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01 合同風(fēng)險防范制度
02 合同編制制度
03 合同會審制度
04 合同保密制度
05 合同印章管理辦法
06 合同檔案管理規(guī)定
一、合同風(fēng)險防范制度
合同風(fēng)險防范制度
第1章 總則
第1條 目的。
1．為確保合同的簽訂符合國家及行業(yè)有關(guān)規(guī)定和公司自身利益，防范合同簽訂過程中的舞弊、欺詐等風(fēng)險。
2．為使公司從被動地應(yīng)付和處理合同糾紛轉(zhuǎn)變到主動地預(yù)防合同糾紛，增強公司的應(yīng)變﹑發(fā)展和競爭能力，避免經(jīng)濟損失。
第2條 適應(yīng)范圍。
本制度適應(yīng)于公司合同訂立的風(fēng)險管理。
第2章 規(guī)范合同協(xié)議過程各崗位的權(quán)責(zé)
第3條 合同訂立前的資格審查。
1．合同訂立前由財務(wù)人員負責(zé)調(diào)查擬簽約對象的資信狀況。
2．由合同的業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責(zé)對擬簽約對象進行資格調(diào)查。
3．每月月初，公司應(yīng)定期對經(jīng)營活動中經(jīng)常簽訂購銷合同的人員和經(jīng)營管理層進行培訓(xùn)。
4．法務(wù)部經(jīng)理負責(zé)審核公司格式合同和各部門合同文本的合法性、合理性。
5．法務(wù)部經(jīng)理負責(zé)審核公司合同臺賬和有關(guān)合同糾紛的法律訴訟文件的合法性、合理性。
6．法律顧問負責(zé)查證擬簽約對象的合法身份及法律資格。
第4條 合同訂立前的內(nèi)容談判。
1．合同的相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責(zé)與合同對方商討合同條款，負責(zé)擬定合同。
2．法律顧問負責(zé)協(xié)助業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員依法簽訂、變更和解除合同。
3．法律顧問負責(zé)審查業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與合同對方擬定的合同具體條款。
第5條 合同訂立前的文本擬定。
1．法律顧問負責(zé)草擬合同管理制度、主營業(yè)務(wù)格式合同和重大或特殊合同。
2．法律顧問應(yīng)嚴(yán)格審查對方當(dāng)事人的主體資格﹑資信情況和履約能力。對合同條款要認真推敲，防止發(fā)生歧義和誤解，對資金數(shù)額巨大﹑產(chǎn)權(quán)交易等抵押合同和生產(chǎn)經(jīng)營合同要依照有關(guān)法律規(guī)定及時辦理抵押登記和鑒證手續(xù)，以保證合同的合法性﹑嚴(yán)密性和完備性。
3．各部門負責(zé)人負責(zé)草擬與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的合同文本內(nèi)容。
第6條 合同訂立后的履行。
1．合同簽訂后，各部門負責(zé)人要及時監(jiān)督本部門合同的簽訂及履行情況，法律顧問實時檢查合同履行情況，各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責(zé)定期匯報合同的履行情況。
2．合同訂立后由財務(wù)人員按照合同約定條款辦理財務(wù)手續(xù)、收付款項和履行賠償責(zé)任。
3．公司應(yīng)建立合同檔案和合同報表制度，總結(jié)合同管理中的經(jīng)驗教訓(xùn)。
第7條 合同違約后的自我保護。
1．對于合同的違約行為，公司應(yīng)及時申請仲裁或向人民法院提起訴訟。
2．對合同欺詐行為，公司要及時采取措施，盡量減少和避免損失，并請求有關(guān)部門予以打擊。
第3章 制定風(fēng)險防范的各項措施
第8條 合同訂立前的風(fēng)險防范。
1．公司應(yīng)爭取合同的起草權(quán)，斟酌選用對自己有力的措施。
2．合同訂立前應(yīng)認真審查簽約對象的主體資格和資信能力，減少交易風(fēng)險。
第9條 合同內(nèi)容詳細化的風(fēng)險防范。
