隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，許多領(lǐng)域已經(jīng)逐漸數(shù)字化信息化，檔案管理領(lǐng)域也面臨著向大數(shù)據(jù)時(shí)代轉(zhuǎn)型的挑戰(zhàn)。為了充分保障檔案信息的安全、完整以及最大程度發(fā)揮檔案信息的資源價(jià)值，我們有必要積極探索和思考：如何充分利用大數(shù)據(jù)做好檔案管理工作。本文梳理了當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的一些主要問(wèn)題，進(jìn)一步探討了相關(guān)策略，以便提升事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和水平，充分利用人事檔案提供的準(zhǔn)確信息進(jìn)行人事管理，合理匹配資源，為單位持續(xù)長(zhǎng)久的發(fā)展提供可持續(xù)的動(dòng)力。

大數(shù)據(jù)時(shí)代，各行各業(yè)都認(rèn)識(shí)到了數(shù)據(jù)的重要性，并通過(guò)引進(jìn)技術(shù)、培養(yǎng)人才、革新工作方式等措施挖掘自身的數(shù)據(jù)資源。對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理而言，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，一方面，先進(jìn)技術(shù)為單位搭建了數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，提供了更加高效便捷的管理工具，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的有效開(kāi)發(fā)與利用；另一方面，單位內(nèi)部檔案管理部門(mén)存在諸多“短板”，難以充分發(fā)揮數(shù)據(jù)技術(shù)的作用效能?；诖?，事業(yè)單位應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，創(chuàng)新工作模式，推動(dòng)檔案管理工作改革。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代做好事業(yè)單位檔案管理的重要性

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位檔案資源的價(jià)值逐漸受到重視，利用現(xiàn)代技術(shù)手段打造檔案收集、存儲(chǔ)、共享的載體，對(duì)檔案信息進(jìn)行有效整理、開(kāi)發(fā)、管理并實(shí)現(xiàn)合理利用，對(duì)于事業(yè)單位的管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

第一，有利于提高人事管理效率。人事檔案管理是事業(yè)單位檔案管理工作的重點(diǎn)。人事檔案中包含著職工的出生年月、身份證號(hào)、參加工作時(shí)間、工作變動(dòng)、工資調(diào)整等信息，這些內(nèi)容是人事管理的主要參考，同時(shí)也是保障職工合法權(quán)益的基本依據(jù)。一旦這些人事檔案保存、利用不當(dāng)，會(huì)對(duì)事業(yè)單位的人事管理造成一定的負(fù)面影響。因此，在大數(shù)據(jù)背景下，利用技術(shù)手段加強(qiáng)對(duì)人事資源的整理、開(kāi)發(fā)與利用，能夠推動(dòng)檔案管理從紙質(zhì)時(shí)代向數(shù)字時(shí)代轉(zhuǎn)變，保證人事檔案的完全、完整，支持合理開(kāi)發(fā)利用，從而提高事業(yè)單位人事管理水平。

第二，有利于事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，推動(dòng)了事業(yè)單位檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)，讓傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案以數(shù)字化的方式呈現(xiàn)出來(lái)，其中設(shè)計(jì)的內(nèi)容也得以擴(kuò)展。當(dāng)前，信息已經(jīng)成為一種重要資源，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)，能夠充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，提高事業(yè)單位管理者對(duì)檔案以及檔案管理部門(mén)的重視，從而進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，以形成良性循環(huán)[1]。

第三，有利于推動(dòng)事業(yè)單位管理的現(xiàn)代化發(fā)展。在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中，事業(yè)單位在社會(huì)服務(wù)中需要建立快速的反應(yīng)機(jī)制和決策機(jī)制，這樣才能有效發(fā)揮自身職能，保證公共服務(wù)質(zhì)量，而反應(yīng)機(jī)制和決策機(jī)制的建立需要充足的信息資源。在這一需求背景下，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用也就變得順理成章了，事業(yè)單位能也在信息化檔案管理中逐漸提升現(xiàn)代化管理水平。

