業(yè)務(wù)流程管理（BPM）工具一直是業(yè)務(wù)管理和流程優(yōu)化不可或缺的一部分。由于疫情阻隔了所有工作、聚會(huì)和許多面對(duì)面的交易，企業(yè)不得不轉(zhuǎn)向數(shù)字解決方案來(lái)滿(mǎn)足他們的所有要求。
這導(dǎo)致越來(lái)越多的公司選擇可以幫助自動(dòng)化和管理其業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)和工作流程的軟件。然而，市場(chǎng)上有大量的BPM工具，找出適合的解決方案似乎很難。
BPM業(yè)務(wù)流程管理
要找到完美的配合，您需要熟悉BPM工具的功能以及它們?nèi)绾螏椭娜粘＿\(yùn)營(yíng)。您應(yīng)該購(gòu)買(mǎi)基于云的系統(tǒng)還是內(nèi)部部署系統(tǒng)？您應(yīng)該專(zhuān)注于文檔管理還是數(shù)據(jù)分析？了解這些功能將有助于您回答這些問(wèn)題。
什么是BPM，它如何幫助您的業(yè)務(wù)？
業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)是一種工具或平臺(tái)，可幫助您對(duì)各種業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行建模、設(shè)計(jì)、部署和維護(hù)。您可以使用此工具確保有效的協(xié)作和更高的效率。
這些軟件解決方案旨在解決企業(yè)的日常問(wèn)題或自動(dòng)化繁瑣的任務(wù)。使用合適的BPM軟件，您可以：
●創(chuàng)建和管理復(fù)雜的工作流程
●確保與不同地點(diǎn)的不同部門(mén)進(jìn)行協(xié)作
●監(jiān)控和分析事件和流程
●為不斷增長(zhǎng)的業(yè)務(wù)優(yōu)化現(xiàn)有運(yùn)營(yíng)
盡管BPM的核心工作方式類(lèi)似，但其獨(dú)特的功能可以滿(mǎn)足每個(gè)公司的特定要求。我們總結(jié)了2022年BPM工具必須具備的12大功能，以此進(jìn)一步認(rèn)識(shí)BPM。
一、可視化工作流程
工作流的可視化是BPM工具的一個(gè)重要功能，因?yàn)樗梢詭椭切┤狈驔](méi)有編碼知識(shí)的人理解和遵循業(yè)務(wù)流程。任何BPM系統(tǒng)中的流程流程圖都通過(guò)編碼、文檔或視覺(jué)效果來(lái)實(shí)現(xiàn)工作流。如果你有一個(gè)可視化的工作流程，整個(gè)流程可以被繪制出來(lái)以便更好地理解。在這種情況下，每個(gè)步驟都可以被跟蹤、分析和改進(jìn)?；诨顒?dòng)和業(yè)務(wù)步驟的可視化工作流致力于讓用戶(hù)專(zhuān)注于流程，而不必?fù)?dān)心異常、極端情況表示等。對(duì)于非程序員來(lái)說(shuō)，這個(gè)功能是必須的。
二、表單生成器
在當(dāng)今虛擬工作空間的時(shí)代，收集信息已成為許多企業(yè)面臨的挑戰(zhàn)。因此，功能強(qiáng)大的表單構(gòu)建器成為BPM中的必要功能。使用它，您可以捕獲、編輯和存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)型數(shù)據(jù)。每個(gè)業(yè)務(wù)流程都需要為各種目的創(chuàng)建表單。大多數(shù)BPM工具提供簡(jiǎn)單且可自定義的表單選項(xiàng)，可以根據(jù)組織的需要?jiǎng)?chuàng)建和修改這些選項(xiàng)。
三、基于角色的訪(fǎng)問(wèn)控制
在任何數(shù)字系統(tǒng)中，安全都成為一個(gè)主要問(wèn)題，尤其是在涉及敏感數(shù)據(jù)時(shí)。您的BPM系統(tǒng)必須能夠保護(hù)您的數(shù)據(jù)。這包括授予編輯訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限或限制查看某些信息。BPM基于角色的訪(fǎng)問(wèn)控制，這意味著用戶(hù)可以根據(jù)其工作角色或更高權(quán)限的批準(zhǔn)來(lái)訪(fǎng)問(wèn)敏感信息。通過(guò)這種方式，您可以控制某些領(lǐng)域的活動(dòng)。
四、移動(dòng)支持
移動(dòng)支持在2021年至關(guān)重要。如果您的BPM不支持移動(dòng)設(shè)備上的應(yīng)用程序，那么它可能對(duì)您的許多用戶(hù)毫無(wú)用處?，F(xiàn)在的人們喜歡隨時(shí)隨地工作。因此，您需要確保您的工具可供他們?cè)L問(wèn)，而不受地理位置的束縛。這里的理想解決方案是選擇一個(gè)云BPM工具，它為移動(dòng)用戶(hù)提供完整的訪(fǎng)問(wèn)功能，同時(shí)對(duì)多個(gè)平臺(tái)具有高度的適應(yīng)性，無(wú)論是iOS、Mac、Windows還是Android。
五、流程運(yùn)維監(jiān)控管理功能