1．對于合同本身內(nèi)容，公司應(yīng)指定專人負責(zé)對合同性質(zhì)了解，減少合同在以后的履行和使用法律條款爭議帶來的經(jīng)濟損失。
2．合同中涉及到的價款支付，如果是先款后貨，經(jīng)營風(fēng)險就會轉(zhuǎn)移到需方；如果采用先付定金，可減少供方的風(fēng)險；如果采用先貨后款，公司應(yīng)對需方的整體實力、信譽度、付款時間的長短及手續(xù)交接做好詳細調(diào)查。
3．合同的各項內(nèi)容應(yīng)盡量細化，用詞要精確，避免歧義，防止合同部分履行后發(fā)生爭議，就難以確定尚未履行的部分商品的價款。
4．合同中應(yīng)明確規(guī)定雙方應(yīng)承擔(dān)的義務(wù)、違約的責(zé)任，明確違約金和賠償金的數(shù)額或計算方法，避免以后發(fā)生爭議引起的經(jīng)濟損失。
5．公司應(yīng)讓法律專業(yè)人員參與合同的簽訂，或委托公證、鑒證機關(guān)進行公證或鑒證。對重大項目的合同，公司應(yīng)聘請律師進行咨詢解決或由公司常年法律顧問負責(zé)，預(yù)防合同糾紛。
第10條 合同資料的妥善保存。
1．下級合同歸口管理部門應(yīng)當(dāng)定期對合同進行統(tǒng)計、歸集，并編制合同報表，報上級合同歸口管理部門，由上級對下級合同訂立情況進行檢查。
2．根據(jù)法律規(guī)定及公司需要，審核通過后的合同文本應(yīng)及時報經(jīng)國家有關(guān)主管部門審查或備案。
3．審核通過的合同報總經(jīng)理審批后，應(yīng)統(tǒng)一進行分類連續(xù)編號，并由合同檔案管理人員專人保管。
第4章 附則
第11條 本制度由公司法務(wù)部制定并負責(zé)解釋。
第12條 本制度報總經(jīng)理審批通過后生效。
第13條 本制度自20xx年1月1日實施。
二、合同編制制度
合同編制制度
第1章 總則
第1條 目的。
為確保合同協(xié)議行為符合國家法律法規(guī)，避免公司遭受外部處罰、經(jīng)濟損失和信譽損失，對合同協(xié)議編制前的資格審查、內(nèi)容談判和文本擬定進行規(guī)范，特制定本制度。
第2條 適用范圍。
本制度適用于公司各類格式合同協(xié)議的編制管理。
第2章 合同協(xié)議編制前的資格審查
第3條 選擇合同協(xié)議對方。
公司應(yīng)對合同協(xié)議標(biāo)的的生產(chǎn)商、價格及變化趨勢、質(zhì)量、供貨期和市場分布等方面進行綜合分析論證，掌握市場情況，合理選擇合同協(xié)議對方。
第4條 合同協(xié)議編制前的資格審查。
1．公司應(yīng)當(dāng)對擬簽約對象的民事主體資格、注冊資本、資金運營、技術(shù)和質(zhì)量指標(biāo)保證能力、市場信譽、產(chǎn)品質(zhì)量等方面進行資格審查。
2．對于重大合同協(xié)議或法律關(guān)系復(fù)雜的合同協(xié)議，公司應(yīng)當(dāng)指定法律、技術(shù)、財會、審計等專業(yè)人員參加談判，必要時可以聘請外部專家參與。對于談判過程中的重要事項應(yīng)當(dāng)予以記錄。
3．對于合同協(xié)議對方，公司應(yīng)確定其是否具有對合同協(xié)議的履約能力和獨立承擔(dān)民事責(zé)任的能力，并查證對方簽約人的合法身份和法律資格。
第3章 編制合同協(xié)議文本
第5條 合同協(xié)議前的內(nèi)容談判。
1．合同協(xié)議編制內(nèi)容至少應(yīng)該包含以下條款：合同編號、日期、合同內(nèi)容、合同范圍、雙方的權(quán)利和義務(wù)、協(xié)議期限、支付數(shù)額、支付方式、違約責(zé)任和不可抗力條款等。
2．合同內(nèi)容和合同范圍條款應(yīng)明確，避免范圍界定不明給公司造成經(jīng)濟損失。
3．雙方的權(quán)利和義務(wù)條款要特別注明，避免給公司造成經(jīng)濟損失。
4．協(xié)議期限、支付數(shù)額和支付方式條款要詳細具體的說明，確保合同的有效履行。
5．違約責(zé)任條款第一不要遺漏，第二要全面，第三幅度可以高，但不要太高，因為太高導(dǎo)致條款無效，失去約束力，等于讓裁判庭自己決定。
6．不可抗力條款盡量列舉其具體范圍、證明條件和通知期限。
第6條 確定合同協(xié)議的形式。
