本文介紹了OA的概念、發(fā)展歷程、平臺的結構，與大家分享。

由于剛接觸OA時，對OA的概念較為模糊，市面上也較少相關的說明資料，只能在工作中不斷摸索。

因此決定整理工作過程中對OA的認識，從整體上對OA平臺進行簡單介紹。

一、什么是OA

1. 什么是OA系統(tǒng)？

引用王泉老師的解釋，從廣義上看：OA是企業(yè)除了生產(chǎn)控制之外的信息處理與管理的集合；再形象一點形容，如果一家企業(yè)的組織架構是骨架，員工是肌肉，管理者是大腦，那OA就是傳遞頭腦意志的神經(jīng)網(wǎng)絡；因此面對不同層次的用戶，OA就有著不同的價值體現(xiàn)：

1）對高層領導

OA是決策支持系統(tǒng)；OA以企業(yè)內(nèi)/外部信息為基礎，通過各種統(tǒng)計模式，為領導提供決策參考。

2）對中層管理者

OA是信息管理系統(tǒng)；OA利用業(yè)務各環(huán)節(jié)提供的數(shù)據(jù)，提煉出所需的管理信息，以把握業(yè)務進度，降低管理成本，提高管理效率。

3）對普通員工

OA是事務/業(yè)務處理系統(tǒng)；OA為辦公室人員提供便捷明確的辦公手段，提高員工工作效率。

2. OA的發(fā)展歷程

OA系統(tǒng)起源于國內(nèi)政府的公文和檔案管理，大體劃分為4個時代：

1）原始OA時代（20世紀80年代~20世紀90年代）

以office軟件處理文檔，傳真機、打印機、復印機開始應用。

2）辦公OA時代（20世紀90年代~21世紀初）

以政府機關、事業(yè)單位、大型國企為使用重點，以Domino/Notes為技術平臺，公文管理、會議管理、用車管理、檔案管理、電子郵件等為核心應用，通過網(wǎng)絡（LAN/WAN）完成數(shù)據(jù)傳輸和共享；但功能模塊較為獨立，缺乏統(tǒng)一管理思想。

3）協(xié)同OA時代（21世紀初~現(xiàn)今）

以工作流為核心，從“緊密圍繞辦公管理”開始轉(zhuǎn)向與企業(yè)業(yè)務管理相結合，手機短信、電子簽章、移動辦公、單點登錄、門戶等技術逐漸普及。

4）移動OA時代（3G開始普及后）

智能手機終端（包括平板）成為主要接入和使用設備，結合手機二維碼、移動地圖定位、各類通信軟件的即時溝通，共同構建協(xié)作平臺。

3. 協(xié)同OA的定義

如果說OA還只是一個工具系統(tǒng)，那協(xié)同OA是包含著管理思想和管理理念，通過信息化手段規(guī)范、提升企業(yè)管理的軟件體系。

二、協(xié)同OA平臺的結構

協(xié)同OA結構大致如下圖所示：

用戶通過PC、移動端或者其他應用終端（如營業(yè)廳自助服務終端）進入門戶首頁，門戶根據(jù)用戶身份提供應用服務。

業(yè)務應用主要為用戶提供業(yè)務服務；按照類型大致劃分為6個分類并簡單列舉了各分類中的應用，實際上OA系統(tǒng)可以接入各種業(yè)務系統(tǒng)，為用戶提供服務。

應用支撐層主要為業(yè)務應用服務；例如工作流引擎和表單設計器支撐流程的個性化配置，門戶平臺工具搭建系統(tǒng)門戶，統(tǒng)一用戶中心對組織架構、用戶信息、系統(tǒng)權限等進行管理，甚至控制第三方應用的使用權限。

最底層的基礎設施，用于保障系統(tǒng)的正常運作，為系統(tǒng)的穩(wěn)定、安全提供保障。

下面簡單介紹一下幾個比較常見的平臺應用。

1. 統(tǒng)一用戶平臺

統(tǒng)一用戶平臺主要對各業(yè)務系統(tǒng)的用戶體系進行統(tǒng)一管理，是實現(xiàn)單點登錄的前提；實現(xiàn)統(tǒng)一用戶管理，通常需要第三方應用提交注冊申請，由平臺提供標準服務接口完成接入，接入后在統(tǒng)一用戶平臺管理應用的使用權限。