隨著對(duì)數(shù)字媒體依賴(lài)性的增加，您必須為系統(tǒng)崩潰、錯(cuò)誤或故障做好充分的準(zhǔn)備。因此，強(qiáng)大的管理功能對(duì)于您的BPM軟件至關(guān)重要。有時(shí)，工作流會(huì)因異常的用戶(hù)操作而停止，這可以通過(guò)強(qiáng)大的管理功能解決。
六、管理駕駛艙模板
新的BPM工具具有無(wú)需咨詢(xún)專(zhuān)家即可解決此類(lèi)問(wèn)題的方法。它要允許任何管理員都可以訪(fǎng)問(wèn)該工具、修復(fù)故障、重新分配任務(wù)、刪除或移動(dòng)項(xiàng)目以及根據(jù)需要編輯表單。因此，具備可視、易懂的管理儀表模版極為重要。
七、與第三方系統(tǒng)集成
選擇BPM工具時(shí)最大的優(yōu)勢(shì)是它是否與企業(yè)現(xiàn)有的軟件和應(yīng)用程序兼容。與第三方應(yīng)用程序集成是BPM系統(tǒng)中的一項(xiàng)寶貴品質(zhì)。沒(méi)有它，您最終將花費(fèi)大量時(shí)間傳輸數(shù)據(jù)和切換平臺(tái)。
八、通訊自動(dòng)化
如果一個(gè)人使用太多應(yīng)用程序，就很難跟蹤任務(wù)或相關(guān)事件的更新。因此，通訊自動(dòng)化對(duì)企業(yè)非常有幫助。通訊自動(dòng)化包括即時(shí)通訊、電子郵件、短信、通知等。例如，您的工具應(yīng)該能夠在即將舉行的會(huì)議或活動(dòng)開(kāi)始之前的某個(gè)時(shí)間通知員工，這樣人們就不會(huì)錯(cuò)過(guò)重要的任務(wù)。通訊自動(dòng)化還有助于確保及時(shí)交付任務(wù)并確保及時(shí)通知相關(guān)信息。
九、報(bào)告和分析
您的BPM系統(tǒng)的目標(biāo)不僅應(yīng)該是優(yōu)化您的工作流程，還應(yīng)該是提供有關(guān)流程和指標(biāo)的詳細(xì)報(bào)告。沒(méi)有洞察力和報(bào)告，就不可能跟蹤企業(yè)在效率和收益方面的進(jìn)展。與報(bào)告和分析相關(guān)的功能包括預(yù)先構(gòu)建的流程統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、表單數(shù)據(jù)報(bào)告、可定制的儀表板、導(dǎo)出相關(guān)報(bào)告的能力以及對(duì)每個(gè)策略的市場(chǎng)表現(xiàn)的洞察。報(bào)告應(yīng)該還能夠顯示完成每個(gè)工作流程步驟所花費(fèi)的時(shí)間、打開(kāi)的請(qǐng)求或任務(wù)、產(chǎn)品或服務(wù)拒絕的比率等等。
十、性能和可擴(kuò)展性
BPM系統(tǒng)的性能取決于用戶(hù)數(shù)量、集成應(yīng)用程序的類(lèi)型和強(qiáng)大的后端支持。任何熟練的工具都應(yīng)該具有流程績(jī)效指標(biāo)，以幫助企業(yè)識(shí)別問(wèn)題領(lǐng)域并做出有效決策。要考慮的另一個(gè)方面是可擴(kuò)展性。眾所周知，任何軟件的性能都會(huì)受到用戶(hù)數(shù)量和使用范圍的影響。確保您選擇的軟件具有足夠的帶寬來(lái)擴(kuò)展您不斷增長(zhǎng)的業(yè)務(wù)并相應(yīng)地進(jìn)行調(diào)整。
十一、文件管理
您的BPM工具需要能夠管理大量文檔。每家公司都有大量數(shù)據(jù)需要存儲(chǔ)、管理和分析。因此，他們的管理軟件應(yīng)該擅長(zhǎng)這樣做。最好的解決方案是創(chuàng)建一個(gè)系統(tǒng)范圍的文檔存儲(chǔ)庫(kù)，員工可以在必要時(shí)訪(fǎng)問(wèn)和管理這些文檔庫(kù)。數(shù)據(jù)應(yīng)該是安全的，但觸手可及，以便快速成功地開(kāi)展業(yè)務(wù)。
十二、RPA流程機(jī)器人
機(jī)器人流程自動(dòng)化（RPA）如今不再是新興概念，而是正在演變?yōu)槠髽I(yè)提升整體效能的必備工具。企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型新標(biāo)配－RPA流程機(jī)器人正不斷地被引入國(guó)內(nèi)的中大型企業(yè)。根據(jù)行業(yè)的最新發(fā)展，我們認(rèn)為RPA是企業(yè)流程數(shù)字化再造的低成本工具，是數(shù)字化企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵一步，具有非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和減少人工交互兩大核心特點(diǎn)，其關(guān)鍵技術(shù)是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理。
結(jié)論
盡管上述功能是任何BPM軟件的必備功能，但不同的企業(yè)對(duì)不同的功能有獨(dú)特的需求。最佳的BPM實(shí)踐是分析您企業(yè)的需求，研究可用的工具，并最終確定最適合您的工具。
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