1．在磋商過程中，電子郵件、傳真或口頭等方式協(xié)商的合同協(xié)議，最后應(yīng)以簽訂正式合同協(xié)議確認書為準(zhǔn)。
2．為避免合同協(xié)議風(fēng)險，即使通過傳真、信件、電報、電子郵件書面方式協(xié)商一致的，最后應(yīng)集中歸納到一份紙面合同上，避免電子證據(jù)（電子郵件、電子數(shù)據(jù)、傳真）的證據(jù)缺陷。
第7條 合同協(xié)議編制的權(quán)責(zé)。
1．合同協(xié)議文本擬定原則上由承辦部門起草。
2．公司應(yīng)指定專人負責(zé)合同協(xié)議文本的擬定。
第8條 合同協(xié)議文本擬定的規(guī)定。
1．合同協(xié)議文本原則上由承辦部門起草。
2．重大合同協(xié)議或特殊合同協(xié)議應(yīng)當(dāng)由公司的法律部門參與起草，必要時可聘請外部專家參與起草。
3．由對方起草的合同協(xié)議，公司應(yīng)指定專人認真審查合同協(xié)議，確保合同協(xié)議內(nèi)容準(zhǔn)確反映公司訴求。
4．國家或行業(yè)有示范合同協(xié)議文本的，公司可以優(yōu)先選用，但在選用時，對涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款應(yīng)當(dāng)進行認真審查，并根據(jù)公司的實際需要進行修改。
第9條 合同協(xié)議編制的流程。
1．各部門負責(zé)人根據(jù)部門合同文本的業(yè)務(wù)范圍，起草部門業(yè)務(wù)合同文本，并遞交給法律顧問進行審核。
2．法律顧問對各部門遞交的業(yè)務(wù)合同文本進行審核，并出具書面意見。
3．各部門負責(zé)人根據(jù)法律顧問出具的書面意見，修改合同文本，并遞交給上級主管進行審核、審批。
4．各部門負責(zé)人將重新修改后的合同文本遞交給法律顧問、法務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理審核、審批后，各部門負責(zé)人根據(jù)審核、審批的意見編制正式的合同文本。
5．各部門負責(zé)人將編制的正式合同文本遞交給法律顧問、法務(wù)部經(jīng)理和總經(jīng)理審核、審批，審批通過后，各部門負責(zé)人可以使用正式合同文本。
第4章 附則
第10條 本制度由公司行政部制定并負責(zé)解釋。
第11條 本制度配套辦法由財務(wù)部會同公司其他有關(guān)部門另行制定。
第12條 本制度報總經(jīng)理審批通過后生效。
第13條 本制度自20xx年1月15日施行。
三、合同會審制度
合同會審制度
第1章 總則
第1條 為防范和控制合同協(xié)議可能的風(fēng)險，加強對合同協(xié)議制定的監(jiān)督，規(guī)范公司合同協(xié)議制定行為，制定本制度。
第2條 本制度適用于公司各類格式合同協(xié)議、部門合同協(xié)議文本的制定，以及對業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與合同協(xié)議對方擬定的合同協(xié)議的會審。
第3條 本制度所稱會審，指合同協(xié)議在擬稿以后，正式生效之前，由合同協(xié)議關(guān)鍵條款涉及的其他專業(yè)部門（如技術(shù)、財務(wù)、審計等相關(guān)部門）會同公司法務(wù)部對合同協(xié)議文本進行審核。
第2章 合同協(xié)議的會審內(nèi)容及要點
第4條 合同協(xié)議擬定。
1．法律顧問會同各部門起草公司格式合同協(xié)議、各部門擬定本部門合同協(xié)議文本以及業(yè)務(wù)經(jīng)辦人與合同協(xié)議對方擬定合同協(xié)議的，分別由法律顧問、各部門負責(zé)人及業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責(zé)合同協(xié)議在會審過程中的傳遞。
2．合同協(xié)議擬定者須按公司規(guī)定在《合同會審單》上填寫合同會審部門及人員名稱。
3．合同協(xié)議擬定者負責(zé)合同連同《合同會審單》在整個會審過程的傳遞，直到合同協(xié)議蓋上合同專用章后結(jié)束。
第5條 合同會審主體及內(nèi)容。
1．法務(wù)部主要負責(zé)對合同協(xié)議對方當(dāng)事人身份和資格的審查及合同爭議解決方式的審核。
