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多個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度管理怎么做?抓住這3點(diǎn)就夠了(項(xiàng)目進(jìn)度管理6個(gè)過程)

最近又收到不少問題私信,大多數(shù)都是剛接觸項(xiàng)目管理的新手小白,其中問的最多的問題就是:多個(gè)項(xiàng)目怎么管理?要注意些什么?有沒有什么工具或者方式方法?

在老原看來,多項(xiàng)目管理主要還是分兩步走:一步應(yīng)對(duì)多項(xiàng)目管理,一步把握進(jìn)度管控。

這個(gè)和一個(gè)人同時(shí)需要處理/負(fù)責(zé)多個(gè)項(xiàng)目線程,道理上是通用的。

要做好多個(gè)項(xiàng)目的管理,第一步就是要理清每個(gè)項(xiàng)目的優(yōu)先排序以及管理策略;其次才開始對(duì)項(xiàng)目的整體進(jìn)度進(jìn)行把控。

一、多項(xiàng)目管理

其實(shí)不單是項(xiàng)目經(jīng)理,在我們的生活和工作中,也都要面對(duì)大大小小的任務(wù)、項(xiàng)目。

這意味著我們的大腦要同時(shí)開啟多個(gè)任務(wù)進(jìn)程,就好比計(jì)算機(jī)為了提高整體的處理性能,在同一時(shí)間進(jìn)行“多線程”處理工作,到達(dá)一定的數(shù)量,系統(tǒng)就會(huì)開始發(fā)熱卡頓了……

所以在進(jìn)行多項(xiàng)目管理的第一步,是學(xué)會(huì)管理多個(gè)項(xiàng)目,避免在項(xiàng)目還沒開始就宕機(jī)。

在進(jìn)行多項(xiàng)目管理時(shí),老原建議參考四象限法則,針對(duì)項(xiàng)目的輕重緩急先做一個(gè)優(yōu)先級(jí)的劃分,只不過這邊老原對(duì)優(yōu)先級(jí)劃分的主要要素做了一些調(diào)整,會(huì)更加貼近實(shí)際項(xiàng)目落地。

多個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度管理怎么做?抓住這3點(diǎn)就夠了(項(xiàng)目進(jìn)度管理6個(gè)過程)

但本質(zhì)仍然是:

1、優(yōu)先順序=重要性*緊迫性,在進(jìn)行項(xiàng)目管理安排時(shí),應(yīng)權(quán)衡各個(gè)事情的優(yōu)先順序。

2、對(duì)工作保持前瞻性,防范于未然。如果總在忙于救火,那多個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行就是一直救火,永遠(yuǎn)處于被動(dòng)之中,被項(xiàng)目牽著走。

從實(shí)際的項(xiàng)目場(chǎng)景出發(fā)優(yōu)先級(jí)劃分的判斷要素主要有3個(gè):

(1)公司的戰(zhàn)略優(yōu)先級(jí)(戰(zhàn)略項(xiàng)目優(yōu)先)

(2)項(xiàng)目投資回報(bào)比(高投資回報(bào)比項(xiàng)目)

(3)客戶的重要程度(KA項(xiàng)目優(yōu)先)

二、進(jìn)度管控

對(duì)于PM同胞們來說,更可怕的事情莫過于項(xiàng)目還在,時(shí)間沒了。。

試問誰不想把項(xiàng)目和進(jìn)度都牢牢握在手里,享受運(yùn)籌帷幄的感覺,

但事實(shí)總是不盡如人意,即便聽了很多建議看了很多方法論:

進(jìn)度管理要把握細(xì)節(jié)、要看好進(jìn)度表、要積極溝通、要做好多好多事……可是項(xiàng)目到手上,還是每天在救火……

多個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度管理怎么做?抓住這3點(diǎn)就夠了(項(xiàng)目進(jìn)度管理6個(gè)過程)

01 掌控項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)

其實(shí)人與人之間,優(yōu)秀與平庸的差別,本質(zhì)是認(rèn)知的差別。

很多人忙于優(yōu)化表格,忽視了管理思維的提高,只能一直都在原地踏步。

所以老原提供了一些思維方法,針對(duì)已有項(xiàng)目進(jìn)行多項(xiàng)目合并管理需要注意的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn):

(1)將所有關(guān)聯(lián)項(xiàng)目進(jìn)行匯總,列出關(guān)鍵節(jié)點(diǎn),分析評(píng)估, 識(shí)別收益, 確認(rèn)多項(xiàng)目最終完成時(shí)間。

(2)對(duì)于已異步完成的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn),重新進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,要么補(bǔ)充評(píng)審,要么采取風(fēng)險(xiǎn)接受或減輕策略。

(3)對(duì)于后續(xù)未進(jìn)展到的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn),若評(píng)估有項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn),建議增加項(xiàng)目進(jìn)度余量。

(4)明確多項(xiàng)目的路標(biāo)規(guī)劃,并加強(qiáng)監(jiān)控,確保多項(xiàng)目所有路標(biāo)的一致協(xié)調(diào)。

(5)子項(xiàng)目完成并階段移交,關(guān)注每個(gè)階段的多項(xiàng)目收益情況。

(6)開展多項(xiàng)目定期收益后評(píng)價(jià),多項(xiàng)目要以完成組 織戰(zhàn)略、給組織帶來價(jià)值為成功的標(biāo)志。

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02 重實(shí)踐,讓數(shù)據(jù)說話

項(xiàng)目里最講究的是:用數(shù)據(jù)說話,數(shù)據(jù)是一種最直觀的溝通方式。

關(guān)于數(shù)據(jù)可視化,老原給大家推薦2個(gè)工具,不求全面,只求最有用:

(1) 燃盡圖

任何事物都是相對(duì)變化的,相信項(xiàng)目經(jīng)理們是最能感受到這一點(diǎn)的,在需要應(yīng)對(duì)變化時(shí),勢(shì)必需要不斷調(diào)整當(dāng)初的“計(jì)劃”。

在項(xiàng)目管理中的變化無非就是:人員變化、資源供需變化、企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、預(yù)估不夠準(zhǔn)確而帶來的,還有就是今天重點(diǎn)要說的進(jìn)度的變化。

總不能讓我們的項(xiàng)目在手里失控吧,在我們前人的不斷摸索和實(shí)踐中,給我們留下了十分寶貴的進(jìn)度控制方法——燃盡圖。

用燃盡圖看項(xiàng)目管理,你的項(xiàng)目哪里出錯(cuò)了?

什么是燃盡圖?通俗來說就是:它所展現(xiàn)和表達(dá)的是剩余工作量與剩余時(shí)間的關(guān)系,主要用于提醒項(xiàng)目中的人員“項(xiàng)目進(jìn)度”和“要完成任務(wù)”的情況。

三條直線,一條曲線,四條線就能一目了然。如果能用好它,可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,做出對(duì)策。

一條橫軸,表示天數(shù);

一條縱軸,表示剩余工作;

一條虛線,代表計(jì)劃剩余工作直線;

最后一條根據(jù)實(shí)際工作的影響而上下浮動(dòng)的曲線。

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根據(jù)實(shí)際【曲線】與計(jì)劃【直線】的對(duì)比偏差,可以直觀的看出項(xiàng)目進(jìn)展是提前?滯后?穩(wěn)步推進(jìn)?偏離方向?還是已經(jīng)徹底來不及了……

(2)甘特圖

甘特圖,就算沒用過你也一定聽過?,F(xiàn)代人對(duì)于一個(gè)東西火不火,判斷依據(jù)就一個(gè):有沒有聽說過。

在進(jìn)入項(xiàng)目管理行業(yè)就聽說過甘特圖。

可以說是規(guī)劃神器,只要你的工作涉及時(shí)間進(jìn)展,那么你一定離不開它。

一個(gè)橫軸表示時(shí)間、縱軸表示項(xiàng)目,就可以對(duì)整體的項(xiàng)目進(jìn)展進(jìn)行監(jiān)控。

總結(jié)來說:數(shù)據(jù)的可視化可以讓我們?cè)陧?xiàng)目進(jìn)展過程中,不至于蒙著眼睛過河。

多個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度管理怎么做?抓住這3點(diǎn)就夠了(項(xiàng)目進(jìn)度管理6個(gè)過程)

有了數(shù)據(jù)呈現(xiàn),就應(yīng)該有解決策略:項(xiàng)目進(jìn)度出現(xiàn)了問題,我應(yīng)該怎么及時(shí)的糾偏呢?

接下來介紹PDCA項(xiàng)目管理方法,談?wù)勅绾胃恼?/span>

03、 完善改進(jìn)機(jī)制

善用PDCA循環(huán)實(shí)時(shí)監(jiān)控并調(diào)整(這是作為項(xiàng)目經(jīng)理最應(yīng)該做的事情)

做任何事的前提就是,形成閉環(huán),PDCA循環(huán)規(guī)則就是滿足這個(gè)基本的條件。

P:Plan-制定目標(biāo)與計(jì)劃

D:Do-任務(wù)展開,組織實(shí)施

C:Check-對(duì)過程中的關(guān)鍵里程碑及結(jié)果進(jìn)行檢查

A:Action-糾正偏差、對(duì)成果進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化,制定新的目標(biāo),進(jìn)入下一輪循環(huán)。

項(xiàng)目進(jìn)度管理,就是在不斷的檢查、發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、制定新目標(biāo),重復(fù)循環(huán)直至順利完成項(xiàng)目為止。

在這樣日積月累的漸進(jìn)改善中,不斷糾偏、不斷完善、不斷沉淀結(jié)果,才會(huì)形成質(zhì)的飛躍。

對(duì)于一個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目是如此,對(duì)于自己的人生更是如此,通過不斷的修正,完善自己的人生。

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三、總結(jié)

想要做好多項(xiàng)目管理,一定要2手抓,一手多項(xiàng)目管理,一手進(jìn)度管控。

多項(xiàng)目管理中,最重要的是分清主次,做好多個(gè)項(xiàng)目的優(yōu)先排序。

想要做好各個(gè)項(xiàng)目的整體把控。

就應(yīng)該做好前期準(zhǔn)備、過程監(jiān)控、以及糾偏改正,在正向的反饋與循環(huán)中做好推進(jìn),這3個(gè)環(huán)節(jié)缺一不可。

前期準(zhǔn)備時(shí),做好項(xiàng)目計(jì)劃及任務(wù)分配,并抓住每個(gè)項(xiàng)目目前階段的要點(diǎn)以及最大風(fēng)險(xiǎn),提前想好措施,防范于未然。

過程監(jiān)控中,我們需要借助工具來進(jìn)行動(dòng)態(tài)的、可視化的展示與監(jiān)控。

在完善改進(jìn)階段,都可以使用PDCA循環(huán)的原則,進(jìn)行正向的反饋與循環(huán)……

最后還是那句,思維決定認(rèn)知,認(rèn)知決定水平。

提升不止工作,還有人生。

————

我是老原,歡迎關(guān)注我的公眾號(hào)【項(xiàng)目經(jīng)理老原】,每天都會(huì)有項(xiàng)目管理案例干貨分享。

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