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合同管理制度(合同管理制度及流程)_1

第一條:目的

為了規(guī)范訂立合同審批程序,加強(qiáng)公司對(duì)合同監(jiān)督管理,保障公司的合法權(quán)益,防范和降低因合同的簽訂給公司帶來的風(fēng)險(xiǎn),特制訂本制度。

第二條:范圍

本制度適用于公司對(duì)外簽訂、履行的建立民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各類合同、協(xié)議等所有書面合同審批及歸檔管理;

第三條:合同審批流程

一、原則上,在業(yè)務(wù)談判、雙方達(dá)成一致意見后,各經(jīng)辦部門應(yīng)盡可能使用公司制定的格式合同;無法適用格式合同的或使用對(duì)方格式合同的,應(yīng)先報(bào)送人資行政部對(duì)合同條款進(jìn)行擬定或?qū)彶椋?/span>

二、 合同在擬稿之后,正式生效之前,由合同關(guān)鍵條款涉及的相關(guān)專業(yè)部門(如生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門)同人資行政部、總經(jīng)理對(duì)合同文本進(jìn)行審核;

三、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人為合同擬定者,須按公司規(guī)定在《合同審批單》上填寫合同審批部門及人員名稱,由所屬部門負(fù)責(zé)人初審、人資行政部審查、相關(guān)專業(yè)部門審核、總經(jīng)理審批;

四、合同擬定者負(fù)責(zé)合同連同《合同審批單》在整個(gè)審批過程的傳遞,完成審批部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同的審批流程,直到合同蓋章后結(jié)束。

第四條: 合同審批管理規(guī)定

一、參與合同審批的部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)合同中相關(guān)內(nèi)容認(rèn)真仔細(xì)審查,發(fā)現(xiàn)疑問之處,應(yīng)及時(shí)與經(jīng)辦人或合同擬定者進(jìn)行溝通;

二、審批過程中發(fā)現(xiàn)合同中確有不妥之處的,應(yīng)立即告知經(jīng)辦人或合同擬定者修改或重?cái)M,直至確認(rèn)無誤;

三、各審批部門對(duì)合同的審批工作時(shí)間不得超過2個(gè)工作日;

四、公司重大合同的洽談簽約由法定代表人或總經(jīng)理依法委托有關(guān)人員進(jìn)行,洽談全過程應(yīng)當(dāng)有公司合同各審核部門負(fù)責(zé)人的參與;

五、公司所有合同在正式簽署前應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定履行審批程序,合同業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門及相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)簽署各自意見并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任;

六、合同報(bào)總經(jīng)理審批后,合同蓋章前,合同擬定者應(yīng)將合同原件連同《合同審批表》交由人資行政部進(jìn)行歸檔登記,由人資行政部統(tǒng)一進(jìn)行分類連續(xù)編號(hào)后,方可蓋章。

七、合同的履行由合同執(zhí)行部門及其主管部門負(fù)責(zé),公司法務(wù)及人資行政部可以對(duì)合同履行情況不定期進(jìn)行抽查。

第五條: 合同文檔歸檔及管理要求

一、審批通過并蓋章生效后的合同,各經(jīng)辦部門應(yīng)將合同交由人資行政部進(jìn)行歸檔;為保穩(wěn)妥,各經(jīng)辦部門自行復(fù)印留存;

二、合同臺(tái)賬由人資行政部進(jìn)行登記匯總,建立查詢目錄,各經(jīng)辦部門自行完成登記存檔,共同完成登記工作;

三、合同發(fā)生變更,應(yīng)再次按合同的審批流程重新辦理;

四、對(duì)只有壹份原件的合同,原件由人資行政部存檔,經(jīng)辦部門以復(fù)印件存入檔案,并應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理制度辦理;

合同查詢,經(jīng)辦部門內(nèi)部進(jìn)行查詢,如無法查詢,再到人資行政部進(jìn)行查詢;如需查詢或使用原件,需填寫《合同借閱申請(qǐng)單》。

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