2．技術(shù)部主要負責(zé)對合同標(biāo)的物是否符合國家各項標(biāo)準(zhǔn)（產(chǎn)品質(zhì)量、衛(wèi)生防疫等）、公司技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等進行審查。
3．財務(wù)部主要負責(zé)合同對方資信情況、價款支付等的審查。
4．法務(wù)部和財務(wù)部負責(zé)違約責(zé)任條款的審查，包括違約金的賠償及經(jīng)濟損失的計算等。
第6條 合同協(xié)議會審要點。
1．合法性。包括合同協(xié)議的主體、內(nèi)容和形式是否合法、合同協(xié)議訂立程序是否符合規(guī)定、會審意見是否齊備、資金的來源、使用及結(jié)算方式是否合法和資產(chǎn)動用的審批手續(xù)是否齊備等。
2．經(jīng)濟性。主要指合同協(xié)議內(nèi)容是否符合公司的經(jīng)濟利益。
3．可行性。包括簽約方是否具有資信及履約能力、是否具備簽約資格、擔(dān)保方式是否可靠和擔(dān)保資產(chǎn)權(quán)屬是否明確等。
4．嚴(yán)密性。包括合同協(xié)議條款及有關(guān)附件是否完整齊備、文字表述是否準(zhǔn)確、附加條件是否適當(dāng)合法、合同協(xié)議約定的權(quán)利義務(wù)是否明確和數(shù)量、價款、金額等標(biāo)示是否準(zhǔn)確。
第3章 合同協(xié)議會審管理規(guī)定
第7條 參與合同協(xié)議會審的部門應(yīng)根據(jù)會審職責(zé)安排人員按時參加會審工作。
第8條 會審人員應(yīng)對合同協(xié)議中相關(guān)內(nèi)容認真仔細審查，發(fā)現(xiàn)疑問之處，應(yīng)及時與合同協(xié)議擬定部門進行溝通。
第9條 會審中發(fā)現(xiàn)合同協(xié)議中確有不妥之處的，應(yīng)責(zé)成合同協(xié)議擬定部門修改或重擬，直至確認合同無誤。
第10條 各會審部門對合同的會審工作時間累計不得超過××個工作日。
第11條 根據(jù)法律規(guī)定及公司需要，會審?fù)ㄟ^后的合同協(xié)議文本應(yīng)及時報經(jīng)國家有關(guān)主管部門審查或備案。
第12條 會審?fù)ㄟ^的合同協(xié)議報總經(jīng)理審批后，應(yīng)統(tǒng)一進行分類連續(xù)編號，并由合同檔案管理人員專人保管。
第4章 附則
第13條 本制度由公司行政部制定并負責(zé)解釋。
第14條 本制度報總經(jīng)理審批通過后生效。
第15條 本制度自20xx年1月1日實施。
四、 合同保密制度
合同保密制度
第1條 為保守公司合同協(xié)議的秘密，維護公司的利益，制定本制度。
第2條 本制度適用于本公司全體員工，公司所有人員都有保守公司秘密的義務(wù)。
第4條 密級確定。
公司合同協(xié)議秘密的密級分為 “絕密”、“機密”和“秘密”三級，屬于公司秘密合同協(xié)議及相關(guān)文件、資料，應(yīng)當(dāng)在文件的右上角標(biāo)明密級。
1．“絕密”合同協(xié)議是指此類合同協(xié)議文件資料的泄密會使公司的利益受到特別嚴(yán)重的損害，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件及資料，包括但不限于總經(jīng)理有與有關(guān)人員商議的戰(zhàn)略、經(jīng)營、人事等重要的合同協(xié)議文檔信息，此項密級由總經(jīng)理確定。
2．“機密”合同協(xié)議是指此類合同協(xié)議文件資料的泄密會使公司受到嚴(yán)重的損害，主要是指公司在履行規(guī)劃、投資論證報告、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、審計報告、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況時簽訂合同協(xié)議的相關(guān)文件資料。
3．“秘密”合同協(xié)議是指此類合同協(xié)議文件資料的泄露會使公司的利益受到損害，主要指公司正式文件、文書檔案、經(jīng)濟往來文書、人事檔案、合同協(xié)議、協(xié)議職員工資性收入、尚未進入市場或未公開的各類信息。