二、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的部分問(wèn)題

檔案管理工作在事業(yè)單位中占據(jù)著重要的位置，但是，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作面臨著從紙質(zhì)時(shí)代到數(shù)字化時(shí)代的轉(zhuǎn)型，而這一過(guò)程中暴露出的一些問(wèn)題也比較突出。具體表現(xiàn)為：

第一，部分領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理重視不足，在思想觀念上難以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求。當(dāng)前，在事業(yè)單位管理中，檔案管理處于邊緣化狀態(tài)，管理模式長(zhǎng)期得不到改變，傳統(tǒng)觀念和思維定式的束縛讓管理者對(duì)于檔案的價(jià)值缺乏充分的認(rèn)識(shí)。這導(dǎo)致大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理改革推進(jìn)較為緩慢，檔案管理人員缺乏科學(xué)思想的指導(dǎo)，檔案信息資源的價(jià)值無(wú)法充分發(fā)揮。

第二，檔案管理人員的人員結(jié)構(gòu)有待優(yōu)化。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，但是管理人員隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)化比例偏低。如，部分事業(yè)單位忽視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，導(dǎo)致部分人員難以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求；缺乏專(zhuān)職的檔案管理人員，或者專(zhuān)職人員存在兼職工作，無(wú)法集中精力參與檔案管理。這樣就會(huì)影響檔案的信息化管理以及事業(yè)單位的整體管理效率。

第三，檔案管理的安全問(wèn)題一定程度上存在。檔案管理需要安全的物理環(huán)境，但是一些事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入不足，檔案保存不當(dāng)，出現(xiàn)損壞、丟失等現(xiàn)象；對(duì)意外災(zāi)害的防范措施準(zhǔn)備不足，尤其是在信息化背景下，一些機(jī)械設(shè)備管理不到位，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失等。這樣的管理狀態(tài)無(wú)疑給檔案資源的保管、開(kāi)發(fā)和利用造成了安全隱患，影響了檔案管理的有效轉(zhuǎn)型。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代做好事業(yè)單位檔案管理工作的相關(guān)策略

(一)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變檔案管理思維和理念

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)事業(yè)單位的檔案管理帶來(lái)了深刻的變化，作為領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變思維方式，給予檔案管理足夠的重視；檔案管理人員也應(yīng)在思想認(rèn)識(shí)上積極進(jìn)取，貫徹和落實(shí)改革措施，推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。

(二)加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)投入，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位要想做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)工作的轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新，需要必要的經(jīng)費(fèi)投入作為保障。基于此，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)預(yù)算管理，合理安排經(jīng)費(fèi)投入，并保證投入的有效性。

首先，針對(duì)人員隊(duì)伍建設(shè)加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)投入。檔案管理人員在大數(shù)據(jù)時(shí)代面臨著轉(zhuǎn)型和發(fā)展的要求，而必要的經(jīng)費(fèi)投入不僅能夠促進(jìn)其自身發(fā)展，更能夠滿(mǎn)足事業(yè)單位對(duì)檔案信息資源利用提出的新要求?；诖?，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)檔案人員定期培養(yǎng)要求劃撥經(jīng)費(fèi)，并優(yōu)化經(jīng)費(fèi)使用結(jié)構(gòu)，以打造適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境的檔案管理人員隊(duì)伍。其次，加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)技術(shù)引入的經(jīng)費(fèi)投入。事業(yè)單位應(yīng)認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)在檔案信息資源開(kāi)發(fā)中的作用，并積極吸納國(guó)內(nèi)外先進(jìn)技術(shù)，結(jié)合單位實(shí)際情況適量適時(shí)引進(jìn)，并做好系統(tǒng)的管理與維護(hù)，支持檔案管理工作改革。最后，針對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)投入，根據(jù)需要購(gòu)置掃描儀、攝像機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，優(yōu)化檔案部門(mén)的物質(zhì)環(huán)境，保證檔案信息質(zhì)量。