1）用戶管理

用于管理每個用戶的基本信息，例如姓名、電話、證件、部門、職務、出生年月等；除了基礎信息之外，還會承載密碼管理、排序、應用使用權限等功能。

2）組織架構

組織架構是企業(yè)流程運轉(zhuǎn)、部門設置及職能規(guī)劃最基本的結構依據(jù)。一般按照單位-部門-人的層級進行劃分，如果是大型企業(yè)或行政機構會更加復雜。由于存在一人多崗的情況，規(guī)劃需求時需要注意判斷這個業(yè)務功能是按組織架構身份進行劃分，還是只是以人的維度進行劃分（例如采購審批時必須使用采購部門下的身份進行審批，而填寫和查看日程時則只需要按人進行劃分）。

3）角色管理

角色是連接權限與用戶的橋梁，通過創(chuàng)建角色并分配用戶與權限，使用戶得以管理或使用某些應用；除了權限分配，角色還用于流程的綁定，再向下細分甚至需要區(qū)分角色類型、考慮不同角色疊加的邏輯。

4）權限管理

權限管理是每個業(yè)務系統(tǒng)都要重點考慮的問題，基本分為菜單權限、數(shù)據(jù)權限、操作權限；菜單權限直接管理目錄；數(shù)據(jù)權限除了基本的數(shù)據(jù)范圍（例如單位、部門、個人），還有列表、表單字段的控制等；操作權限主要控制當前查看數(shù)據(jù)的操作。

另外權限還有互斥需求；與具體的角色或用戶解耦，根據(jù)業(yè)務需求靈活配置等要求。

5）接入管理

接入管理主要用于第三方應用接入時提交申請，用于對應用的名稱、地址、端口等材料的審核，實際上也可能直接通過郵件完成申請的接入。

6）應用管理

對于已接入系統(tǒng)的應用，管理員需要跟蹤應用的接入狀態(tài)，根據(jù)業(yè)務需求調(diào)整應用的使用范圍；普通用戶則需要查看可用的應用系統(tǒng)，甚至同步至門戶首頁。

2. 門戶平臺

門戶是一個聚合多個信息源，并可讓用戶自定義所需內(nèi)容的界面；門戶上的信息可能來自系統(tǒng)內(nèi)各個業(yè)務模塊，也可能來自其他應用系統(tǒng)。但門戶除了信息聚合以及個性化設置之外，通常還需要統(tǒng)一用戶平臺以及單點登錄的支撐。

在信息來源基礎上，通過權限的控制，為不同角色的用戶提供不同的門戶架構與系統(tǒng)信息，用戶根據(jù)自己可調(diào)整的門戶架構以及信息來源，設置個性化門戶。

1）信息源管理

門戶對各業(yè)務系統(tǒng)的信息進行聚合，信息來源包括各業(yè)務系統(tǒng)的應用消息（例如待辦消息），信息發(fā)布平臺的文章（例如通知公告、知識分享，甚至文檔管理等），還有第三方應用的使用管理。

2）排版管理

門戶平臺在搭建門戶時，實際上是一個建站系統(tǒng)，提供框架及組件的支持；管理員通過各種組件搭建出門戶的框架，再通過數(shù)據(jù)源的控制完成門戶信息的填充。如果要考慮用戶的個性化排版，為了便捷、高效以及美觀，建議只在管理員搭建的框架下調(diào)整。

設計符合客戶使用的門戶，難點在于調(diào)研清楚客戶的管理模式；部分業(yè)務需要按組織架構設計多層級門戶，也有按業(yè)務類型設計門戶結構的場景；另外對于不同角色的用戶，可調(diào)整的門戶區(qū)域、可設置的信息來源、可查看的信息范圍都不一樣。

3）提醒方式

OA系統(tǒng)其中一個重要機制是消息不間斷機制，其目的是讓用戶在任何情況下都有途徑獲知OA中的信息。因此OA系統(tǒng)有多種消息提醒方式，業(yè)務系統(tǒng)在設計時也要注意與OA消息提醒渠道做好對接。

3. 工作流引擎

工作流是OA的核心，配置工作流的過程就是將企業(yè)各種事項的流程通過計算機軟件規(guī)范化實現(xiàn)的過程。本文把工作流引擎簡單分為7個模塊，以下說明各模塊主要滿足的場景：

1）表單綁定

流程流轉(zhuǎn)過程中需要在表單上完成審批意見，最基本的是一條流程一個表單；但也存在審批流程可能需要綁定多個表單的情況（例如生產(chǎn)過程中不同部門辦理時需要不同單據(jù)），此時除了引擎與表單的關系之外，還需要考慮表單之間的關聯(lián)。