第5條 各類密級合同協(xié)議保存期限。
1．保密等級的劃分由擬定文件或報告的部門負責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)確定，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由部門負責(zé)人組織實施。
2．對公司所產(chǎn)生的合同協(xié)議事項應(yīng)當(dāng)及時確定密級，最遲不得超過10個工作日。
3．“絕密”級文件的保密期限為永久，“機密”級文件的保密期限為10年，“秘密”級文件的保密期限為3年。
第6條 各類密級合同協(xié)議的保密措施。
1．“絕密”合同協(xié)議相關(guān)文件資料的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，應(yīng)由總經(jīng)理委托專人執(zhí)行。
2．“機密”合同協(xié)議相關(guān)文件資料，未經(jīng)過總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得復(fù)制或摘抄；收發(fā)、傳遞和外出攜帶“機密”相關(guān)文件資料應(yīng)由指定人員擔(dān)任，并在設(shè)備完善的保險裝置中保存。
3．“秘密”合同協(xié)議相關(guān)文件資料，在對外交往與合作中需要提供時，應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4．“秘密”合同協(xié)議相關(guān)文件資料，應(yīng)選擇具有保密條件的場所，根據(jù)需要，限定參加人員范圍，對參加涉及密級事項的人員予以指定，并確定其內(nèi)容是否傳達及傳達范圍。
第7條 解除和降低密級。
1．解密和降低密級由合同協(xié)議文檔管理人員提出清單，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
2．解密和降低密級操作應(yīng)由總經(jīng)理委托專人監(jiān)管，合同協(xié)議文檔管理人員具體實施。
4．合同協(xié)議文檔解密后一律當(dāng)場銷毀。
5．銷毀程序為：總經(jīng)理委托專人按清單一一核對正確無誤，用碎紙機或燃燒的方式進行。
第8條 責(zé)任與獎懲。
1．給予當(dāng)事人辭退并追究其法律責(zé)任或酌情賠償經(jīng)濟損失的處分
（1）利用職權(quán)強制他人違反保密規(guī)定的。
（2）故意或過失泄露公司秘密，給公司造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟損失。
（3）違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的。
2．給予當(dāng)事人警告的處分
（1）已泄露公司秘密但已采取補救措施的。
（2）違反保密措施項中規(guī)定的內(nèi)容，泄露公司秘密，尚未給公司造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟損失的。
3．其他情況的處理
（1）不遵守保密制度，泄露秘密，尚未造成不良影響或損失的，給予通報批評及以上處罰。
（2）不遵守保密制度，泄露公司秘密，造成不良影響或損失的，或泄露公司“機密”級別以上信息資料，即使未造成不良影響或損失的，給予降職降薪及以上處罰。
（3）不遵守保密制度，泄露公司秘密，造成嚴(yán)重影響和損失的，或泄露公司“絕密”級別以上信息資料，即使未造成不良影響或損失的，應(yīng)給予解除勞動合同及以上處罰。
（4）出賣公司秘密的或利用公司秘密為已謀利的，除賠償公司經(jīng)濟損失外，還要交司法部門處理。
第9條 本制度由行政部負責(zé)制定、解釋和修改。
第10條 本制度報總經(jīng)理審批通過后生效。
五、合同印章管理辦法
合同印章管理辦法
第1章 總則
第1條 為加強公司合同印章管理，規(guī)范公司合同印章的使用及保管，特制定本辦法。
第2條 本辦法適用于公司合同印章的使用、保管等。
第2章 合同印章的使用
第3條 合同印章由公司行政部統(tǒng)一印制，并指定專人保管。
第4條 公司因業(yè)務(wù)發(fā)展需要對外簽訂合同由公司董事長或其授權(quán)的人（總經(jīng)理等）簽章，同時加蓋合同專用章。