(三)優(yōu)化管理方法，加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用

事業(yè)單位應(yīng)積極引入信息技術(shù)，搭建信息化管理平臺(tái)，推動(dòng)檔案從紙質(zhì)時(shí)代向大數(shù)據(jù)時(shí)代轉(zhuǎn)變，并利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的合理開(kāi)發(fā)和利用。事業(yè)單位通過(guò)引入專(zhuān)業(yè)化的軟件能夠建立檔案管理系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)檔案到電子檔案的全生命周期管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案收集、生成、歸檔、借閱、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、銷(xiāo)毀的全過(guò)程管理[2]。

在技術(shù)的支持下，檔案管理人員可以以多種方式和渠道自動(dòng)獲取檔案并自動(dòng)歸檔，實(shí)現(xiàn)電子檔案及時(shí)歸檔；為相關(guān)部門(mén)提供多種維度、多種類(lèi)型的檢索方式，精準(zhǔn)定位，提高檔案信息的有效利用；利用軟件的文件防篡改功能，保證檔案安全。

(四)加強(qiáng)人員培養(yǎng)，打造專(zhuān)業(yè)化檔案管理隊(duì)伍

建立專(zhuān)業(yè)化的管理隊(duì)伍是事業(yè)單位在大數(shù)據(jù)時(shí)代實(shí)現(xiàn)檔案管理工作轉(zhuǎn)型的重要保障。在檔案管理隊(duì)伍建設(shè)中，事業(yè)單位應(yīng)做好以下工作：第一，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)人員的配備選聘，打造專(zhuān)兼結(jié)合的檔案管理隊(duì)伍。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)，完善檔案管理人員的準(zhǔn)入制度，嚴(yán)把入職門(mén)檻，并不斷優(yōu)化人員的年齡結(jié)構(gòu)、職稱(chēng)結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)和專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)，從整體上保證管理人員的素質(zhì)；根據(jù)工作需要及時(shí)吸納新人，優(yōu)化管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，協(xié)調(diào)專(zhuān)職和兼職的關(guān)系，保證管理數(shù)量和工作質(zhì)量。第二，強(qiáng)化檔案管理人員的培養(yǎng)和培訓(xùn)，促進(jìn)管理人員盡快適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代要求。例如事業(yè)單位應(yīng)通過(guò)線上線下途徑，定期組織檔案管理人員的培訓(xùn)工作，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)既要包括宏觀政策，如大數(shù)據(jù)對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和檔案工作的深刻影響、新一代信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用、新修訂的檔案法檔案信息化專(zhuān)章解讀、檔案信息化相關(guān)重要標(biāo)準(zhǔn)解讀等；也應(yīng)該包括實(shí)際操作內(nèi)容，如傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案移交接收、電子檔案管理與開(kāi)發(fā)、事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)等。在完成培訓(xùn)后進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，并將結(jié)果作為職工職稱(chēng)評(píng)定、崗位聘用的重要依據(jù)[3]。第三，健全激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性。事業(yè)單位應(yīng)兼顧物質(zhì)激勵(lì)和精神激勵(lì)，保障檔案管理人員基本權(quán)益的同時(shí)加強(qiáng)人文關(guān)懷，優(yōu)化管理氛圍，推動(dòng)其順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代，提高檔案管理工作轉(zhuǎn)型的積極性。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)的有效利用為事業(yè)單位的檔案管理帶來(lái)了方便、快捷、高效率的工作環(huán)境與條件，同時(shí)也推動(dòng)了檔案管理的信息化水平。事業(yè)單位應(yīng)順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代要求，轉(zhuǎn)變檔案管理的思維和理念，推動(dòng)管理實(shí)踐有序開(kāi)展，同時(shí)應(yīng)加大力度，推動(dòng)檔案管理轉(zhuǎn)型，以更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代環(huán)境。

參考文獻(xiàn)：

[1]史菲.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法與策略[J].數(shù)字通信世界,2022(03):176-178.

[2]鄧方.大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新路徑[J].辦公室業(yè)務(wù),2021(20):124-125.

[3]王媛.探討大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新[J].長(zhǎng)江叢刊,2019(25):114 116.

樊杰 阿勒泰市融媒體中心

作者簡(jiǎn)介：

樊杰(1973年—)，女，新疆阿勒泰市人，大學(xué)本科學(xué)歷，副研究館員，研究方向：檔案管理。