能部室主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由有關(guān)單位或部門負(fù)責(zé)組織；
（四）班組（小組）會(huì)：由各黨、工、婦、團(tuán)小組長(zhǎng)，項(xiàng)目組、工作組決定并主持召開(kāi)；
（五）上級(jí)或外單位在公司召開(kāi)的會(huì)議：由各單位行政部門受理安排，并報(bào)請(qǐng)集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，會(huì)議或接待層次較高的須報(bào)請(qǐng)集團(tuán)公司董事長(zhǎng)審批，有關(guān)業(yè)務(wù)對(duì)口部門或相關(guān)單位、集團(tuán)公司行政中心協(xié)助做好會(huì)務(wù)工作。
第十三條 凡列入公司年度計(jì)劃的會(huì)議（見(jiàn)附件1）如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時(shí)行政會(huì)議時(shí)，會(huì)議召集部門應(yīng)提前3天完成會(huì)議提擬和報(bào)批手續(xù)，并通知集團(tuán)公司行政中心調(diào)整會(huì)議計(jì)劃；未經(jīng)報(bào)批同意，任何人不得隨意打亂正常的會(huì)議計(jì)劃。
第四章 公司會(huì)議會(huì)前準(zhǔn)備
第十四條 會(huì)議通知遵照以下規(guī)定：
（一）已列入公司計(jì)劃的會(huì)議，期中無(wú)調(diào)整的，不再另行通知，由相關(guān)組織單位和部門按計(jì)劃直接通知與會(huì)人；
（二）屬下列情況之一者，按“誰(shuí)提擬、誰(shuí)通知”的原則進(jìn)行會(huì)議通知：
1．未列入會(huì)議計(jì)劃而臨時(shí)提前出的會(huì)議；
2．雖然已列入例會(huì)計(jì)劃，但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說(shuō)明；
3．其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。
（三）會(huì)議通知一般應(yīng)提前2天以上，通知對(duì)象為與會(huì)人、會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門；
（四）會(huì)議通知形式一般為電話通知。但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說(shuō)明的會(huì)議或涉及多個(gè)部門和參加人數(shù)眾多的大型會(huì)議，應(yīng)進(jìn)行書(shū)面通知，并輔以電話通知。
第十五條 會(huì)議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定：
（一）按照“議題明確、重點(diǎn)突出、務(wù)實(shí)高效”的原則，會(huì)議提擬部門應(yīng)提前做好會(huì)議資料（如會(huì)議議程議題、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會(huì)人應(yīng)提交資料等）準(zhǔn)備的組織工作；其中，屬于集體討論類型的會(huì)議（如跨部門的溝通協(xié)調(diào)會(huì)、專題討論會(huì)等），各單位、部門應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前2天，按要求將所需在會(huì)上討論的議題（見(jiàn)附件2）報(bào)送至?xí)h提擬部門，由會(huì)議提擬部門對(duì)各種議題進(jìn)行總結(jié)歸納，列出討論提綱（見(jiàn)附件3），并大致分配各項(xiàng)議題的討論時(shí)間，所有議題討論時(shí)間總和最長(zhǎng)不超過(guò)3小時(shí)。在會(huì)議開(kāi)始前1天將會(huì)議議題等相關(guān)資料發(fā)于所有參會(huì)人員。其他會(huì)議根據(jù)實(shí)際情況，提前或現(xiàn)場(chǎng)將會(huì)議所需文件材料準(zhǔn)確分發(fā)到與會(huì)人員。
（二）會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議通知要求或領(lǐng)導(dǎo)要求，在會(huì)議開(kāi)始前1天做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實(shí)會(huì)場(chǎng)、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議器材、茶具茶水、錄音（像）、安保通勤等會(huì)議所需的各種設(shè)施、用品等，同時(shí)，要做好會(huì)場(chǎng)照明、通風(fēng)、溫度控制等工作。
（三）集團(tuán)公司召開(kāi)的公司級(jí)會(huì)議會(huì)務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口集團(tuán)公司行政中心負(fù)責(zé)。
（四）各單位、各部門在集團(tuán)公司召開(kāi)的會(huì)議需用公共會(huì)場(chǎng)的，應(yīng)向集團(tuán)公司行政中心書(shū)面提出，并統(tǒng)籌安排。
（五）會(huì)議開(kāi)始前，參會(huì)人員應(yīng)自覺(jué)準(zhǔn)備好記事本、鋼筆（簽字筆）等會(huì)議記錄工具；對(duì)于公司級(jí)會(huì)議，集團(tuán)公司文秘人員須額外準(zhǔn)備好錄音筆。
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