第5條 合同印章僅限于有關(guān)合同的簽訂，未經(jīng)法務(wù)部核準(zhǔn)，不得在其他文件上使用。
第6條 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人代表公司與合同協(xié)議對方簽訂合同的，需填寫《合同專用章用印審批單》，經(jīng)合同授權(quán)簽字人審查同意后方可用印。
第7條 印章管理人員應(yīng)對用印范圍和用印手續(xù)嚴(yán)格審查，并對用印情況進行登記，出現(xiàn)以下情況時不得用印。
1．未經(jīng)編號的合同。
2．缺少審核及報簽文件的合同。
3．屬于代簽但缺少授權(quán)委托書的合同。
第8條 原則上，合同印章不得攜帶外出使用。確因工作需要，必須帶合同專用章到異地使用的，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并到印章管理員處辦理借用手續(xù)。
第3章 合同印章的保管
第9條 合同用印后，印章管理人員應(yīng)及時收回合同印章。
第10條 未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得將合同印章交給他人保管。印章管理人員因故臨時請假，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后指定臨時保管人員并做好交接記錄。
第11條 合同印章存放在配鎖的辦公抽屜里，節(jié)假日放在安全處，并貼封條，重新使用時應(yīng)先驗鎖和封條。
第12條 合同印章內(nèi)容需要變更時，應(yīng)停止使用并交行政部予以封存或銷毀。
第13條 合同印章散失、損毀、被盜時，印章管理人員應(yīng)及時報告領(lǐng)導(dǎo)予以處理，同時，登報掛失作廢。
第14條 廢止的合同印章保存 年。
第15條 對于違反本規(guī)定，給公司造成損失的，應(yīng)當(dāng)依法追究其法律責(zé)任。
第4章 附則
第16條 本辦法由公司行政部和法務(wù)部制定并負責(zé)解釋。
第17條 本辦法報總經(jīng)理審批通過后生效。
六、 合同檔案管理規(guī)定
合同檔案管理規(guī)定
第1章 總則
第1條 目的。
1．為加強合同文檔的管理工作，提高檔案管理水平，逐步實現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制訂本規(guī)定。
2．為文檔使用過程中便于對文檔進行移交、保留、發(fā)放和借閱，特制訂本規(guī)定。
第2條 適用范圍。
1．本規(guī)定主要是用來規(guī)范合同檔案的接收、保管、使用流程。
2．本規(guī)定所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的以工程、銷售項目為中心的資料總和。
第2章 合同檔案管理的原則
第3條 合同檔案的管理實行信息化管理，由公司合同管理主管部門集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
第4條 合同管理主管部門負責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各業(yè)務(wù)分公司、各部門的合同管理工作。
第5條 各業(yè)務(wù)分公司、各部門應(yīng)分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名網(wǎng)絡(luò)人員負責(zé)合同文檔管理。
第3章 合同檔案管理的分類和歸檔
第6條 合同檔案管理的分類。
1．普通合同檔案
合同標(biāo)的在 萬元資金支出或 萬元資金收入以下的合同。
2．重要合同檔案
合同標(biāo)的超出 萬元資金支出或 萬元資金收入以下的合同。
第7條 合同的歸檔。
1．凡是有法律效用的文件材料，合同履行完畢后，合同主管部門經(jīng)辦人應(yīng)向兼職管理員對自己審查的合同辦理關(guān)閉手續(xù)并進行歸檔，實行合同全過程的閉環(huán)管理。
2．凡是有機密性的文件，由專職合同管理員審核合同應(yīng)由兼職合同管理員提交專職合同管理員辦理關(guān)閉手續(xù)并進行歸檔，實行合同全過程的閉環(huán)管理。