2）步驟類型

步驟類型大體概括分為開始步驟、標準步驟、流程網(wǎng)關、結束步驟4種類型；標準步驟是用戶在進行流轉(zhuǎn)審批時的辦理步驟，場景細分還包括辦理和閱辦；流程網(wǎng)關主要用于流程分支與合并，甚至觸發(fā)子流程。

3）步驟權限

步驟權限主要管理經(jīng)辦人在當前步驟可操作的權限，包括表單可填寫區(qū)域、附件增刪改查以及部分業(yè)務功能，例如業(yè)務要求只有在特定步驟才可以刪除附件，或在某一步驟需要清空表單等。但是為了避免與業(yè)務系統(tǒng)過度耦合，引擎的步驟權限一般只管理表單相關的部分，其余限制由業(yè)務系統(tǒng)自行管理。

4）經(jīng)辦人配置

用于配置此步驟的辦理人，主要根據(jù)配置具體的人、條件（例如某一步驟經(jīng)辦人為此步驟經(jīng)辦人）、角色、表單字段等邏輯完成配置。除了配置經(jīng)辦人，還需要確定此步驟的辦理邏輯，例如是否需要多人辦理，是逐個審批還是協(xié)同審批、由誰決定流程走向等各種業(yè)務場景。

5）動作配置

步驟與步驟之前需要通過動作進行連接，根據(jù)不同動作流轉(zhuǎn)至不同步驟，因此動作的意義主要是給用戶指明流轉(zhuǎn)方向；但是在審批過程中，也存在不同動作流轉(zhuǎn)至同一步驟但觸發(fā)不同結果的場景（例如請假審批流程，同意或不同意請假流程都會走向辦結，但同意時可能還需要記錄請假日期，自動扣除此用戶請假天數(shù)）。

除此之外，動作可能才會承載某些特殊條件的觸發(fā)，例如經(jīng)過某個動作后，需要計算審批時間。

6）版本管理

隨著企業(yè)的發(fā)展，審批流程也需要不斷的優(yōu)化，但是流程調(diào)整難免會影響正在審批的業(yè)務，因此需要通過版本管理區(qū)分新舊流程，避免影響正在審批的業(yè)務。

7）權限管理

權限管理可以分為管理權限以及使用權限；管理員對流程進行增刪改查，再通過使用權限分配至對應業(yè)務部門使用。

8）后續(xù)跟蹤

以上主要是流程配置以及管理的簡要介紹，但是流程在審批時，還有對流程各維度的監(jiān)控；例如對每個步驟的監(jiān)控，可及時催辦、疏通審批流程，提高環(huán)節(jié)處理效率；對流程全過程的監(jiān)控，可為企業(yè)優(yōu)化流程、調(diào)整績效考核提供參考。

另外對于審批過程中產(chǎn)生的信息，最終還可以匯聚成大數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，搭建領導駕駛艙，直觀展示企業(yè)當前運轉(zhuǎn)情況。

4. 表單設計器

表單與工作流往往相互配合，工作流負責審批流轉(zhuǎn)，而表單負責數(shù)據(jù)的采集、計算與展示；但表單設計器除了負責審批過程的數(shù)據(jù)采集，還有非流程的業(yè)務需求，例如問卷調(diào)查、投票等，因此表單設計器需要獨立于引擎。

設計表單相對簡單，主要通過各種控件（如單行文本、多行文本、下拉框等）完成表單樣式的搭建，再設置每個控件的屬性、樣式，即完成表單的設計。如果要考慮搭建的便捷性、規(guī)范性問題，可以通過表單模板快速導入實現(xiàn)高效配置。

三、寫在最后

在OA系統(tǒng)結構中展示的，只是OA系統(tǒng)的骨架，而將每個細分的平臺或業(yè)務系統(tǒng)剖開，都是一個值得我們仔細品味與了解的世界；而這些世界之間通過不斷的數(shù)據(jù)交流，最終協(xié)同完成辦公的任務。

另外，我們在規(guī)劃一個如此龐大的平臺時，除了關注系統(tǒng)功能的規(guī)劃，還需要加強企業(yè)管理理論的學習，了解客戶的管理模式，從更宏觀的角度觀察整個業(yè)務的布局。

OA系統(tǒng)要真正解決客戶問題，必定需要了解客戶的管理理念，在客戶舊有理念與OA全新管理理論中尋求平衡，才能搭建出符合客戶需求的、可以真正落地執(zhí)行的業(yè)務平臺。

以上是本文內(nèi)容，希望本文可以讓大家對協(xié)同OA平臺有大致概念的認識；如有理解不到位的地方，歡迎交流補充~共勉！

本文由 @龐龐 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議