3．合同一般性附件、合同簽收記錄、履行情況記錄等在合同履行完畢后一個月內(nèi)歸檔，并將上年度的合同報表上報法律事務(wù)部。
4．合同主管部門及法律部門均應(yīng)按照《××公司合同管理辦法》要求建立管理臺賬。
5．對于重大合同的簽訂，合同主管部門應(yīng)按照《××公司合同實施管理實施細則》報公司主管部門按規(guī)定程序辦理。
第8條 合同檔案歸檔的主要工具。
1．《合同存檔登記臺賬》：用于各單位登錄所接收的文檔，作為文檔立卷的記錄，是核查案卷管理情況的匯總憑據(jù)和索引。
2．《合同文檔使用登記臺賬》：作為文檔借閱、復(fù)印、發(fā)送、移交等使用過程的記錄，是原始憑證。
3．《合同文檔清單》：主要用來對成套文檔、或種類、頁數(shù)較多的文檔進行詳細列明。
4．《合同文檔管理評審表》：作為文檔管理的監(jiān)督工具，是管理評審工作的原始憑證，也是考核文檔管理工作的依據(jù)。
第4章 合同檔案管理的過程管理
第9條 合同檔案的存檔管理。
1．合同檔案管理員獲得新文檔后，應(yīng)及時登記《合同文檔存檔登記臺賬》，確定合同編號、規(guī)范管理，分年度整理歸檔，顯著標(biāo)明合同的簡要內(nèi)容，并逐個建立檔案，與合同有關(guān)的是文書要附在合同卷內(nèi)歸檔，履行完畢后，按檔案保管期限保管。
2．合同檔案管理員可根據(jù)檔案的重要程度，建立不同的《合同文檔存檔登記臺賬》。
3．合同檔案密級按“絕密”、“機密”和“秘密”三種進行，合同檔案管理單位只能提升送交單位預(yù)定的密級。
4．合同檔案的復(fù)印發(fā)送、原件轉(zhuǎn)移需要核定使用單位是否有權(quán)保留；原件借閱和復(fù)印借閱兩種形式都要求到期歸還；復(fù)印借閱的文檔歸還后，可由文檔管理單位視情況銷毀或保留復(fù)印件。
5．合同保密文檔應(yīng)加蓋密級印章，可起到保密提示作用。
6．合同檔案管理員應(yīng)及時清理合同文檔產(chǎn)生和使用過程中，產(chǎn)生的一些中間文檔或暫時性文檔。
7．合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。
8．合同管理組要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單。
第10條 合同檔案的移交和查閱。
1．各分公司在正式簽署合同后須將合同正本原件移交合同管理組。
2．合同關(guān)閉后各分公司應(yīng)由指定的網(wǎng)絡(luò)管理員將全套合同資料向合同管理組移交。
3．合同項目終止后各分公司須將該項目的所有技術(shù)資料匯總成冊，經(jīng)分公司業(yè)務(wù)經(jīng)理鑒定，具有長久保存價值的技術(shù)資料向合同管理組移交。
4．移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。
5．合同文檔移交時，必須編制檔案移交清冊并當(dāng)面清1點。以雙方簽字認可后方為完成交接手續(xù)。
6．各分公司、各部門員工可在合同管理組查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)分公司、部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可在合同管理組辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。
第11條 合同檔案管理違規(guī)管理的懲罰辦法。
1．保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。
2．借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。
3．合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節(jié)予以處罰。
第4章 附則
第12條 本規(guī)定由公司行政部會同法務(wù)部制定并負責(zé)解釋。
第13條 本規(guī)定自20xx年1月1日起實施。
第14條 相關(guān)文件表單。
1．《合同存檔登記臺賬》和《合同文檔使用登記臺賬》。
2．《合同文檔清單》和《合同文檔管理評審表》。
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